Im Dialogfenster „Extras | Optionen“ können im Bereich „OpenOffice.org | Benutzerdaten“ persönliche Daten wie Name, Adresse oder E-Mail ergänzt werden. Alle dort eingegebenen Benutzerdaten werden automatisch in jedem Dokument abgelegt. Wer das nicht möchte, kann das Speichern der persönlichen Daten unterbinden.
Um ein Dokument ohne die unter „Benutzerdaten“ hinterlegten persönlichen Daten zu speichern, das betreffende Dokument öffnen und den Befehl „Datei | Eigenschaften“ aufrufen. Im Register „Allgemein“ das Kontrollkästchen „Benutzerdaten verwenden“ deaktivieren und das Fenster mit OK schließen. Danach das Dokument neu speichern.
Damit bleiben die Benutzerdaten zwar in OpenOffice hinterlegt (und können z.B. über Feldfunktionen genutzt werden), aber nicht mehr mit dem Dokument gespeichert. Wichtig: Die Einstellung bezieht sich nur auf das jeweils bearbeitete Dokument. Bei neuen Dokumenten ist die Option „Benutzerdaten verwenden“ standardmäßig wieder aktiviert.
