Das PDF-Format ist für viele Anwender die optimale Lösung, um Dokumente auszutauschen. Die Dateien sind meist kleiner als die Word-Originale, das Format ist mit dem kostenlosen Adobe Reader plattformübergreifend lesbar und damit ein Standard. Früher war es so, dass Sie nur mit teurer Zusatzsoftware PDFs erzeugen konnten. Das hat sich mit Windows 10 geändert: Microsoft hat viele Funktionalitäten direkt integriert.

Der erste Punkt: Sie können keine Zusatzsoftware auf Ihrem PC installieren, der Adobe Reader ist aber nicht installiert? Kein Problem: Im Standard hat Microsoft dem PDF-Format ein – auf den ersten Blick überraschendes – Standardprogramm zugeordnet: Edge. Der Browser kann direkt im Auslieferungszustand PDF-Dateien öffnen. Doppelklicken Sie einfach auf die Datei oder den Mailanhang, und schon öffnet Edge es. Und dabei können Sie sogar noch direkt Anmerkungen darin aufnehmen.

Auch das Erzeugen einer PDF-Datei geht mit Bordmitteln: Gehen Sie in einem beliebigen Programm auf Datei > Exportieren  > PDF/XPS-Dokument erstellen und wählen Sie dann als Dateiformat PDF aus.

Windows 10 erzeugt nun eine PDF-Datei aus Ihrem Inhalt. Natürlich enthält diese nur die statischen Elemente, also keine Makros, aber das ist beim PDF-Format normal.

Wenn Sie ein riesiges Dokument umgewandelt haben und auf die Dateigröße schauen müssen, dann wählen Sie Minimale Größe aus. Das Dokument wird klein, die Darstellungsqualität wir dafür bei hochauflösenden Inhalten wie Bildern etwas schlechter, aber noch lesbar.