Lange Word-Dokumente durchzuarbeiten und dabei wichtige Passagen zu sammeln – das kennt jeder. Mit einem geschickten Word-Trick könnt ihr alle hervorgehobenen Textstellen auf einen Schlag auswählen, kopieren und in ein neues Dokument übertragen. Das spart Zeit und erspart mühsames Einzelmarkieren.
Text in Word hervorheben – die Basics
Bevor ihr Text sammeln könnt, müsst ihr ihn natürlich erst einmal markieren. Das geht in Word 365 und Word 2024 genauso wie in älteren Versionen: Markiert den gewünschten Textbereich und klickt dann auf das Textmarker-Symbol in der Gruppe Schriftart im Start-Tab. Ihr habt die Wahl zwischen verschiedenen Farben – praktisch, wenn ihr unterschiedliche Kategorien anlegen wollt.
Tipp: Mit der Tastenkombination [Strg]+[Alt]+[H] aktiviert ihr den Textmarker direkt und könnt sofort loslegen, ohne zur Maus zu greifen.
Alle hervorgehobenen Texte auf einmal auswählen
Jetzt kommt der eigentliche Trick: Word kann alle hervorgehobenen Passagen automatisch finden und auswählen. Dazu nutzt ihr die Such- und Ersetzfunktion:
Drückt [Strg]+[H] um das Dialogfeld Suchen und Ersetzen zu öffnen. Wechselt zur Registerkarte Suchen. Falls noch nicht sichtbar, klickt auf Erweitern (in älteren Versionen „Mehr“). Jetzt wird’s interessant: Klickt auf Format und wählt Hervorheben aus der Liste.
Um alle markierten Textstellen zu erfassen, klickt auf Suchen in und wählt Hauptdokument. Word durchsucht jetzt das gesamte Dokument und zeigt euch an, wie viele hervorgehobene Bereiche gefunden wurden.
Schließt das Dialogfeld mit [Esc] oder dem X-Button – und siehe da: Alle eure markierten Textpassagen sind nun gleichzeitig ausgewählt. Drückt [Strg]+[C] zum Kopieren.
Kopierten Text intelligent einfügen
Der kopierte Text lässt sich vielseitig verwenden. Für ein neues Word-Dokument geht ihr auf Datei → Neu → Leeres Dokument und fügt mit [Strg]+[V] ein. Jeder Textblock landet automatisch in einer neuen Zeile – perfekt für Zusammenfassungen oder Exzerpte.
Besonders praktisch: Word 365 bietet beim Einfügen verschiedene Optionen. Klickt auf das kleine Clipboard-Symbol, das nach dem Einfügen erscheint, und wählt:
– Ursprüngliche Formatierung beibehalten (behält Schriftart, Größe etc.)
– Formatierung zusammenführen (passt sich dem neuen Dokument an)
– Nur Text (entfernt alle Formatierungen)
Beyond Word: Vielseitige Einsatzmöglichkeiten
Der gesammelte Text funktioniert nicht nur in Word. Ihr könnt ihn in jede Anwendung einfügen, die Text verarbeitet:
– In OneNote für digitale Notizbücher
– In Outlook für E-Mails mit Zusammenfassungen
– In PowerPoint für Präsentations-Stichpunkte
– In Excel für strukturierte Listen
– In Teams-Chats oder Slack für Diskussionen
– In Notion, Obsidian oder andere Knowledge-Management-Tools
Profi-Tipps für effizienteres Arbeiten
Farbkodierung nutzen: Arbeitet mit verschiedenen Markierfarben für unterschiedliche Kategorien. Wichtige Fakten in Gelb, Zitate in Grün, eigene Kommentare in Blau. Bei der Suche könnt ihr dann gezielt nach einzelnen Farben filtern.
Kommentare ergänzen: Kombiniert Hervorhebungen mit Word-Kommentaren ([Strg]+[Alt]+[M]). So habt ihr nicht nur die wichtigen Stellen, sondern auch eure Gedanken dazu.
Formatvorlagen verwenden: Statt nur zu markieren, könnt ihr auch eigene Formatvorlagen für wichtige Passagen erstellen. Diese lassen sich ebenfalls über die Suchfunktion finden und sammeln.
Schnellzugriff einrichten: Fügt die Hervorheben-Funktion zur Schnellzugriffsleiste hinzu. Rechtsklick auf das Symbol, „Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“ – schon habt ihr sie immer griffbereit.
Grenzen und Alternativen
Der Trick funktioniert perfekt bei reinen Textdokumenten. Bei komplexen Layouts mit Tabellen, Bildern oder Textfeldern kann es zu unerwarteten Ergebnissen kommen. In solchen Fällen ist manuelles Kopieren oft sauberer.
Für umfangreiche Rechercheprojekte lohnt sich ein Blick auf spezialisierte Tools wie Citavi, Zotero oder DevonThink, die von Haus aus für das Sammeln und Verwalten von Textschnipseln optimiert sind.
Trotzdem: Für den schnellen Alltag in Word ist dieser Trick unschlagbar. Probiert ihn beim nächsten längeren Dokument aus – ihr werdet überrascht sein, wie viel Zeit sich sparen lässt.
Zuletzt aktualisiert am 07.03.2026
