Wenn die Suche nach Dateien besser werden soll, dann verwendet Tags, um Eure Suchbegriffe unterzubringen. Das geht in Office schon direkt beim Speichern!
Tags sind kleine Textschnipsel, die in die Metainformationen einer Datei angehängt werden können. Die Office-Programme bieten eine integrierte Möglichkeit, Dateien mit Meta-Informationen zu versehen.
- Um das zu nutzen, klickt in Word, Excel, PowerPoint und anderen Office-Apps auf Datei > Speichern unter > Weitere Optionen.
- Im rechten Teil des Dateidialogs findet Ihr unterschiedliche Informationen, die Ihr durch Hineinklicken ändern könnt.
- Dazu gehören die Markierungen, in denen Ihr einzelne Tags, die das Dokument beschreiben, durch Semikolon getrennt eintragen könnt.
- Alternativ kommt Ihr über Datei > Informationen > Alle Eigenschaften anzeigen an die Informationen kommen und diese verändern.
Oft ist eine Office-Datei eine Kopie einer Kopie einer Kopie eines irgendwann mal entworfenen Dokuments. Bei jeder neuen Nutzung sind manche Metainformationen hinzugefügt, andere verändert und viele einfach unangetastet gelassen worden. Diese solltet Ihr regelmäßig bereinigen. Hinzu kommt, dass die Metainformationen nicht jeden Empfänger eines Dokumentes angehen.
- Startet den Windows Explorer und navigiert in das Verzeichnis, in dem die Datei sich befindet.
- Klickt mit der rechten Maustaste auf die Datei, dann auf den Reiter Details.
- Ganz unten unter den Metainformationen findet Ihr den Link Eigenschaften und persönliche Informationen entfernen. Klickt darauf.
- Ihr könnt auswählen, ob eine Kopie der Datei ohne die Informationen angelegt werden soll oder die Eigenschaften aus der Originaldatei entfernt werden sollen. Ihr könnt einzelne Eigenschaften auswählen oder auf Alle auswählen
