PowerPoint-Präsentationen werden gerne per E-Mail an Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner verschickt. Was Viele dabei vergessen: Geht die Datei ohne Kennwortschutz auf die Reise, kann jeder darin herumpfuschen und Zahlen manipulieren oder Folien löschen. Das lässt sich mit einfachen Mitteln verhindern.
Damit PowerPoint-Präsentation vom Empfänger zwar noch geöffnet und betrachtet, aber nicht verändert werden können, sollte die PowerPoint-Datei mit einem Kennwort gegen unbefugte Änderungen geschützt werden. Bis zur Version 2003 geht das im Dialogfenster „Extras | Sicherheitsoptionen“. Bei PowerPoint 2007 versteckt sich der Befehl im Dialogfenster „Datei | Speichern unter“. Hier auf die Schaltfläche „Tools“ klicken und den Befehl „Allgemeine Optionen“ aufrufen. Wird im folgenden Fenster das Feld „Kennwort zum Ändern“ ausgefüllt, kann die Datei betrachtet, aber nicht verändert werden.
Bei umfangreichen Tabellen mit unzähligen Formeln muss man aufpassen, nicht versehentlich eines der Formelfelder zu löschen oder zu überschreiben. Zwar lassen sie sich mit dem Zellschutz vor Veränderungen schützen. Jede einzelne Formel mit dem Schutz zu versehen ist aber eine mühsame Sache. Es geht auch einfacher.
Um alle Formeln einer Tabelle zu schützen, ist der Blattschutz ideal. Hierzu in die linke obere Ecke klicken und die gesamte Tabelle markieren. Dann den Befehl „Format | Zellen“ aufrufen und ins Register „Schutz“ wechseln. Hier die Option „Gesperrt“ deaktivieren und das Fenster mit OK schließen. Damit werden zunächst alle Datenfelder für die Eingabe freigegeben.
Anschließend wird die Sperre für die Formelfelder aktiviert, indem der Befehl „Bearbeiten | Gehe zu“ aufgerufen und auf „Inhalte“ geklickt wird. Hier die Option „Formeln“ markieren und mit „OK“ bestätigen. Jetzt erneut den Befehl „Format | Zellen“ aufrufen und die Option „Formeln“ aktivieren. Das Fenster mit OK bestätigen, nochmals den Befehl „Format | Zellen“ aufrufen und im Register „Schutz“ das Feld „Gesperrt“ aktivieren. Damit werden ausschließlich die Formelfelder geschützt, während in Datenfeldern weiterhin Eingaben erlaubt sind. Mit dem Befehl „Extras | Schutz | Blatt schützen“ muss jetzt nur noch der Blattschutz aktiviert werden. Den Formeln kann jetzt nichts mehr passieren.
Mitunter gibt es Formeln, die sich ausschließlich auf einen bestimmten Bereich beziehen sollen – egal, was mit der Tabelle passiert. Das Dollarzeichen hilft hier nicht. Zwar lassen sich damit feste Zellbezüge definieren, kommen neue Zeilen oder Spalten hinzu, passt Excel die Formel trotzdem an. Das kann mit der Funktion „Indirekt“ nicht passieren.
Um in Formeln einen festen Zellbezug zu definieren, der von Excel garantiert nicht mehr angefasst wird, sollten die Formel mit der INDIREKT-Funktion erweitert werden. Die Summenformeln
=SUMME(A1;B10)
muss zum Beispiel folgendermaßen ergänzt werden:
=SUMME(INDIREKT(„A1;B10“))
Damit wird der Bezug in Textform eingefügt und bei Änderungen – etwa neu eingefügten Zeilen oder Spalten – nicht mehr angepasst. Er bleibt wie in Stein gemeißelt erhalten.
Eine alltägliche Situation im Büro: Man verlässt für wenige Minuten das Büro – und schon können andere Mitarbeiter ungehindert einen Blick in das geöffnete Outlook-Postfach werfen. Wer es diskreter mag, kann mit dem Gratistool „LockOutlook“ das Postfach schützen.
Nach der Installation des kostenlosen Add-Ons für Outlook 2000 bis 2007 gibt’s in der Menüleiste eine neue Schloss-Schaltfläche. Ein Klick darauf genügt, um Outlook per Kennwort zu schützen. Erst nach der Eingabe des richtigen Passworts sind Mails, Adressen und Termine wieder sichtbar.
Auf Wunsch sperrt „LockOutlook“ das Postfach automatisch, sobald für eine bestimmte Zeit keine Tastatur- und Mausaktionen mehr erfolgen. Damit ist Outlook auch dann geschützt, wenn man in der Hektik den Klick aufs Schloss vergisst.
Wer eine Excel-Tabelle weitergeben, Änderungen aber verhindern möchte, hat ein Problem. Zwar lassen sich Excel-Dateien per Kennwort schützen; doch mit frei zugänglichen Hackertools ist der vermeintliche Schutz schnell ausgehebelt. Garantiert sicher ist die Weitergabe im Grafikformat.
Der Trick: Die Tabelle wird nicht als Excel-Datei, sondern als Grafik verschickt. Da es sich nur um ein „Foto“ der Tabelle handelt, kann der Empfänger die Daten zwar lesen und drucken – aber nicht in Excel bearbeiten oder weiterverwenden.
So geht’s: In Excel den gewünschten Tabellenbereich markieren und mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage kopieren. Danach ein beliebiges Grafikprogramm starten – etwa „Paint“ aus dem Windows-Zubehör-Ordner – und das Excel-Foto mit [Strg]+[V] dort einfügen. Die kopierte Tabelle landet als Grafik im Malprogramm. Die Grafikdatei als JPG- oder GIF-Datei speichern und per E-Mail an den Empfänger schicken.
Wenn die ganze Familie den Rechner nutzt und dabei nur ein Benutzerkonto verwendet wird, kann jedermann auf das Outlook-Express-Postfach zugreifen. Damit Sohn oder Tochter nicht den eigenen E-Mail-Verkehr mitlesen können, lässt sich das Outlook-Express-Konto vor fremden Blicken schützen.
Um das Mailkonto mit einem Kennwort zu versehen, in Outlook Express den Befehl „Daten | Identitäten | Identitäten verwalten“ aufrufen und auf „Eigenschaften“ klicken. Im folgenden Fenster das Kontrollkästchen „Kennwort anfordern“ ankreuzen und das gewünschte Passwort eintragen. Beim nächsten Start geht’s erst nach der Eingabe des richtigen Kennworts zum Mailkonto.
Wer hat zuletzt angerufen? Das verrät auf jedem Handy die Anrufliste. Eigentlich eine nützliche Sache. Allerdings ist es nicht immer erwünscht, dass die Anrufliste für jeden zugänglich ist. Wer beispielsweise sein Handy verleiht, möchte nicht sofort preisgeben, dass zuletzt mit Schwiegermutter, Freund oder Freundin geplaudert wurde. Bei Motorola-Handys geht’s auf Wunsch auch diskreter. Hier lässt sich die Anrufliste vor den Blicken Unbefugter schützen.
Und das geht so: Im Menü den Befehl „Einstellungen“ und „Sicherheit“ aufrufen. Im Bereich „Anwendungen sperren“ sind alle Telefonfunktionen aufgeführt, die sich sperren lassen. Hier in die Zeile „Letzte Anrufe“ wechseln und den Status von „entsperrt“ in „gesperrt“ ändern. Jetzt ist der Zugriff auf die Liste der letzten Anrufer nur noch mit dem richtigen Entsperrcode möglich.
Fast jeder, der Bilder im Internet veröffentlicht, hat ein mulmiges Gefühl. Werden die Fotos auch nicht widerrechtlich kopiert und anderswo verwendet? Das Urheberrecht verbietet das zwar, kontrollieren kann man das selbst aber kaum. Man kann es den Fotodieben aber zumindest erschweren. Wer eigene Fotos mit einem Copyright-Hinweis und Wasserzeichen versieht, macht unmissverständlich klar, dass das Foto nicht so ohne weiteres stibitzt werden darf. Außerdem wird es durch ein dezentes Wasserzeichen für die Wiederverwendung praktisch unbrauchbar.
Sehr einfach lassen sich Vermerke mit dem Gratisprogramm „IrfanView“ einfügen. Hier den Befehl „Datei | Batch-Konvertierung/Umbenennung“ aufrufen, die Option „Batch-Konvertierung + Umbenennen“ aktivieren und im rechten Fenster doppelt auf das Bild klicken, das mit einem Wasserzeichen geschützt werden soll. Anschließend auf die Schaltfläche „Aktuelles Verzeichnis verwenden“ klicken. Im nächsten Schritt das Kontrollkästchen „Spezial-Optionen aktiv“ ankreuzen und auf „Setzen“ klicken. Im nächsten Fenster die Option „Text einfügen“ ankreuzen, auf „Optionen“ und dann auf „Copyright anhängen“ klicken. Im Textfeld den gewünschten Copyrighttext – etwa Name und Datum eingeben – eingeben und über die Koordinaten-Angaben weiter in die Bildmitte platzieren. Nach einem Klick auf OK und Starten wird das Bild mit dem Copyright-Zeichen versehen und als neue Grafikdatei mit dem Namen „image001“ gespeichert.
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