Der Papierkalender ist tot: Es lebe die elektronische Terminverwaltung! Jeder Online-Dienst (wie Google, Outlook etc.) hat neben dem E-Mail-Posteingang auch einen Kalender, den Sie im Zuge der Synchronisation auf Smartphone, Tablet und PC bringen können. Damit sind Sie immer synchron und verpassen keinen Termin mehr. Allerdings ist der effektive Umgang mit Terminen abhängig von einigen Voraussetzungen. Frei nach dem Motto „Wie man in den Wald hineinruft“.

Wenn Sie einen neuen Termin versenden, dann fordern Sie im Standard vom Empfänger eine Rückmeldung ein. Viele Programme zeigen diese auch als RVSP (aus dem Französischen stammende Schriftformel für répondez s’il vous plaît, bitte antworten Sie) an. Das mach bei Terminen mit kleiner Teilnehmerrunde Sinn, wenn Sie aber viele Teilnehmer einladen, dann platzt irgendwann Ihre Mailbox vor Zu- und Absagen. In einem solchen Fall macht es Sinn, die Terminbestätigung einfach nicht anzufordern. Das geht ganz einfach: Klicken Sie im Termin auf Antwortoptionen > Bitte um Antwort und entfernen Sie den Haken.

Damit können Sie immer noch die Antworten der Eingeladenen sehen und haben einen Überblick über den Termin, die Antortmails bleiben aber aus.

Ein stetes Ärgernis für jeden Terminorganisator ist die kommentarlose Absage von Terminen durch Eingeladene. Will derjenige nicht teilnehmen? Hat er keine Zeit oder kein Interesse? Übernimmt jemand anders seinen Part? Diese Fragen können Sie dem Einladenden schnell beantworten, indem Sie nicht nur auf Ablehnen tippen, sondern Antwort vor dem Senden bearbeiten auswählen. Damit können Sie noch einen Kommentar hinzufügen, die der Einladende sieht und seine Planung entsprechend anpassen kann.