Die meisten PC-Benutzer verwenden Microsoft Word, um Texte zu erstellen oder zu bearbeiten. Manchmal arbeiten mehrere Personen an einem Text. Der eine schreibt, der andere korrigiert oder macht Anmerkungen. Microsoft Word ist auf eine solche Arbeitsteilung vorbereitet. Wer im Menü „Extras“ die Option „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert, kann jede Korrektur an dem Textdokument nachvollziehen. Egal, ob etwas eingefügt, verändert oder gestrichen wird: Der ursprüngliche Text bleibt erhalten, die Korrekturen sind deutlich zu erkennen. Ideal, um eine redigierte Textfassung weiterzugeben. So sieht der Empfänger gleich, was sich am Original verändert hat.

Falls mehrere Personen Änderungen am Dokument vornehmen, lässt sich sogar das nachvollziehen: Am Rand des Dokuments erscheinen jeweils die Namen der Personen, die den Text bearbeitet haben. So lassen sich die Korrekturvorschläge mehrerer Kollegen nachvollziehen.

Irgendwann müssen die Korrekturen übernommen oder abgelehnt werden. Dazu im Menü „Ansicht“ unter „Symbolleisten“ die Option „Überarbeiten“ aktivieren, sofern noch nicht geschehen. Es erscheint eine zusätzliche Symbolleiste. Mit Hilfe der kleinen Buttons lässt sich jede Korrektur einzelne anspringen und dann durch Klick auf das grüne Häkchen übernehmen oder mit Hilfe des roten Kreuzes ablehnen. Sollen alle Korrekturen übernommen werden, rechts neben das grüne Häkchen klicken und „Alle Änderungen im Dokument übernehmen“ auswählen.