Microsoft Teams schafft einen virtuellen Raum für Besprechungen. Was aber, wenn jemand darin ist, der da nicht hingehört? Raus mit ihm!
Selten wird eine Teams-Besprechung spontan einberufen. Der Link zur Besprechung ist meist in dem Termin enthalten, den alle Teilnehmer bekommen haben. Jeder Teilnehmer kann dann durch einen Klick darauf in die Besprechung gelangen. Je mehr Teilnehmer aber im Verteiler sind, desto eher schleicht sich mal ein Tippfehler oder eine Verwechslung ein. Kurz: Im Termin ist plötzlich jemand, der da gar nicht hingehört.
Besonders ärgerlich wird es, wenn sich externe Personen über geteilte Besprechungslinks einwählen, die eigentlich nicht an der Diskussion teilnehmen sollten. Oder wenn Kollegen versehentlich den falschen Besprechungsraum betreten – bei der Vielzahl an täglichen Teams-Meetings passiert das schneller als gedacht.
Verschiedene Arten von ungebetenen Gästen
Nicht alle unerwünschten Teilnehmer sind gleich. Da gibt es zum einen die klassischen menschlichen Teilnehmer, die sich verklickt haben oder fälschlicherweise eingeladen wurden. Die lassen sich meist mit einem freundlichen Hinweis dazu bewegen, die Besprechung zu verlassen.
Anders sieht es bei technischen Teilnehmern aus: Microsoft Teams Rooms-Systeme, Surface Hubs oder andere Konferenzraum-Hardware können sich automatisch einwählen und bleiben dann hartnäckig in der Besprechung. Auch KI-Assistenten und Aufzeichnungsservices, die mittlerweile standardmäßig in vielen Unternehmen mitlaufen, können unerwünscht werden, wenn sie in der falschen Besprechung landen.
Seit 2024 gibt es zudem vermehrt Bot-Teilnehmer für Transkription und automatische Übersetzung. Diese Services von Drittanbietern wie Otter.ai oder DeepL können sich ebenfalls in Besprechungen verirren, wenn die Integration nicht sauber konfiguriert ist.
Löschen von Teilnehmern
Aus der Situation zu entkommen, ist eigentlich leicht: Die freundliche Bitte an den ungebetenen Gast, die Besprechung zu verlassen, bewirkt meist Wunder. Wenn es sich denn um eine Person aus Fleisch und Blut handelt! Manche Teilnehmer in Terminen sind das nicht: Raumsysteme beispielsweise, die mehrere Teilnehmer mit Kamera und Mikrofon an dem Termin teilnehmen lassen. Die lassen sich leider nicht durch gutes Zureden davon überzeugen, die Besprechung zu verlassen.
Das Problem ist Teams nicht fremd, und so bietet die App auch die Möglichkeit, Teilnehmer zu entfernen. Allerdings nicht da, wo der Anwender es vermuten würde! Statt in den Teilnehmerbildern der Besprechung müsst ihr auf das Symbol mit der kleinen Figur oben rechts im Teams-Bildschirm klicken, dann auf die drei Punkte. Im sich öffnenden Menü entfernt dann ein Klick auf Aus Besprechung entfernen den Teilnehmer sowohl aus der Besprechung selbst als auch aus dem Besprechungs-Chat.
Erweiterte Moderationsfunktionen
Microsoft hat die Moderationsmöglichkeiten in Teams seit 2023 deutlich ausgebaut. Besprechungsorganisatoren und Co-Organisatoren können jetzt noch granularer steuern, wer was darf. In den Besprechungsoptionen lässt sich bereits vor dem Meeting festlegen, dass nur bestimmte Personen andere Teilnehmer einladen oder entfernen dürfen.
Eine besonders nützliche Funktion ist der „Lobby“-Bereich. Hier warten externe Teilnehmer, bis sie explizit von einem Moderator zugelassen werden. Das verhindert von vornherein, dass sich ungebetene Gäste unbemerkt einschleichen können.
Für wiederkehrende Besprechungen könkönnt ihr auch Template-Einstellungen definieren. Dabei werden Teilnehmerlisten und Berechtigungen automatisch auf neue Termine übertragen – das spart Zeit und reduziert Fehler.
Sicherheit geht vor
Beim Entfernen von Teilnehmern solltet ihr bedenken: Wer einmal entfernt wurde, kann sich über den ursprünglichen Besprechungslink möglicherweise wieder einwählen. Wenn es sich um einen wirklich problematischen Teilnehmer handelt, empfiehlt es sich, eine neue Besprechung zu erstellen und nur die gewünschten Personen erneut einzuladen.
Alternativ könnt ihr in den Besprechungsoptionen die Funktion „Wer kann die Lobby umgehen“ auf „Nur Organisatoren und Co-Organisatoren“ setzen. Dann müssen alle anderen Teilnehmer explizit zugelassen werden – auch die, die bereits früher an ähnlichen Besprechungen teilgenommen haben.
Für besonders sensible Gespräche bietet Teams auch die Möglichkeit, Besprechungen zu „sperren“. Dann können sich auch Personen mit dem Link nicht mehr einwählen, bis die Sperre wieder aufgehoben wird. Diese Funktion findet ihr über das Drei-Punkte-Menü in der Teilnehmerleiste.
Zuletzt aktualisiert am 22.02.2026
