Mailingliste, Newsletter, Exceltabellen mit Mitgliederdaten: Tolle Möglichkeiten, vielen Menschen auf einen Streich Informationen zukommen zu lassen. Was technisch so einfach scheint ist nicht ganz so unproblematisch, wie der erste Blick vermuten lässt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die größten Fehler vermeiden können!

Die Zeiten von ungetrübter Massenmailfreude sind spätestens seit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorbei. Zumindest im nicht-privaten Bereich benötigen Sie eine rechtliche Grundlage, denn die E-Mail-Adressen sind ja auch personenbezogene Daten. Im Zweifel konsultieren Sie einen Experten!

Gehen wir davon aus, dass Sie eine Grundlage für die Versendung von E-Mails an viele Adressaten gleichzeitig haben, dann sollten Sie vor allem auf zwei Dinge achten:

E-Mail-Empfänger bei Massen-E-Mails gehören ins BCC: Normalerweise schreiben Sie die Empfänger einer E-Mail in die AN-Zeile. Bei einer Massen-E-Mail sollten Sie das nicht tun, denn dann sieht jeder Empfänger jeden anderen. Das ist nicht angenehm, wenn die Empfänger sich nicht alle kennen. Datenschutzrechtlich ist es ebenfalls kritisch. Stattdessen schicken Sie die Mail an sich selbst und nehmen die eigentlichen Empfänger in die BCC-Zeile. Dann sieht jeder Empfänger nur seine Adresse und die Ihre.

Zu viele E-Mails parallel können als SPAM angesehen werden: Je mehr Empfänger Ihre E-Mail hat, desto mehr einzelne E-Mails werden verschickt. Der ein oder andere E-Mail-Server vermutet einen SPAM-Angriff und verzögert oder sperrt die Zustellung Ihrer E-Mail. Dann bekommen Sie in Ihren Posteingang eine Nachricht. Wenn das passiert, versuchen Sie beim nächsten Mal die E-Mails in kleineren Tranchen zu schicken.