Die Notizen-App in macOS und iOS ist wie geschaffen dafür, kurze Texte, Ideen, Bilder und weitere Inhalte festzuhalten, an die man sich später noch erinnern möchte. Einzelne Notizen lassen sich damit auch bequem als PDF-Dokument speichern – nicht aber sämtliche Notizen in einem Rutsch. Genau hier wird es knifflig, wenn ihr eure komplette Notizen-Sammlung sichern oder zu einem anderen System migrieren wollt.
Warum überhaupt Notizen exportieren?
Es gibt viele gute Gründe, eure Notizen zu exportieren: Ihr wechselt von Mac zu Windows, wollt ein Backup erstellen oder plant den Umstieg auf eine andere Notizen-App wie Obsidian, Notion oder Evernote. Auch bei Firmenwechseln oder dem Verkauf des Macs ist ein vollständiger Export sinnvoll – schließlich stecken oft Jahre an wichtigen Informationen in der Notizen-App.
Die Grenzen der integrierten Export-Funktion
Apple macht es euch nicht gerade einfach. Während ihr einzelne Notizen problemlos als PDF exportieren könnt (Datei > Exportieren als PDF), fehlt eine Funktion für den Massen-Export. Bei hunderten oder tausenden Notizen ist der manuelle Weg schlicht unpraktikabel.
Exporter for Notes.app – das Schweizer Messer für Notizen
Exportieren lassen sich alle Notizen auf einen Schlag mit einem Gratis-Tool namens Exporter for Notes.app. Sie finden es unter https://writeapp.net/notesexporter/. Das Tool wurde 2024 komplett überarbeitet und unterstützt jetzt auch die neuesten macOS-Versionen sowie erweiterte Export-Formate.
Nach dem Download des Programms wird es entpackt und dann gestartet. Jetzt auf den Exportieren-Button klicken, dann einen Ordner auswählen, in dem sämtliche gespeicherten Notizen als einzelne Dateien exportiert werden sollen. Das Programm legt im ausgewählten Verzeichnis einen Unterordner an und legt die erfassten Notizen darin ab.
Neue Features und Export-Formate
Das Tool bietet mittlerweile deutlich mehr Optionen als noch vor Jahren. Ihr könnt zwischen verschiedenen Formaten wählen:
- Plain Text (.txt): Perfekt für einfache Textnotizen
- Markdown (.md): Ideal für technische Dokumentationen und wenn ihr zu Tools wie Obsidian wechselt
- HTML (.html): Behält Formatierungen und eingebettete Bilder bei
- PDF: Für archivierungstaugliche Dokumente
- JSON: Für Entwickler und erweiterte Datenverarbeitung
Installation und erste Schritte
Zum Schluss noch – zumindest bei der ersten Nutzung des Programms – den Zugriff auf die Notizen-App genehmigen, dann kann das Export-Tool seine Arbeit aufnehmen. Seit macOS Sonoma müsst ihr zusätzlich in den Systemeinstellungen unter „Datenschutz & Sicherheit“ den Vollzugriff auf die Festplatte gewähren.
Der Export-Vorgang dauert je nach Anzahl der Notizen wenige Sekunden bis einige Minuten. Das Tool zeigt dabei einen Fortschrittsbalken und informiert euch über eventuelle Probleme beim Export einzelner Notizen.
Alternative: Terminal-Lösung für Profis
Tech-affine Nutzer können auch den direkten Weg über das Terminal gehen. Die Notizen-Datenbank liegt unter ~/Library/Group Containers/group.com.apple.notes/. Mit SQLite-Befehlen lassen sich die Daten direkt auslesen – allerdings ist diese Methode deutlich komplexer und fehleranfälliger.
Automatisierung mit Shortcuts
Seit iOS 16 und macOS Ventura könnt ihr auch die Shortcuts-App nutzen, um regelmäßige Exports zu automatisieren. Erstellt einen Shortcut, der alle Notizen durchgeht und diese als Textdateien in einen Cloud-Ordner exportiert. Das funktioniert besonders gut für tägliche Backups wichtiger Notizen.
Tipps für den perfekten Export
- Startet den Export nur, wenn die Notizen-App geschlossen ist
- Überprüft vorher, ob genügend Speicherplatz vorhanden ist
- Bei sehr großen Notizen-Sammlungen exportiert ordnerweise
- Testet den Export erst mit wenigen Notizen
- Erstellt vor größeren Aktionen ein Time Machine-Backup
Fazit: Endlich Kontrolle über eure Daten
Mit den richtigen Tools müsst ihr nicht länger im Apple-Ökosystem „gefangen“ sein. Der Export eurer Notizen ist mittlerweile unkompliziert möglich und gibt euch die Freiheit, eure Daten zu nutzen, wie ihr wollt. Egal ob für Backups, Systemwechsel oder einfach nur für ein besseres Gefühl der Datenkontrolle – die Optionen sind da.
Zuletzt aktualisiert am 07.03.2026
