Wer regelmäßig einen bestimmten Typ von E-Mail verschickt, zum Beispiel ein Antwortschreiben für Kundenanfragen, einen Statusbericht für die Kollegen oder ein Einladungsschreiben für ein Sportfest, kann in Outlook die Eckdaten für die E-Mail festlegen, insbesondere Text und Layout, und diesen formalen Rahmen dann als „Formular“ speichern. Vorteil: Später muss man nur noch das Formular laden und die variablen Aspekte eintragen, etwa das aktuelle Datum oder aktuelle Verkaufszahlen.

Um ein solches Formular anzulegen, erst einmal im Menü „Datei“ die Funktion „Neu“ aufrufen. Danach alles eingeben, was nicht variabel ist, etwa die Namen der Empfänger, der Betreff, auch der eigentliche Mail-Inhalt lässt sich vorgeben, zumindest der Teil, der stets identisch ist. Natürlich kann man die E-Mail auch gestalten, sofern die Nachricht als HTML-Mail verschickt wird.

Wenn alles erledigt ist und nur noch die variablen Daten fehlen, um Menü „Extras“ die Funktion „Formulare“ und hier „Formular veröffentlichen unter“ auswählen. Nun kann festgelegt werden, wie das Formular heißen soll – und ob es in der „Bibliothek für persönliche Formulare“ abgelegt werden soll. Erfahrene Benutzer können sogar verschiedene Bibliotheken für ihre Formulare anlegen. Wenn alles quittiert ist, steht das Formular zur Verfügung. Um es zu nutzen, im Menü „Neu“ die Funktion „Formular auswählen“ aufrufen. Anschließend die gewünschte Bibliothek auswählen, z.B. „Bibliothek für persönliche Formulare“ und das gewünschte Formular.