Wer ein elektronisches Postfach hat, muss seiner E-Mail-Software zwei Dinge mitteilen: Wo die Post abgeholt und neue eingeworfen werden darf. Dafür sind meist zwei verschiedene Server zuständig, die auch unterschidlich heißen: Zum Beispiel pop3.server.de für das Abholen von Post, smtp.server.de für das Versenden.

Beim Abholen müssen sich Benutzer grundsätzlich ausweisen, mit Namen und Passwort. Beim Versenden gibt es unterschiedliche Spielregeln. Damit nicht jeder einfach so Post verschicken kann, schreiben viele Provider ihren Kunden vor, dass sie zuerst ihre Post abholen müssen (wo sie sich ausweisen), unmittelbar danach können sie dann auch Post verschicken. Auf diese Weise bleiben Fremde ausgesperrt.

Nach und nach setzen die Provider aber auf eine als Authentifikation bezeichnete Methode. Da muss der Benutzer sich auch beim Versenden von Post ausweisen. In aller Regel mit demselben Namen und Passwort wie beim Empfangen. Vorteil: Man muss nicht vorher den Posteingang überprüfen, wenn man Post verschicken möchte (was bei manchen Mail-Programmen Probleme macht).

Wenn also das Versenden von E-Mails mit der E-Mail-Software partout nicht mehr funktionieren will, mal die Daten des Providers prüfen. Vielleicht hat sich was verändert. Dann in der E-Mail-Software unter Konten das E-Mail-Konto auswählen und die Option Der Postausgangsserver erfordert Authentifizierung aktivieren. Anschließend noch die Option Gleiche Einstellung wie Posteingang anklicken, sofern nicht ausdrücklich andere Daten erforderlich sind. Dann klappt es auch wieder mit dem Versenden von E-Mails.