Wenn ihr mit Microsoft Teams arbeitet, dann teilt ihr nicht nur die Daten aus der Besprechung mit anderen Anwendern, sondern auch die eine oder andere Zusatzinformation. Das könnt und solltet ihr nur wissentlich tun!
Vertraulich sollte vertraulich bleiben
Teams hat sich zu einem der wichtigsten Kommunikationstools in deutschen Unternehmen entwickelt und löst persönliche Gespräche oft vollständig ab. Die Tatsache, dass ihr eigentlich alleine seid, und die anderen Teilnehmer nur virtuell dabei sind, führt schnell zu Unvorsichtigkeit: Ihr teilt Informationen, die nicht für alle Anwesenden gedacht sind, weil ihr im Zweifel gar nicht merkt, wer alles an dem Termin teilnimmt.
- Versichert euch über die Liste der Teilnehmer, welche Benutzergruppen im Termin sind und was diese wissen dürfen.
- Achtet beim Teilen von Dokumenten darauf, dass es deutlich mehr auffällt, wenn eine Person eine Leinwand in einem Besprechungsraum abfotografiert als wenn sie in ihrem eigenen Büro ein Bildschirmfoto von vertraulichen Unterlagen macht!
- Nutzt die neue „Lobbybereich“-Funktion für sensible Meetings, um vorab zu kontrollieren, wer wirklich teilnimmt.
- Aktiviert End-to-End-Verschlüsselung für vertrauliche Gespräche mit bis zu 50 Teilnehmern.
Welche Informationen teilt ihr unwissentlich?
Teams geht bei manchen Informationen einfach davon aus, dass ihr diese teilen wollt, auch wenn das nicht der Fall ist. Microsoft hat zwar die Datenschutzkontrollen verbessert, aber ihr müsst sie auch nutzen. Vier wichtige Bereiche solltet ihr kontrollieren:
- Wechselt in die Teams-Einstellungen, indem ihr auf euer Profilbild oben rechts und dann auf Einstellungen klickt.
- Navigiert zu Datenschutz in der linken Menüleiste.
Lesebestätigungen clever steuern
Im Normalfall zeigt Teams den anderen Teilnehmern eines Chats an, wenn ihr eine Nachricht gelesen habt. Der Kreis mit dem Haken neben der Nachricht wird dann ausgefüllt. Das führt oft dazu, dass ihr Beschwerden bekommt, warum ihr nicht auf die Nachricht antwortet, obwohl ihr sie gelesen habt. Egal, ob ihr sie nur versehentlich gesehen habt oder überhaupt keine Zeit zur Antwort hattet.
Seit 2025 könnt ihr diese Funktion granular steuern: Deaktiviert Lesebestätigungen komplett oder nur für bestimmte Chats. Alternativ nutzt den „Fokus“-Modus, der automatisch Lesebestätigungen pausiert, wenn ihr gerade beschäftigt seid.
Anwesenheitsberichte und KI-Insights
Zu den Verwaltungsinformationen, die Teams zu einer Besprechung führt, gehören auch detaillierte Daten zu eurer Teilnahme: Wer ihr seid, wie lange ihr teilgenommen habt, wie oft ihr das Mikrofon genutzt habt und sogar KI-basierte „Engagement-Scores“. Diese Daten fließen in Berichte für Vorgesetzte ein.
Deaktiviert in den Datenschutzeinstellungen die Option Mich in Anwesenheitsberichten identifizieren und die neue Funktion KI-basierte Teilnahme-Insights, um das zu verhindern.
Neue Datenschutz-Features 2026
Microsoft hat die Datenschutzkontrollen deutlich erweitert:
- Empathie-Erkennung: Teams kann mittlerweile eure Stimmung während Calls analysieren. Deaktiviert „Emotionale KI-Analyse“ in den Einstellungen.
- Hintergrund-Scanning: Die KI erkennt sensible Inhalte in eurem Hintergrund und warnt euch. Praktisch, aber die Daten werden verarbeitet.
- Copilot-Integration: Der neue Teams Copilot merkt sich alles aus euren Meetings. Unter „KI-Features“ könnt ihr die Datensammlung begrenzen.
- Biometrische Authentifizierung: Gesichtserkennung für Meeting-Zugang ist standardmäßig aktiviert – prüft die Einstellungen unter „Sicherheit“.
DSGVO-konforme Nutzung
Besonders in Deutschland müsst ihr auf DSGVO-Konformität achten. Microsoft hat nachgebessert:
- Aktiviert den „EU-Datenschutzmodus“ unter Einstellungen > Region
- Nutzt die „Datenminimierung“-Option, die nur notwendige Metadaten sammelt
- Prüft regelmäßig unter „Meine Daten“ welche Informationen gespeichert sind
Praktische Tipps für den Arbeitsalltag
Zum Schluss noch ein paar bewährte Praktiken:
- Nutzt separate Teams-Accounts für verschiedene Projekte mit unterschiedlichen Vertraulichkeitsstufen
- Aktiviert die neue „Vertraulichkeits-Labels“ Funktion für automatische Klassifizierung
- Verwendet die integrierten Data Loss Prevention (DLP) Features
- Macht regelmäßig einen „Privacy Check-up“ in den Einstellungen
Datenschutz in Teams ist kein einmaliges Setup, sondern braucht kontinuierliche Aufmerksamkeit. Die Tools sind da – ihr müsst sie nur nutzen.
Zuletzt aktualisiert am 18.02.2026
