Die Kommunikation per E-Mail kanalisiert viele Informationen in einem Medium. Der Mailtext, die Anhänge, die Empfänger, alles zusammen bildet erst den gesamten Informationsstand. Allerdings habt ihr im Standard keine Möglichkeit, für euch selbst eure eigenen Anmerkungen zu hinterlegen. So geht schnell die Zettelwirtschaft wieder los. Das muss nicht sein: Nutzt moderne E-Mail-Tools als Notizblock und fügt Notizen einer empfangenen E-Mail hinzu!
Microsoft Outlook: Der Klassiker mit integrierten Notizen
In Outlook könnt ihr in der Symbolleiste unten links durch einen Klick auf die drei Punkte rechts und dann auf Notizen in die Notizverwaltung. Legt dann eine neue Notiz an, die eure Anmerkung zu der E-Mail enthält.
Öffnet nun die E-Mail, die ihr für euch kommentieren möchtet. Klickt dann auf Aktion > Nachricht bearbeiten. Nun könnt ihr in der empfangenen E-Mail beliebige Bearbeitungen vornehmen. Nun macht es wenig Sinn, tatsächlich im Text Änderungen vorzunehmen. Stattdessen verwendet die gerade angelegte Notiz: Öffnet wieder die Outlook-Notizansicht und schiebt die gewünschte Notiz in die E-Mail. Diese wird nun als Anhang der E-Mail gespeichert und steht euch direkt im Posteingang zur Verfügung.
Alternative: Microsoft Loop Integration
Seit 2024 bietet Microsoft eine elegante Lösung über Loop-Komponenten. Ihr könnt direkt in Outlook eine Loop-Notiz erstellen, die automatisch mit der jeweiligen E-Mail verknüpft wird. Diese Notizen synchronisieren sich across alle Microsoft 365-Apps und bleiben auch bei E-Mail-Weiterleitung erhalten. Klickt einfach auf Einfügen > Loop-Komponente > Notiz.
Gmail: Labels und interne Notizen
Gmail-Nutzer können seit 2023 interne Notizen direkt an E-Mails anhängen. In der Webversion findet ihr das Notiz-Symbol (Stift) in der oberen Symbolleiste einer geöffneten E-Mail. Diese Notizen sind nur für euch sichtbar und durchsuchbar. Zusätzlich könnt ihr erweiterte Labels mit Beschreibungen verwenden, um Kontext zu E-Mails hinzuzufügen.
Apple Mail: Markierungen und Erinnerungen
Apple Mail hat 2025 ein Update erhalten, das es ermöglicht, private Markierungen und Notizen an E-Mails zu heften. Diese Funktion ist sowohl auf iOS als auch macOS verfügbar. Tippt auf das Mehr-Symbol (drei Punkte) und wählt Notiz hinzufügen. Die Notizen synchronisieren sich über iCloud zwischen allen euren Apple-Geräten.
Thunderbird: Add-ons für Notizen
Thunderbird-User können das Add-on „XNote++“ verwenden, das auch 2026 noch aktiv entwickelt wird. Es erlaubt das Anhängen farbiger Notizen direkt an E-Mails. Die Notizen bleiben lokal gespeichert und sind durchsuchbar. Installation über den Add-on-Manager von Thunderbird.
Mobile Lösungen: Spark und Edison Mail
Für mobile Nutzer bieten Apps wie Spark (iPhone/Android) oder Edison Mail erweiterte Notiz-Funktionen. Spark erlaubt es, E-Mails in Teams zu kommentieren und private Notizen hinzuzufügen. Edison Mail hat 2025 eine KI-gestützte Notiz-Funktion eingeführt, die automatisch Zusammenfassungen wichtiger E-Mail-Ketten erstellt.
Rechtliche Hinweise und Best Practices
Dieses Vorgehen ist nur dann empfehlenswert, wenn die E-Mails nicht später als Beweis herhalten müssen. Dann ist eine Veränderung nicht zu empfehlen. Bei geschäftlicher Korrespondenz solltet ihr immer die Original-E-Mail unverändert lassen und Notizen nur als separate Anhänge oder in dafür vorgesehenen Funktionen speichern.
Workflow-Tipp für Profis
Erstellt ein einheitliches System für eure E-Mail-Notizen. Verwendet Präfixe wie „TODO:“, „WICHTIG:“ oder „FOLLOW-UP:“ am Anfang eurer Notizen. So könnt ihr später gezielt nach bestimmten Arten von Anmerkungen suchen. Viele der modernen E-Mail-Clients unterstützen erweiterte Suchfunktionen, die auch den Inhalt von Notizen durchsuchen.
Synchronisation und Backup
Achtet darauf, dass eure Notizen regelmäßig gesichert werden. Cloud-basierte Lösungen wie die Microsoft 365-Integration oder Gmails Server-seitige Speicherung bieten hier Vorteile gegenüber lokalen Add-ons. Bei wichtigen Projekten solltet ihr zusätzlich externe Backup-Lösungen verwenden.
Zuletzt aktualisiert am 03.03.2026
