Meine eBooks

SCHIEB+ Report

Mein Newsletter

Copilot in Outlook: KI in E-Mails

von | 12.03.2024 | Tipps

Copilot ist mittlerweile in fast alle Office-Apps integriert. In Outlook versteckt sich Copilot ein wenig subtiler. Hier geht es aktuell vor allem darum, schnell passende E-Mails zu schreiben oder den Inhalt von eingegangenen E-Mails zu verstehen. Wir zeigen euch, wie ihr das optimal nutzen könnt.

In der Symbolleiste im Posteingang von Outlook findet ihr folglich erst einmal keinen separaten Copilot-Button. Erst, wenn ihr eine neue E-Mail erzeugt oder eine eingegangene E-Mail beantwortet, dann blendet sich Copilot ein.

Analysieren einer E-Mail mit Copilot

Bei E-Mails ist es wie bei längeren Texten: Sie können sehr lang und unübersichtlich sein. Auch hier kann Copilot durch die Analyse und Zusammenfassung der Inhalte helfen.

  • Öffnet die E-Mail, dann erscheint oben am Bildschirmrand Zusammenfassung durch Copilot. Klickt darauf.
  • Copilot nimmt die Informationen aus dem Body der E-Mail und analysiert den Inhalt. Die Zusammenfassung könnt ihr dann wieder wie gewohnt weiterverwenden, wenn das Sinn macht.

Analysieren einer E-Mail mit Copilot

Um beim Erstellen einer Antwort oder einer neuen E-Mail Unterstützung von Copilot zu bekommen, müsst ihr die neue E-Mail erst einmal öffnen. Erst dann erscheint in der Symbolleiste im Fenster der E-Mail die Copilot-Schaltfläche.

  • Wenn Ihr die Mail erst einmal selbst schreiben wollt und erst dann Empfehlungen von Copilot bekommen wollt, dann klickt auf Coaching mit Copilot.
  • Dazu müssen erst einmal mindestens 100 Zeichen eingegeben sein, damit die Grundlage für die Analyse vorliegt.
  • Copilot analysiert Wortwahl, Ton, Wortwiederholungen und Zusammenhänge in der E-Mail und bietet dann verschiedene Verbesserungsvorschläge an.
  • Klickt am besten durch die einzelnen Alternativen und schaut euch an, was besser klingt. Wählt dann diese Variante aus oder verwendet Teile davon.
  • Oft macht es Sinn, nur den Anfang der E-Mail als Analysegegenstand zu verwenden. Nachdem ihr wisst, wie Copilot die Mail formulieren würde, könnt Ihr selbst im entsprechenden Stil weiterschreiben und somit eine zusätzliche persönliche Note hineinbringen.

Schreiben einer E-Mail mit Copilot

Um eine neue E-Mail mit Copilot schreiben zu lassen, klickt in der neuen E-Mail auf das Copilot-Symbol und dann auf Entwurf mit Copilot.

  • Gebt eine möglichst genaue Beschreibung des gewünschten Inhalts der E-Mail ein und klickt dann auf Generieren.
  • Je genauer die Beschreibung ist, desto besser ist die Mail vorformuliert. Wenn euch noch Inhalte darin fehlen, dann ist das kein Problem: Gebt die zusätzlichen Anforderungen einfach unter Möchten Sie noch etwas ändern ein und schickt die Anfrage neu ab.
  • Copilot fügt die neuen Informationen an der Stelle ein, an der der KI sinnvoll scheint.
  • Wenn die E-Mail so passt, dann klickt auf Beibehalten und versendet sie.
  • Um einen alternativen Entwurf zu bekommen, klickt auf Neu generieren.