Mit dem Wechsel zu Microsoft 365 stehen viele vor der Herausforderung, ihre alten Outlook-Daten in die Cloud zu übertragen. Der Weg ist machbar, aber Microsoft versteckt die nötigen Funktionen nach wie vor in den Tiefen der Software.
Wichtig vorab: Ihr braucht zwingend eine Desktop-Version von Outlook (ab Version 2010, empfohlen wird aber 2016 oder neuer). Über den Webclient von Microsoft 365 oder mobile Apps lassen sich PST-Dateien auch 2026 nicht direkt importieren – ein klassisches Desktop-Outlook ist daher unumgänglich.
Schritt 1: Export aus dem alten Outlook
Der erste Schritt ist der Export eurer Daten in eine PST-Datei. Dieses Format nutzt Outlook, um komplette Postfächer mit allen E-Mails, Kontakten, Terminen und Aufgaben in einer einzigen Datei zu bündeln. Die Exportfunktion ist aber traditionell gut versteckt:
- Öffnet Outlook und klickt auf Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren
- Im Dialog wählt ihr In Datei exportieren aus
- Als Dateityp bestimmt ihr Outlook-Datendatei (.pst)
- Entscheidend: Wählt die oberste Ebene eures E-Mail-Kontos aus, nicht nur einzelne Ordner. Nur so werden alle Daten erfasst – E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben
- Aktiviert unbedingt „Unterordner einbeziehen“, damit alle selbst angelegten Ordnerstrukturen mitkommen
- Gebt der PST-Datei einen aussagekräftigen Namen und merkt euch den Speicherort
- Je nach Datenmenge dauert der Export wenige Minuten bis mehrere Stunden
Schritt 2: Microsoft 365-Konto einrichten
Bevor ihr importieren könnt, muss euer neues Microsoft 365-Konto in Outlook konfiguriert sein. Falls noch nicht geschehen:
- Startet Outlook und wählt Datei → Konto hinzufügen
- Gebt eure Microsoft 365-E-Mail-Adresse ein
- Outlook erkennt automatisch die Servereinstellungen und richtet das Konto ein
- Nach erfolgreicher Synchronisation seht ihr euer neues Postfach
Schritt 3: PST-Datei importieren
Jetzt kommt der eigentliche Import:
- Wieder über Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren
- Diesmal wählt ihr Aus anderen Programmen oder Dateien importieren
- Dateityp: Outlook-Datendatei (.pst)
- Navigiert zu eurer exportierten PST-Datei
- Bei Duplikaten empfiehlt sich „Duplikate durch importierte Elemente ersetzen“
- Als Ziel wählt ihr euer Microsoft 365-Postfach aus
Alternative: Online-Import über Microsoft 365 Admin Center
Für Unternehmen bietet Microsoft seit 2024 einen erweiterten Online-Import-Service im Admin Center an. Administratoren können PST-Dateien über Azure AzCopy hochladen und zentral importieren lassen. Das funktioniert aber nur für Business- und Enterprise-Pläne.
Häufige Stolpersteine
Große PST-Dateien: Dateien über 50 GB können Probleme bereiten. Teilt sie vorher auf oder nutzt den Microsoft-Import-Service.
Archiv-Postfächer: Wenn ihr ein Online-Archiv in Microsoft 365 nutzt, importiert ältere E-Mails direkt dorthin, um Speicherplatz zu sparen.
Berechtigungen: Bei freigegebenen Postfächern benötigt ihr entsprechende Vollzugriff-Rechte, sonst schlägt der Import fehl.
Formatierung: Gelegentlich gehen bei sehr alten E-Mails (vor 2010) Formatierungen verloren – das ist normal.
Was ist mit IMAP-Konten?
Bei IMAP-Konten (Gmail, Web.de, GMX etc.) ist der Prozess etwas anders. Hier könnt ihr das alte Konto parallel in Outlook einrichten und die E-Mails per Drag & Drop in euer Microsoft 365-Postfach ziehen. Das dauert länger, funktioniert aber zuverlässig.
Migration von Teams und OneDrive
Denkt daran: Mit Microsoft 365 kommen nicht nur E-Mails, sondern auch Teams, SharePoint und OneDrive. Plant genug Zeit für die Einarbeitung ein – die Produktivitätsgewinne sind erheblich, aber der Umstieg braucht Geduld.
Sicherheit nicht vergessen
Aktiviert nach dem Umzug unbedingt die Zwei-Faktor-Authentifizierung für euer Microsoft 365-Konto. PST-Dateien auf lokalen Rechnern sind ein Sicherheitsrisiko – löscht sie nach erfolgreichem Import.
Trotz aller Umwege: Die Migration zu Microsoft 365 lohnt sich. Cloud-Synchronisation, bessere Zusammenarbeit und regelmäßige Updates machen den einmaligen Aufwand wett.
Zuletzt aktualisiert am 22.02.2026
