Mit jeder Mail wird die Postfachdatei, in der Outlook alle Daten speichert, immer größer. Und damit Outlook immer langsamer. Um die PST-Datei möglichst klein zu halten, sollten nicht nur alte Mails gelöscht, der Papierkorb geleert und der Spamordner aufgeräumt werden. Alte Mails sind dann zwar verschwunden, kleiner wird die PST-Datei trotzdem nicht. Erst der Befehl „Jetzt komprimieren“ verringert die Dateigröße.
Das liegt daran, dass beim Löschen zwar die Originalmails verschwinden, der so gewonnene Speicherplatz in der PST-Datei aber nur als „frei“ markiert wird. An der Dateigröße ändert sich nichts. Kleiner wird die PST-Datei erst, wenn sie defragmentiert wird. Hierzu den Befehl „Extras | Optionen“ aufrufen, ins Register „E-Mail-Setup“ wechseln und auf „Datendateien“ klicken. Im folgenden Fenster die Datendatei markieren, auf „Einstellungen“ und dann auf „Jetzt komprimieren“ klicken. Damit sucht Outlook in der Datendatei nach leerem Speicherplatz, entfernt ihn tatsächlich aus der Datei und schreibt die PST-Datei neu. Das Ergebnis ist eine schlankere (und damit schnellere) Postfachdatei.
