Mails leben nicht nur von dem Text, sondern vor allem auch von Formatierungen und Bildern. Mit Outlook als E-Mail-Client können Sie im Normalfall, wie mit einer kleinen Textverarbeitung den Text zu gestalten. Wenn die entsprechenden Schaltflächen in einer neuen E-Mail aber ausgegraut sind, dann ist guter Rat teuer. Keine Sorge: das bekommen Sie schnell in den Griff!

Das Problem liegt meist in der Formatierung der E-Mail. Normalerweise sollte diese direkt als HTML (das Format von Internetseiten) oder RTF (Das Rich Text Format von Word) angelegt werden. Dann können Sie frei Formatierungen und Multimedia-Elemente in den Text integrieren. Bekommen Sie aber eine E-Mail, die vom Absender im reinen Textformat geschickt wurde, dann wir die Antwort automatisch auch als Text-E-Mail angelegt.

Die Lösung ist relativ einfach: Gehen Sie in der E-Mail auf Text formatieren, dann wählen Sie unter Format HTML oder Rich-Text aus. Die E-Mail wird automatisch umgewandelt und Sie können Sie ab sofort nach Wunsch formatieren.

Wenn neu angelegte E-Mails immer erst einmal im Text-Format sind, dann sollten Sie die Voreinstellungen ändern: Klicken Sie im Outlook Hauptfenster auf Datei > Optionen > E-Mail und Wählen Sie unter Nachrichten verfassen die Option Nachrichten in diesem Format verfassen > HTML aus. Jede neue E-Mail wird nun als HTML-Mail angelegt. Sollte der E-Mail-Client des Empfängers damit nicht umgehen können, dann werden Bilder als Anhang angezeigt und die Formatierungen gehen verloren. Lesbar ist der Inhalt aber immer noch.