Wenn ihr mit Microsoft Teams arbeitet, dann teilt ihr nicht nur die Daten aus der Besprechung mit anderen Anwendern, sondern auch die eine oder andere Zusatzinformation. Das könnt und solltet ihr nur wissentlich tun!
Vertraulich sollte vertraulich bleiben
Teams wird immer mehr zur Alternative zum persönlichen Gespräch und löst dieses in vielen Fällen gar ganz ab. Die Tatsache, dass ihr eigentlich alleine seid, und die anderen Teilnehmer nur virtuell dabei sind, führt schnell zu Unvorsichtigkeit: Ihr teilt Informationen, die nicht für alle Anwenenden gedacht sind, weil ihr im Zweifel gar nicht merkt, wer alles an dem Termin teilnimmt.
- Versichert euch über die Liste der Teilnehmer, welche Benutzergruppen im Termin sind und was diese wissen dürfen.
- Achtet beim Teilen von Dokumenten darauf, dass es deutlich mehr auffällt, wenn eine Person eine Leinwand in einem Besprechungsraum abfotografiert als wenn sie in ihrem eigenen Büro ein Bildschirmfoto von vertraulichen Unterlagen macht!
Welche Informationen teilt ihr unwissentlich?
Teams geht bei manchen Informationen einfach davon aus, dass ihr diese teilen wollt, auch wenn das nicht der Fall ist. Zwei Dinge solltet ihr hier kontrollieren und die Einstellungen vornehmen, die eurem Verständnis von Datenschutz entsprechen:
- Dazu wechselt in die Teams-Einstellungen, indem ihr auf die drei Punkte neben eurem Kontaktbild oben rechts und dann auf Einstellungen tippt.
- Klickt in der rechten Leiste auf Datenschutz.
Im Normalfall zeigt Teams den anderen Teilnehmern eines Chats an, wenn ihr eine Nachricht gelesen habt. Der Kreis mit dem Haken neben der Nachricht (der erst nur die erfolgreiche Zustellung anzeigt, wird dann ausgefüllt). Das führt oft dazu, dass ihr Beschwerden bekommt, warum ihr nicht auf die Nachricht antwortet, obwohl ihr sie gelesen habt. Egal, ob ihr sie nur versehentlich gesehen habt oder überhaupt keine Zeit zur Antwort hattet. Wenn ihr das vermeiden wollt, denn deaktiviert Lesebestätigungen.
Zu den Verwaltungsinformationen, die Teams zu einer Besprechung führt, gehören auch Daten zu Eurer Teilnahme: Wer ihr seid, wie lange ihr teilgenommen habt und einige Informationen mehr werden automatisch gespeichert. Das ist nicht immer in eurem Sinn, ihr müsst es aber auch nicht hinnehmen: Deaktiviert in den Datenschutzeinstellungen einfach die Option Mich in Anwesenheitsberichten identifizieren, um das zu verhindern.
