Dokumentvorlagen kennen Sie sicher aus den Office-Programmen Word und Excel. In einer Vorlage lässt sich ein gemeinsames Design für viele gleichartige Dokumente definieren. Eher unbekannt sind dagegen die Outlook-Mailvorlagen.

Eine Mail-Vorlage ist besonders dann nützlich, wenn Sie immer wieder ähnliche Mails verschicken müssen. Und so gehen Sie vor, um eine Mailvorlage einzurichten, beispielsweise für eine Rechnungs-Mail:

  1. Starten Sie Outlook (im Beispiel wird Outlook 2013 verwendet).
  2. Als Nächstes öffnen Sie das Fenster zum Schreiben einer neuen E-Mail.
  3. Geben Sie nun den Text und etwaige Bilder so ein, wie Sie sie jedes Mal brauchen.
  4. Ist die Vorlage fertig, senden Sie sie nicht weg, sondern klicken stattdessen auf „Datei, Speichern unter…“.
  5. Im Feld „Dateityp“ unten im Fenster stellen Sie „Outlook-Vorlage (*.oft)“ ein. Speichern Sie die Vorlage jetzt zum Beispiel auf dem Desktop.

Immer wenn Sie eine Mail mit dieser Vorlage versenden wollen, genügt fortan ein Doppelklick auf die Vorlagen-Datei. Sie müssen nur noch den Text anpassen, eventuelle Anlagen einfügen und die Nachricht senden. So sparen Sie sich viel Zeit.

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