Wem dürft Ihr ein Dokument zeigen? Oft steht das irgendwo im Dokument mit Vermerken wie „Vertraulich“ oder „Öffentlich“. Microsoft gibt mit Microsoft Purview Information Protection (früher Azure Information Protection) eine Möglichkeit, das direkt im Dokument als Attribut zu verankern und durchzusetzen.
Im privaten Umfeld werdet Ihr das Problem selten vorfinden, wenn aber nur der Hauch von Vertraulichkeit in Euren Dokumenten vorhanden ist, dann ist das Euer täglich Brot: Im Verein, in der Firma, mit dem Steuerberater oder Anwalt. Da gibt es dann verschiedene Vertraulichkeitsstufen:
öffentlich: Jeder darf das Dokument lesen
intern: Nur interne Benutzer (intern im Sinne einer Firma, Kanzlei etc.)
vertraulich: Nur bestimmte, festlegbare Personen dürfen das Dokument lesen.
streng vertraulich: Nur bestimmte, vorher festgelegte Personen dürfen das Dokument lesen.
Von Azure zu Microsoft Purview
Microsoft hat 2023 seine Sicherheits- und Compliance-Tools unter der Marke Microsoft Purview zusammengefasst. Was früher Azure Information Protection (AIP) hieß, ist heute Teil von Microsoft Purview Information Protection. Die Funktionalität ist dabei sogar erweitert worden – ihr bekommt jetzt intelligentere Klassifizierung und bessere Integration in die Microsoft 365-Apps.
In Microsoft Purview Information Protection (die unter Microsoft 365 vom Administrator aktiviert werden muss) könnt Ihr diese Klassifizierung direkt über das Symbol Vertraulichkeit in der Symbolleiste von Outlook, Word, Excel oder PowerPoint vornehmen.
Hier ist der intern-Status noch einmal unterteilt in intern Beschäftigte und extern Beschäftigte. Das berücksichtigt, dass beispielsweise in einem Projekt sowohl der Firma zugehörige als auch von externen Firmen eingekaufte Benutzer als intern gelten können.
Automatische Klassifizierung wird Standard
Seit 2024 setzt Microsoft verstärkt auf KI-gestützte automatische Klassifizierung. Das System erkennt automatisch sensible Inhalte wie Kreditkartennummern, Sozialversicherungsnummern oder Geschäftsgeheimnisse und schlägt passende Vertraulichkeitslabels vor. Ihr müsst also nicht mehr jedes Dokument manuell klassifizieren.
Besonders praktisch: Die Integration in Microsoft Copilot. Wenn Ihr ein Dokument mit Copilot erstellt oder bearbeitet, wird automatisch die passende Klassifizierung vorgeschlagen. Das spart Zeit und reduziert menschliche Fehler bei der Einstufung.
Was passiert bei falscher Klassifizierung?
Das System verhindert aktiv Datenlecks. Versucht jemand, ein als „streng vertraulich“ klassifiziertes Dokument an eine nicht autorisierte Person zu senden, blockiert Outlook die E-Mail. Bei OneDrive und SharePoint werden die Berechtigungen automatisch entsprechend der Klassifizierung gesetzt.
Compliance und rechtliche Aspekte
Seit der Verschärfung der DSGVO-Durchsetzung 2025 ist ordentliche Datenklassifizierung praktisch Pflicht. Microsoft Purview hilft dabei, automatisch Audit-Trails zu erstellen und nachzuweisen, dass Ihr verantwortungsvoll mit sensiblen Daten umgeht.
So aktiviert Ihr die Funktion
Wenn Ihr die Funktion häufiger nutzt, dann klickt einmal im Menü auf Leiste anzeigen, dann wird aus dem Symbol in der Symbolleiste eine immer dargestellte Leiste mit den Informationsklassifizierungen.
Für Administratoren: Die Konfiguration erfolgt über das Microsoft Purview Compliance Portal. Dort könnt Ihr eigene Labels definieren, Richtlinien erstellen und festlegen, welche Aktionen bei bestimmten Klassifizierungen automatisch ausgeführt werden.
Integration in andere Apps
Neben den Microsoft-Apps unterstützen inzwischen auch viele Drittanbieter-Programme die Purview-Labels. Adobe Acrobat, verschiedene PDF-Reader und sogar manche Projektmanagement-Tools erkennen die Klassifizierungen und setzen entsprechende Schutzmaßnahmen um.
Fazit: Mehr als nur Labels
Microsoft Purview Information Protection ist weit mehr als nur ein System zum Vergeben von Labels geworden. Es ist ein umfassendes Schutzschild für Eure sensiblen Daten, das proaktiv vor Datenlecks schützt und gleichzeitig Compliance-Anforderungen erfüllt. Wer heute noch manuell „Vertraulich“-Stempel auf Dokumente setzt, lebt definitiv in der Vergangenheit.
Zuletzt aktualisiert am 20.02.2026
