Wer andere regelmäßig erreichen möchte – ob nun mit aktuellen News und Inhalten, mit Produkten oder Botschaften -, kommt um einen eigenen Newsletter praktisch nicht herum. Newsletter werden per E-Mail verschickt – und sollten so gestaltet sein, dass die Empfänger den Inhalt willkommen heißen. Technik und Inhalt müssen stimmen.

Über einen Newsletter lassen sich Interessenten, Fans oder Kunden erreichen. Vorausgesetzt allerdibgs, der Newsletter erfüllt die Sicherheitsstandards, ist spannend für Leser und attraktiv gestaltet.

Gerade kleine Vereine oder Unternehmen, die gerade erst mit dem Aufbau eines eigenen Newsletters starten, greifen dafür gerne auf kostenlose Tools zurück. Solche Tools helfen zum Beispiel beim Verwalten der E-Mail-Listen und Versand der Newsletter. Verständlich, doch nicht immer eine gute Wahl. Doch es gibt einiges zu beachten, damit die Verwaltung des Newsletters nicht zur Qual wird.

Kostenfreie Newsletter-Tools sind nicht immer die beste Wahl

Newsletter sind optimal dazu geeignet, E-Mail Rundschreiben zu verschicken.  Wenn aber Firmen oder Vereine, ohne lange zu überlegen, zum erstbesten kostenlosen Tool greifen, kann das spätestens dann zum Ärgernis werden, wenn die Zahl der Abonnenten anwächst. Wenn dann nämlich keine Analysen der Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren des Newsletterversands möglich sind, verschenken Firmen und Vereine wertvolles Potenzial.

Bei der Auswahl der kostenlosten Tools ist es ratsam, sich einen Anbieter auszusuchen, der möglichst hilfreiche Auswertungs- und Optimierungsmöglichkeiten bietet. Bevor wir uns diesen Merkmalen widmen, sollen zuerst die Vorteile und Nachteile von Gratis-Newslettern vorgestellt werden.

Vorteile von kostenlosen Newsletter-Tools

Gratis-Newsletter bieten einige Vorteile, die sich allerdings von Anbieter zu Anbieter unterscheiden. Es ist stets zu prüfen, welcher Angebotsumfang nutzbar ist. Außerdem ist unbedingt zu checken, welchen Funktionsumfang die bezahlte Version bereithält. Dadurch lassen sich unter Umständen Nachteile der Gratis-Version verschmerzen, weil später – sobald die Umsätze reinkommen – attraktive Funktionen zur Verfügung stehen, um auf Erfolgskurs zu gehen.

Vorteile

  • Der größte Vorteil ist die Kostenfreiheit.
  • Die gesammelten Adressen bleiben im Besitz des Kunden.
  • Gratis-Versionen professioneller Anbieter sorgen dafür, dass die Mails garantiert bei den Newsletter-Empfängern eingehen. Die Technik hinter dem kostenfreien Tool wird von Profis bereitgestellt und gewartet. Nutzer können sich auf ihre Arbeit konzentrieren und haben mit technischen Problemen nichts zu tun.
  • Nutzer können ohne Kosten ins E-Mail Marketing einsteigen und Erfahrungen sammeln, die der Performance der eigenen Website
  • Mit dem Gratis-Tool können User sich mit der Software vertraut machen, bevor sie eine kostenpflichtige Version buchen.
  • Solange nicht die vom Anbieter festgelegte zulässige Listengröße bzw. Mailanzahl pro Monat überschritten wird, können die meisten Tools dauerhaft gratis genutzt werden.
  • Je nach Anbieter lassen sich bis zu 50.000 Nachrichten pro Monat kostenlos verschicken.

Wer wissen will, welcher Anbieter umfangreiche Listen pro Monat zulässt, sollte den Beitrag „Kostenlose Newsletter-Tools im Vergleich: Halten sie wirklich, was sie versprechen?“ lesen. Hier werden bekannte Freemium-Anbieter genau unter die Lupe genommen. Im Vergleich stehen Sendinblue/Newsletter2Go, CleverReach, Benchmark, Newstroll, Mailjet, CleverElements und GetResponse.

Möglichst unkompliziert und schnell soll der Newsletterversand erfolgen.

Nachteile von kostenlosen Newsletter Tools

Die kostenlosen Tools stellen ihre Software nicht aus purer Freundlichkeit zur Verfügung, sondern sie verfolgen ein Ziel. In der Regel sind die Gratis-Tarife das Einsteigermodell, denn so funktionieren Freemium-Modelle. Sobald die Zahl der Abonnenten wächst oder die Zahl der versendeten E-Mails steigt, ist in einen Bezahltarif zu wechseln. Manchmal erfolgt der Wechsel auch unabhängig davon nach Ablauf einer Gratis-Probephase.

Nachteile

  • Wenn keine Erfahrungen mit Newslettern vorliegen, lässt sich nicht überblicken, welche Funktionen sich später als die wichtigsten herausstellen. Deshalb ist die Gefahr groß einen Anbieter zu wählen, dessen Angebot am Ende nicht zu den eigenen Anforderungen passt.
  • Beim E-Mail Marketing lassen sich hilfreiche Performance-Auswertungen nutzen, um einen Newsletter zu optimieren. Kostenfreie Tools bieten zwar einige wichtige Basisfunktionen, doch oft sind gerade die Funktionen nicht verfügbar, die es braucht, um signifikante Verbesserungen zu erreichen.

Um zu beurteilen, welche Funktion für die eigenen Anforderungen wichtig ist, sollten sich Interessenten darüber informieren, bevor sie sich für das Angebot eines bestimmten Anbieters entscheiden. Die Unterschiede hinsichtlich Service und Qualität sind nämlich signifikant. Wenn geplant ist, dauerhaft kostenfrei Newsletter zu verschicken, dann muss der Anbieter die individuellen Mindestanforderungen erfüllen. Welche Funktionen langfristig eine wichtige Rolle spielen, erläutert die folgende Auflistung.

1.    A/B-Tests

Hinter dieser Bezeichnung verbirgt sich eine Marketingstrategie, die zwei verschiedene Varianten des Newsletters an unterschiedlichen Gruppen ausprobiert. Mithilfe des Tests lässt sich herausfinden, welche Variante besser funktioniert. Die verschicken Newsletter unterscheiden sich in einigen Details, liefern aber denselben Inhalt. Die Reaktionen auf die beiden verschiedenen Newsletter werden gemessen und es zeigt sich, welcher Newsletter zum Beispiel häufiger geöffnet wurde oder wie viele Leser pro Variante auf einen „Kaufen“-Link geklickt und später etwas gekauft haben. Diese Erkenntnisse helfen dabei, den Newsletter immer weiter zu optimieren.

2.    Intelligente Sendezeiten-Optimierung

Wie lässt sich ermitteln, um welche Uhrzeit die Zielgruppe am häufigsten einen Newsletter öffnet? Mit der intelligenten Sendezeit-Optimierung lässt sich das herausfinden. Die Software wertet aus, wie die Reaktionen/Öffnungsraten eines Newsletters zu einem bestimmten Zeitpunkt sind und passt die Sendezeiten nach intelligenten Methoden immer weiter an. Mit der Zeit steigt die Zahl der Empfänger, die die Newsletter zum „richtigen“ Zeitpunkt erhalten und entsprechend öffnen.

3.    Integrierte Bilddatenbanken und Bildeditor

Newsletter mit Bildern werden wesentlich öfter geöffnet als solche ohne. Wenn ein kostenfreier Newsletter aber mit Bildern arbeitet, die schon Dutzende Male von anderen verwendet wurden, sticht er nicht aus der Masse hervor. Deshalb ist es ratsam bei der Auswahl eines kostenfrei Newsletteranbieters auf eine integrierte Bilddatenbank zu setzen. Ist diese nicht enthalten, können kostenfreie oder günstige Bilddatenbanken als – etwas umständliche – Alternative dienen.

Mit einem Bildeditor lassen sich Bildgrößen bearbeiten, Bilder spiegeln oder Schriftzüge ergänzen. So lässt sich der visuelle Effekt des Newsletters noch weiter verbessern. Fehlt ein solcher Bildeditor, sind Nutzer auf die allgemeinen Einstellungen angewiesen und müssen damit leben.

4.    Vorschaumodus Newsletter

Der Vorschaumodus für den Newsletter ist hilfreich, um die Anzeige in verschiedenen E-Mail Providern zu prüfen. Schließlich soll der Newsletter in jedem Format und auf jedem Endgerät perfekt aussehen. Diese Vorschau ist deshalb sehr zu empfehlen und sollte in der Gratis-Version verfügbar sein.

5.    Spam-Filter

Wenn ein toll gestalteter Newsletter im Spamordner landet, wird er nicht gelesen. Damit die investierte Arbeit nicht ungesehen verpufft, ist die Funktion des Spam-Checkers hilfreich. Die Funktion überprüft wesentliche Aspekte im Newsletter, die üblicherweise zur Einstufung als Spam führen. Das sind zum Beispiel die eingebauten Links, das Verhältnis von Text zum Bild und anderes mehr.

6.    Umfangreiche Listengröße

Je nach Einsatzbereich sollte die Zahl der möglichen Empfänger lang genug sein. Kleine Vereine kommen vielleicht schon mit 250 Mailadressen zurecht, andere brauchen 5000. Ist die Anzahl der Kontakte nicht begrenzt, dann ist es bei der Gratis-Version in der Regel die Anzahl der gesendeten Nachrichten pro Monat. Diese muss zu den eigenen Anforderungen passen, da das Tool sonst schnell an seine Grenzen stößt.

Fazit: Gratis Newsletter eignen sich für Einsteiger ohne weitreichende Ambitionen

Wer einen Newsletter für einen kleinen Verein nutzen will und nicht vorhat, tief ins Online Marketing einzusteigen, ist mit den meisten Gratisversionen und Newsletter Tools gut beraten. Doch sobald finanzielle Interessen dahinter stecken, gewinnen die verfügbaren Funktionen an Bedeutung. Deshalb empfiehlt es sich, die einzelnen Anbieter sorgfältig miteinander zu vergleichen und den auszuwählen, der langfristig mit den geplanten Zielen zusammenpasst.