Wer mit der Textverarbeitung Word arbeitet und von anderen Texte übernimmt, ärgert sich mitunter über die Art und Weise, wie Leerzeichen verwendet werden: Anstatt mit Hilfe der Tabulatorfunktion für die nötigen Einrückungen zu sorgen, verwenden viele immer noch Leerzeichen – oft eine große Zahl. Allerdings lassen sich Texte so nicht wirklich professionell in Form bringen.

Wer alle Leerzeichenansammlungen von zwei oder mehr Leerzeichen durch ein einzelnes Leerzeichen ersetzen möchte, sollte von der weitgehend unbekannten Funktion “Mustervergleich” Gebrauch machen. Dazu im Menü “Bearbeiten” die Funktion “Ersetzen” auswählen und in der Dialogbox auf “Erweitern” klicken. Danach die Option “Platzhalterzeichen verwenden” aktivieren. Dadurch wird in Word ein besonderer Betriebsmodus eingeschaltet.

Im Suchfeld “Suchen nach” nun ein(!) Leerzeichen eingeben. Damit Word weiß, dass nicht jedes einzelne Leerzeichen ersetzt werden soll, sondern nur Textstellen mit zwei Leerstellen oder mehr, hinter dem Leerzeichen das Suchmuster “{2;}” eingeben (ohne Anführungszeichen). Die Codefolge “{2;}” bedeutet übersetzt: “Finde alle Textstellen mit zwei oder mehr Leerzeichen”. In das Eingabefeld “Ersetzen durch” nun noch ein einzelnes Leerzeichen eingeben. Dadurch ersetzt Word alle Fundstellen. Nach Bestätigen auf “Alle ersetzen” ersetzt Word alle Gruppen von Leerzeichen nun durch jeweils ein einzelnes Leerzeichen.