Wenn in Exceltabellen nur bestimmte Eingaben zulässig sind – etwa bei der Auswahl eines Landes -, sollten Auswahllisten zum Einsatz kommen. Mit einem Trick müssen die Listen nur einmal angelegt werden, um sie im Tabellenblatt gleich an mehreren Stellen verwenden zu können.

Ein Beispiel: In einer Tabellenzelle sollen nur die Länder Deutschland, Österreich und Schweiz zur Auswahl stehen. Hierzu zuerst in einer Spalte untereinander die zulässigen Länder eintragen. Dann alle Namen markieren und den Befehl „Einfügen | Namen | Definieren“ aufrufen (bei Excel 2007 geht’s per Rechtsklick und „Bereich benennen“) und einen passenden Namen wie „Länderliste1“ eingeben.

Dann die Zelle markieren, in der die Auswahlliste benötigt wird, den Befehl „Daten | Gültigkeit“ aufrufen (bei Excel 2007 „Daten | Datenüberprüfung“) und aus der Liste „Zulassen“ den Eintrag „Liste“ wählen. Dann ins leere Feld „Quelle“ klicken, die Taste [F3] drücken und die Liste auswählen, zum Beispiel „Länderliste1“. Jetzt akzeptiert Excel in dieser Zelle nur noch Werte aus der vorgegebenen Liste.