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Microsoft Outlook: Gelesene Nachrichten schneller als gelesen markieren

Wenn täglich Dutzende neue E-Mails im Postfach landen, muss es beim Lesen schnell gehen. Viele Outlook-Anwender verwenden die Vorschaufunktion, um die E-Mail-Flut rasch zu überfliegen. Damit geht’s zwar schneller, allerdings werden dabei viele Nachrichten häufig nicht als gelesen markiert und bleiben im Posteingang fett markiert. Um auch im Schnelldurchgang alle überflogenen Mails als gelesen zu markieren, lässt sich die Mindest-Lesezeit bis zum automatischen Markieren verkürzen.

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Adressbuch von Google Mail, Outlook und Thunderbird abgleichen

Wer Adressbücher in mehreren Mailprogrammen verwaltet, kommt schnell durcheinander. Ein Adressbuch bei Google Mail, eines in Outlook und ein weiteres in Mozilla Thunderbird – da ist das Chaos bereits vorprogrammiert. Darum gibt es Synchronisationsprogramme, die alle Adressbücher auf demselben Stand halten. Egal, wo was geändert wird.

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Thunderbird: Unwichtige Mails automatisch löschen

Mail-Postfächer werden von Jahr zu Jahr größer. Doch Hand aufs Herz: Wer schaut sich noch alte Newsletter oder Einladungen aus dem Jahr 2004 an? Die längst vergessenen Uralt-Mails blähen das Postfach nur unnötig auf. Anwender des Gratismailprogramms Thunderbird können veraltete Mails automatisch löschen. Alle Ordner mit wichtigen Mails bleiben unangetastet.

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Das Thunderbird-Wörterbuch manuell korrigieren

Beim Verfassen einer E-Mail einen Tippfehler eingebaut? Kein Problem. Mit der integrierten Rechtschreibprüfung sind Fehler schnell gefunden. Unbekannte Fachbegriffe, die zwar richtig geschrieben wurden, aber nicht im Wörterbuch auftauchen, lassen sich in ein Extra-Wörterverzeichnis eintragen. Doch was tun, wenn dort versehentlich falsch geschrieben Begriffe aufgenommen werden? Mit einem Trick lassen sich Schreibfehler im persönlichen Wörterbuch korrigieren.

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Absenderadressen in Mails wechseln

Bei E-Mails geht der Trend geht zur Zweit- oder Dritt-Adresse. Eine für private Mails, eine für Geschäftsmails und eine für Gewinnspiele oder Newsletteranmeldungen. Und das Beste daran: Sobald im Mailprogramm für jede Adresse ein eigenes Konto eingerichtet ist, lassen sich neue Mails unter verschiedenen Absenderkennungen verschicken. Das funktioniert mit allen gängigen Mailprogrammen.

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Thunderbird: Dynamische Signaturen durch Verweise auf externe Textdateien

Signaturen gehören zum guten Ton im E-Mail-Verkehr. Um die Schlussformel und zusätzliche Kontaktinformationen nicht jedes Mal aufs Neue eintippen zu müssen, kann die Signatur in fast allen Mailprogrammen dauerhaft gespeichert und automatisch eingefügt werden. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, die Signatur nicht im Mailprogramm selbst, sondern in einer separaten Textdatei zu speichern.

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Thunderbird: Doppelte Antwortzeichen (AW) vermeiden

Bei E-Mails geht es oft rund – im wahrsten Sinne des Wortes. Eine E-Mail wird beantwortet, dann wieder darauf geantwortet, und wieder und wieder… Das Problem: Bei jeder Antwort ergänzt Thunderbird in der Betreffzeile das Antwortzeichen „AW:“. Geht es mehrmals hin und her, beginnt die Betreffzeile bald mit „AW:AW:AW:AW:…“. Der AW-Bandwurm lässt sich im Konfigurationsmenü auf ein Antwortzeichen begrenzen.

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Thunderbird um einen Kalender erweitern

Outlook bekommt Konkurrenz. Mit „Thunderbird“ gibt es einen kostenlosen Mail-Client, der mindestens genau so viel leistet wie das kommerzielle Pendant von Microsoft. Mit einem Unterschied: In Thunderbird lassen sich keine Termine und Aufgaben verwalten. Das lässt sich mit der Erweiterung „Lightning“ ganz schnell ändern. Mit dem Add-On gibt es endlich auch bei Thunderbird einen Kalender und Aufgabenblock.

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Google-Mails über das IMAP-Protokoll abfragen

Google-Mails lassen sich nicht nur über den Browser abrufen. Der Blick ins Google-Mail-Postfach klappt auch mit Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird oder Opera Mail. Der klassische Weg führt über den POP3-Zugang: alle neuen Nachrichten werden über das POP3-Protokoll (Post Office Protokoll Version 3) von den Google-Servern ins lokale Postfach des Mail-Clients kopiert. Es gibt noch eine dritte, kaum bekannte Variante: den Abruf über das IMAP-Protokoll.

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Wenn sich EML-Dateien von Thunderbird nicht mehr öffnen lassen

Zum Archivieren oder um das Postfach klein zu halten, lassen sich Thunderbird-Mails mit dem Befehl „Datei | Speichern als | Datei“ als einzelne Mail-Datei speichern. Im Explorer erhalten die Maildateien die Kennung .EML. Ein Doppelklick auf die EML-Datei genügt, um sie im Mail-Client zu öffnen. Leider klappt das bei Windows XP nicht immer reibungslos. Wenn beim Doppelklick statt des Thunderbird-Fensters eine Fehlermeldung erscheint, müssen die Dateizuordnungen repariert werden.

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Thunderbird-Signaturen auf Knopfdruck einfügen

Auch E-Mails können „unterschrieben“ werden. Sollten sie sogar, damit der Empfänger alle wichtigen Kontaktdaten zur Hand hat. Eine so genannte Signatur erspart wiederholtes Eintippen dieser Kontaktdaten. Einmal im Mail-Programm hinterlegt, fügt die Software die Signatur automatisch an jede E-Mail an. Doch was tun, wenn unterschiedliche Signaturen benötigt werden und je nach Empfänger mal eine förmliche, mal eine lockere Formulierung zum Einsatz kommen soll? Die Antwort lautet: „Signature Switch“.

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Microsoft Outlook: E-Mails aus IMAP-Post-Fächern richtig löschen

IMAP-Postfächer eignen sich für Anwender, die viel unterwegs sind oder von mehreren Rechnern und Geräten auf ihre E-Mails zugreifen wollen. Im Gegensatz zu POP3-Accounts werden Mails bei IMAP-Postfächern nicht auf den lokalen Computer verschoben, sondern verbleiben auf dem Server des Postfach-Anbieters. Beim Löschen von Mails gibt es mitunter Schwierigkeiten.

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