Viele haben in Outlook oder separat eine Liste von Kontakten. Dabei sind nicht selten neben Namen und eMails auch Telefon-Nummern gespeichert. Ob die noch aktuell sind, muss man nicht erst feststellen, wenn man sie benötigt.
Besser, man aktualisiert Kontakt-Verzeichnisse und Telefon-Listen regelmäßig. Dabei helfen zwei Tricks:
Viele Absender von eMails bauen in ihre Nachrichten auch Kontakt-Angaben ein, etwa mit Telefon- und Fax-Nummern. Wer einen genauen Blick in solche ansonsten meist nicht weiter beachteten Infos wirft, kann damit oft seine Kontakt-Liste aktuell halten.
Wenn das nicht weiterhilft, genügt oft auch ein Blick ins Internet. Neben den offiziellen, durchsuchbaren Telefon-Verzeichnissen, etwa bei telefonbuch.de, schreiben viele ihre Nummer auch in Netzwerke wie XING oder Facebook – einsehbar für Freunde und Kontakte.
Mit der Zeit landen in einem Notiz-Buch immer mehr Einträge. Dann wird es Zeit, für mehr Übersicht zu sorgen. Möglich ist das zum Beispiel mit Abschnitten und Gruppen.
Wird die Liste der Abschnitte, in denen sich die einzelnen OneNote-Seiten befinden, immer länger, nutzt man am besten eine Abschnitts-Gruppe. Damit können mehrere Abschnitte – etwa solche, die zusammengehörige Inhalte haben – bequem gruppiert werden.
Eine neue Abschnitts-Gruppe wird erstellt, indem man zuerst auf eine leere Stelle des OneNote-Fensters klickt. Hier im Menü findet sich nicht nur der Eintrag zum Anlegen eines neuen Abschnitts, sondern auch für eine neue Abschnitts-Gruppe. Danach kann die neue Gruppe noch benannt und durch Ziehen und Ablegen befüllt werden.
Rechnungen und andere wichtige Dokumente werden in einem Büro häufig per eMail an andere Leute gesendet. Anstelle eine neue Nachricht zu erstellen und dann die Datei manuell anzuhängen, lässt sich die Word-Datei auch mit einem einzigen Klick anfügen.
Word-Dokumente können mit einem Klick als eMail versendet werden. Der dazu nötige Button wird dazu oben in die Leiste für den schnellen Zugriff eingebaut. Das geht so:
Oben links im Menü über den Beschriftungen der Tabs auf den Pfeil nach unten klicken.
In der Liste den Eintrag Dokument senden mit einem Haken versehen.
Ab sofort kann das aktuelle Word-Dokument durch Klick auf das Umschlag-Symbol direkt an eine neue eMail angehängt werden.
Tabellen können kurze und längere Inhalte aufnehmen. Passt ein Text nicht gut in eine Zelle, aktiviert man am besten den Zeilen-Umbruch und macht die Spalte dann schmaler.
Damit der Text in einer Tabellen-Zelle umgebrochen wird, geht man wie folgt vor:
Zuerst mit der rechten Maustaste in die betreffende Zelle klicken.
Im Menü den Befehl Zellen formatieren aufrufen.
Im Dialog, der dann erscheint, zum Tab Ausrichtung wechseln.
Bei Eigenschaften nun einen Haken bei Zeilen-Umbruch setzen.
Zum Schluss unten auf OK klicken.
OpenOffice steht unter https://www.openoffice.org zum GRATIS-Download bereit und kann auch Excel-Tabellen ohne Probleme öffnen.
Wer einen langen Text verfasst, muss auf die Lesbarkeit achten. Dabei gilt: Je länger die Zeile, desto mehr Platz braucht der Text. Das ist für das Auge wichtig.
Texte, etwa in Word-Dokumenten, lassen sich also besser lesbar machen, indem der Abstand der Zeilen erhöht wird. Das klappt mit wenigen Schritten:
Zuerst werden die Absätze markiert, deren Zeilen-Abstand vergrößert werden soll.
Jetzt oben im Menü auf Format, Absatz klicken oder den Absatz-Dialog über das Menüband aufrufen.
Nun bei Einzüge und Abstände, Zeilen-Abstand den Eintrag Mehrfach auswählen. Dahinter dann den Wert 1,1, 1,25 oder gar 1,3 einstellen – welcher Wert am besten ist, hängt von der Länge der Zeilen und Absätze ab und muss ausprobiert werden.
Viele Programme und andere Dateien, die im Internet angeboten werden, sind gepackt, als ZIP-Datei. So muss der Nutzer nicht mehrere Dateien übertragen, sondern nur eine einzige. Mit einem Trick lässt sich Safari dazu bringen, solche Archive automatisch zu entpacken.
Die zugehörige Option, mit der geladene Dateien nach dem Download ohne weitere Klicks ausgepackt werden, findet sich in den Safari-Einstellungen. So wird sie aktiviert:
Zuerst ein neues Safari-Fenster öffnen.
Jetzt oben links auf Safari, Einstellungen … klicken.
Nun zum Bereich Allgemein umschalten.
Hier ganz unten den Haken bei der Option „Sichere“ Dateien nach dem Download öffnen setzen.
