Microsoft justiert regelmäßig die kostenlosen Outlook-Konten und drängt Nutzer zu kostenpflichtigen Microsoft 365-Abos. Lohnt sich der Wechsel oder reicht euer kostenloser Account?
Kostenlose Dienste sind praktisch – zumindest für euch. Die Anbieter wollen euch aber meist recht schnell zu kostenpflichtigen Upgrades bewegen. Microsoft macht da keine Ausnahme: Regelmäßig werden die Grenzen für kostenlose Outlook-Konten angepasst, um Microsoft 365-Abonnements attraktiver zu machen. Die Frage ist: Braucht ihr wirklich mehr Speicher und Features, oder reicht euer kostenloser Account völlig aus?
Seit 2026 hat Microsoft die kostenlosen Speicherkontingente erneut überarbeitet. Während früher 15 GB OneDrive-Speicher standard waren, sind es mittlerweile nur noch 5 GB für neue Accounts. Bestandsnutzer behalten ihre ursprünglichen Kontingente – vorerst. Bei den E-Mail-Postfächern bleibt es bei 15 GB, aber auch hier kündigt Microsoft regelmäßige Anpassungen an.
Outlook: Wie voll ist euer Postfach?
E-Mails bestehen zwar hauptsächlich aus Text, aber die Anhänge können ordentlich Platz fressen. Besonders Fotos, Videos oder Office-Dokumente summieren sich schnell zu mehreren Gigabyte. Dazu kommen noch automatisch gespeicherte Kopien eurer gesendeten Nachrichten und eventuell Spam, der sich ansammelt.
Um herauszufinden, wie viel Speicher euer Postfach aktuell belegt:
- Klickt auf diesen Link, um direkt in die Speicher-Übersicht zu gelangen.
- Alternativ klickt in eurem Postfach auf das Zahnrad oben rechts, dann auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
- Wählt links Allgemein, dann rechts Speicher.
- Dort seht ihr die aktuelle Belegung (Wert vor „von“) und eure maximale Kapazität (Wert nach „von“).
- Neu seit 2025: Microsoft zeigt auch eine Prognose, wann euer Speicher bei aktuellem Verbrauch voll sein wird.
Falls euer Postfach zu voll wird, könnt ihr gezielt große Anhänge löschen. Die neue Funktion „Speicher-Optimierung“ in den Einstellungen hilft dabei, automatisch alte Mails mit großen Anhängen zu identifizieren.
OneDrive: Wie viel Platz habt ihr wirklich?
Bei OneDrive wird es komplizierter. Microsoft hat 2024 angekündigt, dass Fotos aus WhatsApp-Backups und automatische Handy-Uploads künftig stärker auf das Speicherkontingent angerechnet werden. Was früher „kostenlos“ war, zählt jetzt voll mit.
Der OneDrive-Speicher wird übrigens nicht nur für eure bewusst hochgeladenen Dateien genutzt. Auch Backups von Windows-Einstellungen, Office-Dokumente aus Teams und sogar Screenshots landen dort – oft ohne dass ihr es merkt.
So checkt ihr euren OneDrive-Verbrauch:
- Geht in euer OneDrive über den Webbrowser.
- Klickt auf das Zahnrad oben rechts, dann auf Optionen > Speicher verwalten.
- Oben seht ihr den verwendeten Speicher – seit 2025 aufgeschlüsselt nach Kategorien.
- Unter Ihre aktuellen Pläne findet ihr euer maximales Speicherkontingent.
- Neu: Die Funktion „Intelligente Speicherbereinigung“ schlägt automatisch vor, welche Dateien ihr löschen könnt.
Lohnt sich Microsoft 365?
Die Frage nach dem Upgrade hängt von eurem Nutzungsverhalten ab. Microsoft 365 Personal kostet etwa 7 Euro monatlich und bietet 1 TB OneDrive-Speicher plus die vollständigen Office-Anwendungen. Für Familien gibt es Microsoft 365 Family für rund 10 Euro – mit 6 TB Gesamtspeicher für bis zu 6 Personen.
Das Upgrade lohnt sich, wenn ihr:
– Regelmäßig an euer Speicherlimit stoßt
– Die Desktop-Versionen von Word, Excel und PowerPoint braucht
– Premium-Features wie erweiterten Spam-Schutz oder E-Mail-Verschlüsselung nutzen wollt
– Teams-Integration für die Arbeit benötigt
Bleiben könnt ihr bei der kostenlosen Version, wenn ihr:
– Hauptsächlich webbasiert arbeitet (Office Online reicht meist)
– Wenig große Dateien speichert
– Alternative Cloud-Dienste für Backups nutzt
Alternativen im Blick behalten
Falls euch Microsofts Speicher-Politik ärgert, gibt es Alternativen. Google bietet mit Gmail und Google Drive ähnliche kostenlose Kontingente, allerdings mit denselben Upgrade-Strategien. Echte Alternativen sind datenschutzfreundliche Anbieter wie Proton Mail oder deutsche Anbieter wie Posteo und Mailbox.org.
Wichtig: Bevor ihr wechselt, sichert eure Daten. Microsoft bietet dafür Export-Tools, aber der Umzug dauert seine Zeit und sollte gut geplant werden.
Unterm Strich: Prüft regelmäßig euren Speicherverbrauch und räumt auf. Oft reichen die kostenlosen Kontingente länger als gedacht.
Zuletzt aktualisiert am 19.02.2026
