Wird ein Word-Dokument gedruckt, ist es ärgerlich, wenn man zuvor vergessen hat, das Datum oder ein Inhaltsverzeichnis auf den neuesten Stand zu bringen. Damit kein Papier mehr durch veraltete Daten vergeudet werden muss, kann Word Felder beim Drucken selbsttätig aktualisieren.
Diese Funktion ist besonders praktisch bei Dokumenten mit dynamischen Inhalten wie Seitenzahlen, Inhaltsverzeichnissen, Querverweisen oder Datumsfeldern. Statt manuell alle Felder zu kontrollieren und zu aktualisieren, erledigt Word das automatisch beim Druckvorgang.
Automatische Aktualisierung in Microsoft 365 und Word 2021 einrichten
In den aktuellen Word-Versionen (Microsoft 365, Word 2021 und Word 2024) funktioniert die Einrichtung folgendermaßen: Klickt auf Datei und dann auf Optionen. Im sich öffnenden Dialog wählt ihr die Rubrik Anzeige aus. Hier findet ihr die Option Felder vor dem Drucken aktualisieren – setzt den Haken und bestätigt mit OK.
Für Nutzer älterer Versionen wie Word 2016 oder Word 2019 ist der Weg identisch: Datei, Optionen, Anzeige und dann den entsprechenden Haken setzen.
Was passiert beim automatischen Update?
Sobald ihr diese Option aktiviert habt, werden beim Druckvorgang alle Feldtypen in eurem Dokument automatisch aktualisiert. Dazu gehören:
- Inhaltsverzeichnisse und Abbildungsverzeichnisse
- Datum- und Zeitfelder
- Seitenzahlen und Querverweise
- Formeln in Tabellen
- Literaturverzeichnisse
- Index-Einträge
Die Aktualisierung erfolgt dabei nur für den Druckvorgang – das ursprüngliche Dokument bleibt unverändert, außer ihr speichert es explizit nach dem Drucken.
Besonders nützlich für professionelle Dokumente
Diese Funktion ist ein echter Gamechanger für alle, die regelmäßig mit umfangreichen Dokumenten arbeiten. Berichte, wissenschaftliche Arbeiten, Handbücher oder Verträge enthalten oft viele automatisch generierte Elemente. Ohne die automatische Aktualisierung kann es passieren, dass das gedruckte Inhaltsverzeichnis nicht zu den tatsächlichen Seitenzahlen passt oder Querverweise ins Leere zeigen.
Alternative: Manuelle Aktualisierung vor dem Druck
Falls ihr die automatische Option nicht nutzen möchtet, könnt ihr auch manuell alle Felder vor dem Drucken aktualisieren. Dazu markiert ihr das gesamte Dokument mit Strg+A und drückt anschließend F9. Word aktualisiert dann alle Felder im Dokument auf einmal.
Tipp für Microsoft 365-Nutzer
In der Cloud-basierten Version von Microsoft 365 werden viele Felder bereits während der Bearbeitung automatisch aktualisiert. Die Druckoption bleibt aber dennoch sinnvoll, da sie als zusätzliche Sicherheit fungiert und auch Felder erfasst, die möglicherweise übersehen wurden.
Auch für Mac-Nutzer verfügbar
Übrigens: Diese Option lässt sich auch am Mac einrichten. Der Weg ist ähnlich, nur dass ihr über die Word-Menüleiste zu den Einstellungen gelangt.
Fazit: Einmal einrichten, dauerhaft profitieren
Die automatische Feldaktualisierung beim Drucken ist eine der unterschätzten Word-Funktionen, die euch viel Zeit und Ärger sparen kann. Einmal aktiviert, müsst ihr euch keine Gedanken mehr darüber machen, ob alle Angaben in eurem Dokument auf dem neuesten Stand sind. Das spart nicht nur Papier, sondern auch peinliche Situationen mit veralteten Ausdrucken bei wichtigen Terminen oder Präsentationen.
Zuletzt aktualisiert am 31.03.2026
