Arbeiten im Team bedeutet immer, dass auch Zugriff auf E-Mails und Termine anderer Postfächer nötig ist. Die Aussage „Habe ich Dir freigegeben!“ ist hier nur der erste Schritt. Wir zeigen, wie Ihr die freigegebenen Postfächer in Outlook einbinden könnt – sowohl in der klassischen Desktop-Version als auch in Outlook für Microsoft 365.
Das Postfach eines Benutzers ist im ersten Schritt eine lokale Angelegenheit: Es wird angelegt im Outlook auf dem PC des Benutzers, ist aber – zumindest bei einem Microsoft 365- oder Exchange-Postfach – natürlich nur eine Kopie des Serverpostfaches. Hat der Besitzer eine Freigabe erteilt, dann meldet Ihr Euch nicht mit diesem Konto an, sondern bindet es nur ein. Das hat den Vorteil, dass der Eigentümer kein Passwort weitergeben muss, sondern für jeden Zugreifenden die Berechtigungen selbst festlegen kann.
Freigegebenes Postfach in Outlook Desktop einbinden
Für die klassische Outlook-Version (die noch immer in vielen Unternehmen Standard ist) geht Ihr folgendermaßen vor:
- Klickt in Outlook auf Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
- Klickt in der Übersicht der Konten auf Euer aktuelles Outlook-Konto, dann auf Ändern.
- Um an die zusätzlichen Postfächer zu kommen, müsst Ihr als nächstes auf Weitere Einstellungen klicken.
- In der Registerkarte Erweitert könnt Ihr dann das freigegebene Postfach Hinzufügen.
Neue Wege in Outlook für Microsoft 365
Microsoft hat die Einbindung von geteilten Postfächern in den neueren Versionen deutlich vereinfacht. In Outlook für Microsoft 365 (dem „neuen“ Outlook) funktioniert es oft automatisch:
Automatische Erkennung: Freigegebene Postfächer erscheinen meist automatisch in der Seitenleiste, ohne dass Ihr manuell eingreifen müsst. Das liegt daran, dass Microsoft die Synchronisation zwischen Server und Client verbessert hat.
Manuelle Einbindung bei Bedarf: Falls das automatische Einbinden nicht funktioniert, geht über Einstellungen > E-Mail > Geteilte Postfächer und fügt die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs hinzu.
Outlook Web App: Geteilte Postfächer online verwalten
In der Browser-Version von Outlook (Outlook on the Web) ist die Einbindung noch einfacher geworden. Klickt einfach mit der rechten Maustaste in der Ordnerübersicht und wählt „Geteiltes Postfach hinzufügen“. Gebt die E-Mail-Adresse ein – fertig.
Der Vorteil: Änderungen in der Web-App synchronisieren sich automatisch mit den Desktop- und mobilen Versionen.
Mobile Geräte: Shared Mailboxes auf dem Smartphone
Auch die Outlook-App für iOS und Android unterstützt geteilte Postfächer mittlerweile sehr gut. Nachdem Ihr das Postfach am Desktop oder in der Web-App hinzugefügt habt, erscheint es automatisch auch in der mobilen App.
Tipp: In den App-Einstellungen könnt Ihr festlegen, welche geteilten Postfächer auch offline verfügbar sein sollen – das spart Speicherplatz und Datenvolumen.
Berechtigungen verstehen und nutzen
Das so eingebundene Postfach erscheint in der Ordnerübersicht Eures Outlook. Was Ihr mit den Elementen machen könnt, hängt von den Rechten ab. Microsoft unterscheidet hier zwischen verschiedenen Berechtigungsebenen:
Vollzugriff: Ihr könnt E-Mails lesen, versenden, löschen und den Posteingang verwalten – praktisch als wärt Ihr der Besitzer.
Senden als: Erlaubt es, E-Mails im Namen des Postfachbesitzers zu versenden.
Senden im Auftrag von: E-Mails werden mit dem Zusatz „im Auftrag von“ versendet.
Nur Lesen: Beschränkt Euch auf das Lesen von E-Mails ohne weitere Aktionen.
Sollt Ihr beispielsweise Mails aus diesem Postfach versenden und bekommt eine Fehlermeldung, dann kontaktiert den Eigentümer des Postfaches. Der kann die Berechtigungen in der Microsoft 365 Admin-Konsole oder über PowerShell-Befehle anpassen.
Häufige Probleme und Lösungen
Postfach wird nicht angezeigt: Wartet bis zu 30 Minuten nach der Freigabe. Die Synchronisation zwischen Exchange Server und Outlook-Client kann etwas dauern.
Keine Sendeberechtigungen: Prüft, ob Euch die entsprechenden „Senden als“-Rechte erteilt wurden. Diese müssen separat vergeben werden.
Langsame Synchronisation: Besonders bei großen geteilten Postfächern kann die erste Synchronisation Zeit brauchen. Nutzt in solchen Fällen den Cached Exchange Modus.
Sicherheit und Best Practices
Geteilte Postfächer sind praktisch, bergen aber auch Sicherheitsrisiken. Achtet darauf, nur die minimal nötigen Berechtigungen zu vergeben und regelmäßig zu prüfen, wer Zugriff hat. In der Microsoft 365 Compliance-Zentrale könnt Ihr Audit-Logs einsehen und nachverfolgen, wer wann auf geteilte Postfächer zugegriffen hat.
Tipp: Nutzt geteilte Postfächer statt gemeinsamer Kennwörter – das ist nicht nur sicherer, sondern auch DSGVO-konformer, da sich alle Aktionen einzelnen Nutzern zuordnen lassen.
Zuletzt aktualisiert am 21.02.2026
