Wichtigkeit, Vertraulichkeit und Verschlüsselung von E-Mails in Outlook

Eine E-Mail besteht nicht nur aus den Verwaltungsinformationen. Natürlich sind Empfänger, Betreff und der Mailkörper wichtig, weil sie die Informationen transportieren. Zusätzlich können Sie aber noch einige Einstellungen vornehmen, die nahezu unsichtbar mit versendet werden und dem Empfänger weitere Informationen liefern. Wir zeigen Ihnen, wo Sie in Outlook die entsprechenden Einstellungen finden!

Zum Inhalt der Mail gibt es noch drei große Bereiche, die Sie beeinflussen können. Nicht jede E-Mail ist gleich wichtig, und so können Sie eine zusätzliche Kennzeichnung mitgeben, die dem Empfänger Aufschluss darüber gibt. Unter Markierungen in der Symbolleiste einer neuen E-Mail können Sie unter Wichtigkeit zwischen Normal, Niedrig und Hoch auswählen. Normal ist die Standardeinstellung. Wenn Sie dem Empfänger sagen wollen, dass die Bearbeitung nicht eilig ist, ist niedrig die richtige Wahl. Auf der anderen Seite hoch, wenn es pressiert!

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Parallel dazu können Sie unter Vertraulich festlegen, dass die E-Mail vertraulich behandelt werden soll. Damit untersagen Sie beispielsweise eine Weiterleitung an Andere.

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Die dritte Möglichkeit ist die Verschlüsselung von E-Mails. Im Standard versendet Outlook E-Mails im Klartext. Das klingt schlimmer, als es ist, denn der Transfer zwischen den E-Mail-Servern ist im Normalfall schon verschlüsselt. Unter Sicherheitseinstellungen können Sie die E-Mail an sich aber noch einmal verschlüsseln. Dazu muss aber ein Zertifikat installiert sein. Das macht am besten der Administrator, der das E-Mail-System aufgesetzt hat.

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