Wird ein Word-Dokument als Datei an jemand anderen weitergegeben, etwa per eMail oder als OneDrive-Link, treten beim Empfänger eventuell Probleme bei der Darstellung und beim Ausdrucken auf. Dagegen lässt sich etwas unternehmen.
Bei der Arbeit an Dokumenten stellt man oft später fest, dass eine frühere Formulierung doch besser war. Dumm nur, wenn die Rückgängig-Funktion den Text nicht mehr gespeichert hat. Dafür gibt es die Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen – auch in OpenOffice.org.
Werden bestimmte Spalten oder Zeilen einer Excel-Tabelle nicht benötigt, kann man sie ausblenden. Kopiert man Daten aus einer Tabelle, werden diese unsichtbaren Zellen aber mit kopiert. Wer das nicht will, muss einen Trick anwenden.
Word ist der Standard zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen und vielem mehr. Die Software ist gleich in mehreren Büro-Paketen von Microsoft erhältlich. Welche sich für welchen Einsatz-Zweck am besten eignet, haben wir uns angesehen.
Bei jedem Speichern eines Word-Dokument erhöht Microsoft Word einen Zähler in der Datei. So lässt sich leicht vergleichen, welche von zwei Dateien mit dem gleichen Namen den neueren Bearbeitungs-Stand enthält und daher weiter genutzt werden sollte.
In einer Excel-Tabelle lassen sich Einträge schnell nach der Wertigkeit oder alphabetisch sortieren. Kaum bekannt ist: Eine ähnliche Funktion steht auch in Word zur Verfügung. Sie ist besonders praktisch, wenn mal eben schnell eine Liste korrekt sortiert werden soll.
Nicht jeder braucht die eMails, die man selbst verschickt hat. Und bei Web-Diensten wie Gmail werden alle gesendeten Nachrichten sowieso archiviert. Bei Bedarf kann die Speicher-Funktion für gesendete eMails in Microsoft Outlook daher auch abgestellt werden.
Für die leichte Lesbarkeit sollte jedes Dokument in Microsoft Word über Zeilen- und Absatz-Abstände verfügen, die gegenüber dem Standard leicht erhöht sind. So kann das Auge den Zeilen besser folgen und Blöcke schneller erfassen. Der Abstand nach Absätzen lässt sich mit einem Trick auch optisch optimieren.
