Beim Antworten auf eine E-Mail an den entsprechenden Stellen den Inhalt der Original-Mail zu zitieren, gehört zum guten Ton. Dank der Zitate kann der Empfänger sofort erkennen, auf welche Mail sich die Antwort bezieht und worum es überhaupt geht.
Google-Mails lassen sich nicht nur über den Browser abrufen. Der Blick ins Google-Mail-Postfach klappt auch mit Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird oder Opera Mail. Der klassische Weg führt über den POP3-Zugang: alle neuen Nachrichten werden über das POP3-Protokoll (Post Office Protokoll Version 3) von den Google-Servern ins lokale Postfach des Mail-Clients kopiert. Es gibt noch eine dritte, kaum bekannte Variante: den Abruf über das IMAP-Protokoll.
Eigentlich haben die Entwickler des kostenlosen Mail-Clients Thunderbird gute Arbeit geleistet. Die Oberfläche des Gratisprogramms sieht richtig schick aus. Vielen Anwendern ist die Standard-Oberfläche aber zu langweilig. Wer mehr Pepp und Farbe wünscht, kann das Mail-Programm nach eigenen Vorstellungen gestalten.
Zum Archivieren oder um das Postfach klein zu halten, lassen sich Thunderbird-Mails mit dem Befehl „Datei | Speichern als | Datei“ als einzelne Mail-Datei speichern. Im Explorer erhalten die Maildateien die Kennung .EML. Ein Doppelklick auf die EML-Datei genügt, um sie im Mail-Client zu öffnen. Leider klappt das bei Windows XP nicht immer reibungslos. Wenn beim Doppelklick statt des Thunderbird-Fensters eine Fehlermeldung erscheint, müssen die Dateizuordnungen repariert werden.
Auch E-Mails können „unterschrieben“ werden. Sollten sie sogar, damit der Empfänger alle wichtigen Kontaktdaten zur Hand hat. Eine so genannte Signatur erspart wiederholtes Eintippen dieser Kontaktdaten. Einmal im Mail-Programm hinterlegt, fügt die Software die Signatur automatisch an jede E-Mail an. Doch was tun, wenn unterschiedliche Signaturen benötigt werden und je nach Empfänger mal eine förmliche, mal eine lockere Formulierung zum Einsatz kommen soll? Die Antwort lautet: „Signature Switch“.
Wenn es ums Verschlüsseln von E-Mails geht, geht kein Weg an PGP vorbei. Das PGP-Verfahren gilt als unknackbar. Die Nachrichten werden mit einem persönlichen und einem öffentlichen Schlüssel des Empfängers kodiert. Dass Verschlüsseln per PGP ganz unkompliziert funktioniert, zeigt das Thunderbird-Add-On „Enigmail“.
Auch Linux kann luxuriös und komfortabel sein: Ubuntu ist eine Linux-Version, die sich ideal für Einsteiger eignet und auf jedem PC läuft – auch parallel zu Windows.
IMAP-Postfächer eignen sich für Anwender, die viel unterwegs sind oder von mehreren Rechnern und Geräten auf ihre E-Mails zugreifen wollen. Im Gegensatz zu POP3-Accounts werden Mails bei IMAP-Postfächern nicht auf den lokalen Computer verschoben, sondern verbleiben auf dem Server des Postfach-Anbieters. Beim Löschen von Mails gibt es mitunter Schwierigkeiten.
