Excel-Dateien belegen auf der Festplatte meist nur wenige Kilobyte Speicherplatz. Umfangreicher werden die Dateien, wenn Bilder und Grafiken ins Spiel kommen. Bei großen Fotos kann das Excel-Dokument schnell die 100-MB-Grenze überschreiten. Normalerweise kein Problem, da Excel auch mit mehreren Gigabyte großen Tabellen problemlos zurechtkommt. Kritischer wird es, wenn das Excel-Dokument per E-Mail auf die Reise gehen soll. Dann sollte die Dateigröße reduziert werden. Bei Excel-Dateien mit eingefügten Fotos geht das ganz einfach.

Zunächst auf das Foto und anschließend in der Symbolleiste auf die Schaltfläche “Bilder komprimieren” klicken. In Excel XP und 2003 anschließend die Optionen “Alle Bilder im Dokument” sowie “Web/Bildschirm” aktivieren und mit OK bestätigen. Bei Excel 2007 funktioniert es ähnlich: Hier auf “Optionen” klicken und den Eintrag “E-Mail (96 ppi): Minimieren der Dokumentgröße für die Freigabe” auswählen. Excel komprimiert die eingefügten Bilder anschließend auf ein Minimum; die Datei verbraucht nur noch einen Bruchteil des ursprünglichen Speicherplatzes. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Auf langsamen Rechnern lässt sich die Tabelle wesentlich zügiger bearbeiten.