Mit Zeichen- und Absatzvorlagen lassen sich Dokumente blitzschnell umformatieren. Einfach die Absatzvorlage ändern – etwa für Überschriften –, und schon erscheinen alle Überschriften in neuem Design. Vorausgesetzt, das Dokument wird konsequent mit Zeichen- und Absatzvorlagen formatiert. Vielen Anwender ist es aber zu mühsam, über die Formatliste den einzelnen Absätzen und Zeichen das richtige Format zuzuweisen; sie verzichten auf die Formatvorlagen. Was viele Anwender nicht wissen: Die Vorlagen lassen sich auch per Tastenkombination aufrufen. Der Umweg über das Menü oder die Formatliste wird damit überflüssig.

Im ersten Schritt müssen die Formatvorlagen mit den gewünschten Tastenkombinationen verknüpft werden. Hierzu den Befehl “Extras | Anpassen | Tastatur” aufrufen und im Feld “Bereich” per Mausklick auf das Pluszeichen die Liste “Formatvorlagen” öffnen. Die Vorlagen sind hier in englischer Schreibweise sortiert. Mit “CharacterStyles” sind die Zeichenvorlagen gemeint, die Liste “ParagraphStyles” enthält die Absatzvorlagen. Um eine Tastenfolge zuzuweisen, die gewünschte Vorlage auswählen, im oberen Fenster eine unbenutzte Tastenkombination auswählen und auf “Ändern” klicken. Jetzt lassen sich Überschriften, Zitate, Abbildungen und andere Formate ganz ohne Maus zuweisen.