Freigaben von Dateien sollen nicht für immer sein, und doch vergisst man sie oft. Mit unserem Hack könnt Ihr Euch für OneDrive alle Freigaben anzeigen lassen und dann schnell entscheiden, welche Ihr entfernen wollt!
Dateifreigaben haben meist einen begrenzten Sinn: In einem Projekt sollen mehrere Anwender gleichzeitig auf eine Datei zugreifen können – nach dem Ende des Projektes aber nicht mehr. Jede Freigabe birgt das Risiko, dass jemand auf Eure Daten zugreift, obwohl Ihr das eigentlich nicht mehr wollt.
Besonders im Homeoffice und bei Remote-Arbeit sind die Freigaben von Cloud-Speichern wie OneDrive explodiert. Schnell mal einen Link zur Präsentation verschickt, kurz die Excel-Tabelle geteilt oder das PDF für die Kollegen freigegeben – und schon sammeln sich dutzende aktive Freigaben an, die oft monatelang bestehen bleiben.
OneDrive-Freigaben zentral verwalten
Bei Dateifreigaben auf einem OneDrive – auf Grund der Integration in Windows und Microsoft 365 die am häufigsten verwendete Freigabemethode – könnt Ihr Euch alle Freigaben auf einmal anzeigen lassen:
- Klickt im Webclient von OneDrive links im Menü auf Geteilt.
- Aktiviert dann die Registerkarte Von Ihnen geteilt im Detailfenster.
- OneDrive zeigt jetzt alle freigegebenen Dateien in einer Liste an. Wo die in der Verzeichnisstruktur des OneDrive stehen, erkennt Ihr in der Angabe unter dem Dateinamen.
- Um die Freigabe zu ändern oder zu beenden, klickt mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und dann auf Zugriff verwalten. Hier könnt Ihr nun Zugriffen entfernen oder verändern.
Neue Features für bessere Kontrolle
Microsoft hat die Freigabe-Verwaltung in OneDrive 2025/2026 deutlich verbessert. Besonders praktisch ist die neue Bulk-Funktion: Ihr könnt jetzt mehrere Freigaben gleichzeitig auswählen und mit einem Klick beenden. Das spart Zeit beim großen Aufräumen.
Neu ist auch die automatische Benachrichtigung bei alten Freigaben. OneDrive schlägt Euch proaktiv vor, Freigaben zu überprüfen, die länger als 90 Tage bestehen. Diese Funktion findet Ihr in den OneDrive-Einstellungen unter „Sicherheit & Datenschutz“.
Mobile Verwaltung wird einfacher
Die OneDrive-App für iOS und Android hat 2025 ein umfassendes Update der Freigabe-Verwaltung erhalten. Über das Menü „Geteilt“ → „Von mir geteilt“ habt Ihr jetzt auch mobil den vollständigen Überblick. Praktisch: Push-Benachrichtigungen warnen Euch vor verdächtigen Zugriffen auf geteilte Dateien.
Besonders für Unternehmen interessant ist die neue Audit-Funktion in Microsoft 365. Administratoren können jetzt detaillierte Reports über alle Freigaben in der Organisation erstellen und Richtlinien für automatisches Freigabe-Management definieren.
Sicherheitstipps für bessere Kontrolle
Regelmäßige Kontrolle: Plant alle 3-6 Monate eine Freigabe-Bereinigung ein. Erstellt Euch dafür einen Kalendereintrag – es dauert meist nur wenige Minuten, spart aber viel Ärger.
Link-Typen bewusst wählen: OneDrive bietet verschiedene Freigabe-Optionen. „Jeder mit dem Link“ ist praktisch, aber riskant. Besser: „Bestimmte Personen“ oder „Personen in meiner Organisation“.
Ablaufdaten nutzen: Seit 2024 könnt Ihr bei jeder Freigabe ein Ablaufdatum setzen. Der Link wird dann automatisch deaktiviert – perfekt für temporäre Projekte.
Passwort-Schutz aktivieren: Bei sensiblen Dokumenten solltet Ihr zusätzlich ein Passwort setzen. Das geht über „Zugriff verwalten“ → „Weitere Einstellungen“.
Alternative: PowerShell für Power-User
Für technisch versierte Nutzer bietet Microsoft PowerShell-Cmdlets zur Freigabe-Verwaltung. Mit wenigen Zeilen Code könnt Ihr alle Freigaben exportieren, filtern und sogar automatisiert bereinigen. Das PowerShell-Modul „Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell“ macht es möglich.
Warum Freigabe-Hygiene wichtig ist
Vergessene Freigaben sind ein unterschätztes Sicherheitsrisiko. Ehemalige Mitarbeiter, externe Dienstleister oder Projektpartner haben oft noch Zugriff auf sensible Daten. Bei DSGVO-Prüfungen oder Sicherheitsaudits können solche „Karteileichen“ richtig teuer werden.
Zudem verbessert eine saubere Freigabe-Struktur die Übersichtlichkeit und Performance Eures OneDrive. Weniger aktive Freigaben bedeuten weniger Synchronisation und schnellere Reaktionszeiten.
Die regelmäßige Kontrolle von OneDrive-Freigaben ist also mehr als nur Ordnung halten – es ist aktiver Datenschutz und Sicherheitsmanagement. Mit den neuen Tools von Microsoft wird diese Aufgabe immer einfacher und effizienter.
Zuletzt aktualisiert am 22.02.2026
