21.07.2011 | Tipps
Seit der Version 2007 gibt’s in Word den praktischen Navigationsbereich. Der verschafft bei großen Dokumenten nicht nur einen schnellen Überblick, sondern hilft auch bei der Suche. Das bietet mehr Möglichkeiten als immer nur zur nächsten oder vorherigen Fundstelle zu springen. Sehr nützlich ist die Gesamtübersicht aller Treffer.
Das clevere Suchen über den Navigationsbereich funktioniert folgendermaßen: Mit der Tastenkombination [Strg][F] wird die Suchfunktion gestartet und gleichzeitig am linken Rand der Navigationsbereich eingeblendet. Alternativ lässt er sich mit dem Befehl „Ansicht | Navigationsbereich“ aktivieren.
Dann ins Suchfeld den Suchbegriff eingeben und [Return] drücken. Wie gewohnt kann man jetzt mit den Pfeiltasten zu den Treffern springen. Viel angenehmer ist die Gesamtübersicht: wenn im Navigationsbereich die mittlere Registerkarte aktiviert wird, zeigt Word die Treffer in den Miniaturansichten der Seiten. Ist das Dokument mit Überschriften gegliedert verrät das erste Register, in welchen Kapiteln und Abschnitten der Suchbegriff vorkommt.
11.07.2011 | Tipps
Diplomanden und Doktoranden wissen (oder sollten zumindest wissen), dass zu einer Diplom- und Doktorarbeit ein Literaturverzeichnis gehört. Dort steht, aus welchen Quellen zitierte Textpassagen stammen und welche Literatur die Grundlage für die eigene Arbeit bildet. Word hilft bei der plagiatssicheren Verwaltung von Zitaten und Literaturverzeichnisse.
Seit der Version 2007 kann Word Zitate und Literaturverzeichnisse (fast) automatisch verwalten. Die Befehle dazu gibt’s im Menüband „Verweise“ im Bereich „Zitate und Literaturverzeichnis“. Um einen neuen Literaturverweis einzufügen, auf die Schaltfläche „Zitat einfügen“ und dann auf „Neue Quelle erstellen“ klicken. Danach die Daten zur Quelle eintragen und mit OK bestätigen. Im Text wird das Zitat mit einem entsprechenden Verweis auf die Quelle eingefügt. Werden auf diese Weise alle Quellen gekennzeichnet, lässt sich abschließend mit dem Befehl „Literaturverzeichnis“ automatisch das passende Literaturverzeichnis einfügen. Wer das konsequent durchführt, hat von Plagiatsjägern nichts zu befürchten.
29.06.2011 | Tipps
In Word-Dokumenten ist nicht alles Text, was wie Text aussieht. Hinter Spezialbereichen wie Inhaltsverzeichnis oder Index stecken Feldfunktionen, die sich dynamisch ändern. Sollen solche Bereiche über die Zwischenablage in andere Programme übernommen werden, kann es zu Problemen kommen. Hier hilft nur das Auflösen der Feldfunktionen.
Um Inhalte aus Feldfunktionen fehlerfrei zu kopieren, sollten Felder in normalen Text umgewandelt werden. Hierzu zum Beispiel das Inhaltsverzeichnis markieren und die Tastenkombination [Strg][Shift/Umschalten][F9] drücken. Die Feldfunktion wird aufgelöst und durch normalen Text ersetzt – der sich wie gewohnt über die Zwischenablage kopieren lässt. Um nach dem Kopieren wieder zur Feldfunktionen zurückzukehren, mit [Strg][Z] den letzten Befehl (das Auflösen der Feldfunktion) wieder rückgängig machen.
23.06.2011 | Tipps
In Word eine Tabelle anzulegen, ist eine Menge Arbeit. Selbst wenn es nur um eine kleine Tabelle geht, muss man sich erst durch Menüs und Schaltflächen hangeln. Dabei geht’s über die Tastatur viel einfacher. Simple Tabellen lassen sich mithilfe von Plus- und Minuszeichen blitzschnell anlegen.
So funktioniert’s: Eine neue Zeile einfügen und mit der [+]-Taste den linken Rand der geplanten Tabelle festlegen. Dann so viele Minuszeichen eingeben wie die Spalte breit sein soll. Neue Spalten werden wiederum mit dem Pluszeichen gekennzeichnet uns so weiter. Das Ganze sieht dann zum Beispiel so aus:
+———–+—-+—-+————+
Sobald die Zeile mit der [Return]-Taste bestätig wird, macht Word aus der Plus-/Minus-Zeichnung eine fertig Tabelle. Für schnelle Tabellen zwischendurch ideal. Sollte die Umwandlung nicht klappen, ist vermutlich die AutoKorrektur-Option ausgeschaltet. Aktiviert wird sie im Dialogfenster „Extras | AutoKorrektur | AutoFormat während der Eingabe | Tabellen“.
15.06.2011 | Tipps
Soll der Text genau in der Mitte des Blattes platziert werden, wird meist mit Leerzeilen hantiert. Doch statt den Text mit überflüssigen Leerzeilen in die Seitenmitte zu schieben, sollte die Funktion „Vertikale Ausrichtung“ zum Einsatz kommen. Damit wandert die Einfügemarke automatisch in die vertikale Blattmitte.
Um Texte vertikal zu zentrieren, bis zur Word-Version 2003 den Befehl „Datei | Seite einrichten“ aufrufen oder ab Version 2007 im Menüband „Seitenlayout“ auf den schrägen Pfeil im Feld „Seite einrichten“ klicken. Dann ins Register „Layout“ wechseln, im Feld „Vertikale Ausrichtung“ den Eintrag „Zentriert“ aktivieren und mit OK bestätigen. Jetzt wandert die Einfügemarke in die vertikale Blattmitte. Alle Eingaben werden automatisch mittig zentriert. Wenn jetzt noch alle Absätze horizontal mittig ausgerichtet werden, werden alle Eingaben exakt um den Mittelpunkt der Seite platziert.
14.06.2011 | Tipps
Wer von Excel, Word oder PowerPoint ein Bildschirmfoto (Screenshot) anfertigen, zurechtschneiden und ins Dokument einfügen möchte, verwendet normalerweise ein separates Screenshot-Programm. Dabei geht’s auch ohne Zusatztool. Office bringt die Screenshot-Werkzeuge gleich mit.
Um mit den Bordmitteln von Word, Excel oder PowerPoint einen Screenshot anzulegen, zuerst das Fenster öffnen, von dem ein Bildschirmfoto geschossen werden soll. Dann zurück zum Office-Programm wechseln, das Menüband „Einfügen“ öffnen und auf die Schaltfläche „Screenshot“ klicken. Jetzt erscheint eine Miniaturansicht aller derzeit geöffneten Fenster. Per Klick aufs Minibild, landet das Foto des jeweiligen Fensters als Grafik im Dokument. Soll nur ein Ausschnitt eingefügt werden, in der Liste auf „Bildschirmausschnitt“ klicken und dann mit gedrückter Maustaste den Ausschnitt markieren. Danach lässt sich der Screenshot wie jedes andere eingefügt Bild verschieben, skalieren oder nachbearbeiten.
31.05.2011 | Tipps
Beim Adobe Reader gibt es sich schon lange: die Seitenleiste mit Miniaturansichten aller PDF-Seiten. Ideal für eine bessere Übersicht und den schnellen Wechsel zwischen den Seiten. Seit der Version 2007 gibt es die Seitenleiste auch bei der Textverarbeitung Word.
Um die Seitenleiste einzublenden, in Word das Menüband „Ansicht“ öffnen und dann bei Word 2007 im Abschnitt „Einblenden/Ausblenden“ die Option „Miniaturansichten“ aktivieren. In der linken Spalte erscheinen alle Seiten als verkleinerte Miniversion.
In der Version 2010 wurde die Seitenleiste erweitert. Sie ist jetzt im Menüband „Ansicht“ als „Navigationsbereich“ zu finden. In der Standardansicht zeigt der Navigationsbereich die Hauptüberschriften des Dokuments. Zu den Miniaturansichten geht’s per Klick auf die mittlere der drei kleinen Registerkarten innerhalb der Seitenleiste.
16.05.2011 | Tipps
Wer die Arbeit an umfangreichen Dokumenten fortsetzen möchte, muss nach dem Öffnen der Datei manuell ans Ende springen. Das geht mit der Tastenkombination [Strg][Ende] zwar recht flott; auf Wunsch platziert Word den Cursors aber auch automatisch ans Ende.
So geht’s: Zuerst das Dokument öffnen, bei dem die Schreibmarke automatisch ans Textende springen soll. Dann bei Word 2003 den Befehl „Extras | Makro | Visual Basic-Editor“ aufrufen. Bei Word 2010 muss zuerst in den Optionen in den Bereich „Menüband anpassen“ gewechselt und in der rechten Spalte „Entwicklertools“ angekreuzt werden. Bei Word 2007 in den Optionen in der Kategorie „Häufig verwendet“ ein Häkchen bei „Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen“ setzen.
Danach ins neue Menüband „Entwicklertools“ wechseln und auf „Visual Basic“ klicken.
Im Visual Basic Editor doppelt auf „ThisDocument“ klicken und folgenden Code eingeben:
Private Sub Document_Open()
Selection.EndKey Unit:=wdStory
End Sub
Dann aufs Speichern-Symbol klicken und den Befehl „Datei | Schließen und zurück zu Microsoft Word“. Das war’s. Sobald das Dokument erneut geöffnet wird, erscheint die Schreibmarke automatisch am Textende.
