Wem dürft Ihr ein Dokument zeigen? Oft steht das irgendwo im Dokument mit Vermerken wie „Vertraulich“ oder „Öffentlich“. Microsoft gibt mit der Azure Information Protection (AIP) eine Möglichkeit, das direkt im Dokument als Attribut zu verankern.
Im privaten Umfeld werdet Ihr das Problem selten vorfinden, wenn aber nur der Hauch von Vertraulichkeit in Euren Dokumenten vorhanden ist, dann ist das Euer täglich Brot: Im Verein, in der Firma, mit dem Steuerberater oder Anwalt. Da gibt es dann verschiedene Vertraulichkeitsstufen:
öffentlich: Jeder darf das Dokument lesen
intern: Nur interne Benutzer (intern im Sinne einer Firma, Kanzlei etc.)
vertraulich: Nur bestimmte, festlegbare Personen dürfen das Dokument lesen.
streng vertraulich: Nur bestimmte, vorher festgelegte Personen dürfen das Dokument lesen.
In der Azure Information Protection (die unter Microsoft 365/Azure vom Administrator installiert und aktiviert werden muss) könnt Ihr diese Klassifizierung direkt über das Symbol Vertraulichkeit in der Symbolleiste der E-Mail vornehmen.
Hier ist der intern-Status noch einmal unterteilt in intern beschäftige und extern Beschäftigte. Das berücksichtigt, dass beispielsweise in einem Projekt sowohl der Firma zugehörige als auch von externen Firmen eingekaufte Benutzer als intern gelten können.
Wenn Ihr die Funktion häufiger nutzt, dann klickt einmal im Menü auf Leiste anzeigen, dann wird aus dem Symbol in der Symbolleiste eine immer dargestellte Leiste mit den Informationsklassifizierungen.
