Nichts ist so schön wie die Verteilung von Aufgaben an Andere. Sie kennen die Bedeutung des Begriffes “Team”? Toll, ein anderer macht´s! Aber ernsthaft: Die Erfahrung zeigt, dass das Verteilen von Aufgaben auf Zuruf nicht das optimale Vorgehen ist. Zu schnell gehen Aufgaben verloren und werden so nicht oder nur verspätet erledigt. Microsoft hat das erkannt und in Office 365 den Microsoft Planner als (Online-) Programm hinzugefügt.

Starten Sie den Planner online unter https://tasks.office.com, dann müssen Sie sich als erstes mit Ihren Nutzerdaten am Office 365-Konto anmelden. Wenn Sie das noch nicht getan haben, dann legen Sie als erstes einen neuen Plan an. Der Plan dient als Klammer um zusammengehörige Aufgaben. Ob das nun ein Projekt (im professionellen Umfeld) oder eine Geburtstagsfeier (im privaten) ist.

In dem neuen Plan können Sie dann Aufgaben zuweisen. Diese Zuweisung läuft anhand der E-Mail-Adresse des- oder derjenigen, die die Aufgabe erledigen sollen. Da Aufgaben meistens in einem bestimmten Zeitraum erledigt sein sollen, geben Sie der Aufgabe gleich den Erledigungstermin mit.

Die Aufgabe wird im Plan gespeichert, parallel dazu aber auch per E-Mail an den Empfänger versendet. Reagiert dieser nicht, dann bekommt er automatisiert Erinnerungsmails. Er kann dann den Status pflegen und im Idealfall die Aufgabe später als erledigt markieren.