Die Abhängigkeit von großen Tech-Konzernen ist vielen ein Dorn im Auge – besonders wenn es um sensible Daten geht. Während Microsoft 365 in Büros und Behörden längst Standard ist, wächst das Unbehagen: Server in den USA, intransparente Datenverarbeitung, hohe Kosten.
Genau hier setzt OpenDesk an, eine europäische Alternative, die vor allem für öffentliche Verwaltungen und Unternehmen interessant sein dürfte, die Wert auf Datenschutz und digitale Souveränität legen.
Was ist OpenDesk?
OpenDesk ist keine einzelne Software, sondern eine komplette Büroarbeitsplatz-Lösung – ein digitaler Werkzeugkasten für den Arbeitsalltag. Statt Word, Excel und PowerPoint gibt es hier LibreOffice, statt Outlook die Groupware-Lösung Open-Xchange, und statt Teams kommt Element zum Einsatz. Klingt nach vielen verschiedenen Programmen? Stimmt, aber OpenDesk bringt all diese Open-Source-Komponenten zu einem stimmigen Gesamtpaket zusammen.
Das Besondere: Alle Daten bleiben in Europa, genauer gesagt in Deutschland. Die Lösung wurde speziell für Behörden und öffentliche Einrichtungen entwickelt, die aus guten Gründen nicht mehr abhängig von amerikanischen Cloud-Diensten sein wollen. OpenDesk setzt konsequent auf offene Standards und Open-Source-Software – und erfüllt damit auch strenge Datenschutzanforderungen nach DSGVO.
Wer steckt dahinter?
Hinter OpenDesk steht ein Konsortium namens „Sovereign Workplace“, zu dem unter anderem die Unternehmen Dataport, OpenProject und Univention gehören. Dataport ist ein öffentlich-rechtlicher IT-Dienstleister, der mehrere norddeutsche Bundesländer betreut. Das Projekt wird vom Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) gefördert und ist Teil der Digitalisierungsstrategie der öffentlichen Verwaltung.
Die Entwicklung startete 2021, und inzwischen nutzen bereits mehrere Behörden und Kommunen OpenDesk produktiv. Das Projekt versteht sich explizit als Beitrag zur digitalen Souveränität Deutschlands und Europas. Kein Wunder: Nach Jahren der Abhängigkeit von amerikanischen Tech-Giganten wollen Politik und Verwaltung endlich Alternativen etablieren, bei denen Daten und Infrastruktur unter eigener Kontrolle bleiben.
Was kann OpenDesk?
Der Funktionsumfang orientiert sich bewusst an dem, was Nutzer von Microsoft 365 gewohnt sind. Es gibt Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware – alles über LibreOffice. E-Mails, Kalender und Kontakte werden über Open-Xchange verwaltet, eine ausgereifte Groupware-Lösung, die auch Terminabstimmungen und gemeinsame Adressbücher ermöglicht.
Für die Zusammenarbeit im Team steht Element bereit, ein Messenger, der auf dem Matrix-Protokoll basiert. Hier könnt ihr chatten, Videocalls führen und in Kanälen diskutieren – ähnlich wie bei Microsoft Teams oder Slack. Projektmanagement übernimmt OpenProject, und für die gemeinsame Dateiablage kommt Nextcloud zum Einsatz. Letzteres funktioniert ähnlich wie OneDrive: Dateien werden synchronisiert und können gemeinsam bearbeitet werden.
Ein großer Vorteil: Die Integration all dieser Komponenten funktioniert nahtlos. Ihr meldet euch einmal an und habt dann Zugriff auf alle Dienste. Das sogenannte Single Sign-On macht das Arbeiten deutlich angenehmer, weil ihr nicht ständig zwischen verschiedenen Logins jonglieren müsst.
Auf welchen Systemen läuft OpenDesk?
OpenDesk ist plattformübergreifend nutzbar. Die meisten Komponenten sind webbasiert, funktionieren also in jedem modernen Browser – egal ob auf Windows, macOS oder Linux. Für LibreOffice gibt es native Anwendungen für alle gängigen Betriebssysteme, auch für Linux-Distributionen. Das macht OpenDesk besonders attraktiv für Behörden, die auf Open-Source-Betriebssysteme setzen wollen.
Auch mobile Geräte werden unterstützt: Für Element gibt es Apps für iOS und Android, ebenso für Nextcloud. Die Open-Xchange-Groupware lässt sich ebenfalls mobil nutzen. Damit seid ihr also nicht an den Schreibtisch gefesselt, sondern könnt auch unterwegs produktiv arbeiten.
Sind die Dokumente kompatibel?
Eine der wichtigsten Fragen: Funktioniert der Austausch mit der Microsoft-Welt? Die Antwort: Ja, weitgehend. LibreOffice kann Microsoft-Office-Formate lesen und schreiben – also DOCX, XLSX und PPTX. Bei einfachen Dokumenten klappt das in der Regel problemlos. Bei komplexen Formatierungen, Makros oder speziellen Features kann es aber zu Darstellungsproblemen kommen.
OpenDesk setzt zusätzlich auf das Open Document Format (ODF), einen ISO-Standard, den auch Microsoft Office mittlerweile unterstützt. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann Dokumente also in diesem Format austauschen. Für PDF-Exporte ist natürlich auch gesorgt – das funktioniert reibungslos.
In der Praxis bedeutet das: Der Datenaustausch mit Partnern, die Microsoft Office nutzen, ist möglich, aber nicht immer hundertprozentig reibungslos. Für den internen Gebrauch ist das kein Problem, bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern solltet ihr euch auf gelegentliche Nachbearbeitungen einstellen.
Was kostet OpenDesk?
Die gute Nachricht: Die Software selbst ist Open Source und damit grundsätzlich kostenlos. Die schlechte: Den Betrieb, die Integration und den Support müsst ihr dennoch bezahlen. Für Behörden und Organisationen gibt es kommerzielle Angebote von den beteiligten Dienstleistern. Die genauen Kosten hängen von der Größe der Organisation, dem gewünschten Support-Level und der Art des Hostings ab.
Wer OpenDesk selbst betreiben und administrieren kann, spart natürlich Geld. Für die meisten Organisationen dürfte aber ein Managed Service sinnvoller sein, bei dem sich Profis um Installation, Updates und Wartung kümmern. Im Vergleich zu Microsoft 365 können die Kosten durchaus konkurrenzfähig sein – besonders wenn man den Wert der Datensouveränität einrechnet.
Fazit: Eine echte Alternative
OpenDesk zeigt, dass es Alternativen zu den großen US-Anbietern gibt. Die Lösung ist ausgereift, funktional und erfüllt strenge Datenschutzanforderungen. Für Behörden, öffentliche Einrichtungen und Unternehmen, die digitale Souveränität ernst nehmen, ist OpenDesk definitiv einen Blick wert. Der Umstieg erfordert zwar Mut und Umgewöhnungszeit, aber die Unabhängigkeit und der Datenschutz rechtfertigen den Aufwand allemal.
