Microsoft Office versucht, so viel wie möglich Vereinfachungen für die tägliche Arbeit seiner Anwender zu erreichen. Automatisierungen, Makros, neue Funktionen, all das soll helfen Zeit zu sparen. Manchmal aber sorgt eine solche vermeintliche Hilfe für unnötige Risiken. Ein schönes Beispiel: Die Autovervollständigung von E-Mail-Adressen bei Outlook. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.

E-Mail-Adressen sind oft lang und kryptisch, und so versucht Outlook, Ihnen möglichst viel vorzusoufflieren. Beginnen Sie eine E-Mail-Adresse in der Adresszeile einer E-Mail einzugeben, dann versucht Outlook, diese zu komplettieren. Die Basis dafür sind bereits versendete oder empfangene E-Mails und das Adressbuch. Für den Anwender ist das superbequem: Sobald die die passende Adresse angezeigt wird, fügt ein Druck auf die Tab- oder die Eingabetaste diese ein. Das geht deutlich schneller, als sie manuell einzugeben oder aus dem Adressbuch herauszusuchen.

Diese Geschwindigkeit hat aber ein Risiko: Ähnliche E-Mailadressen gehen Ihnen durch. waltermueller@gmx.de und waltermueller@gmx.de sind leicht zu verwechseln. Da passiert es leicht, dass eine Email an den falschen Empfänger geht. Was auf den ersten Blick peinlich ist, kann teuer werden. Vertrauliche Daten oder personenbezogene Daten, die an den falschen Empfänger gehen, können empfindliche Strafen nach sich ziehen.

Die Autovervollständigung ist in Outlook im Standard eingeschaltet, die können Sie aber deaktivieren. Unter Datei > Optionen > E-Mail rollen Sie in den Bereich Nachrichten senden. Dort deaktivieren Sie Beim Ausfüllen der Zeilen “An”, “Cc” und “Bcc” Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Liste vorschlagen.