Ob ihr nun alleine oder im Team arbeitet: Outlook ist der zentrale Anlaufpunkt für die meisten Projektbelange. Ob es nun der Posteingang ist, der Kalender, in dem die Projektmeilensteine stehen oder Kontaktdaten der Ansprechpartner – wenn ihr mehr als ein Projekt habt, dann wird das schnell unübersichtlich. Da helfen die in Outlook frei definierbaren Kategorien.
Kategorien setzen sich aus dem Namen, der Farbe und einer optionalen Tastenkombination, mit der sie ausgelöst werden können, zusammen. In Outlook 2021 und Microsoft 365 findet ihr die vorgefertigten Kategorien unter Start > Kategorisieren. Idealerweise klickt ihr am Anfang einmal darauf und dann auf Alle Kategorien löschen. Die mitgelieferten Kategorien treffen eure Anforderungen meist eher nicht.
Um nun eigene Kategorien anzulegen, klickt ihr auf Start > Kategorisieren > Alle Kategorien. Darin klickt ihr dann auf Neu. Gebt den Namen der Kategorie ein, dann legt ihr eine Farbe fest. In der Übersicht der Outlook-Elemente wird nur die Farbe angezeigt, im geöffneten Element selbst dann auch der Name. Wenn ihr mehrere Kunden habt, dann hilft es, die Farbe der Logos zu nehmen. Je länger ihr aber mit den Kategorien arbeitet, desto mehr kennt ihr die Farben auswendig.
Um eine Kategorie schnell vergeben zu können, klickt ihr auf Tastenkombination und wählt dann eine solche aus. Zur Verfügung stehen CTRL + F2 bis CTRL + F12. Markiert ein oder mehrere Elemente und drückt dann die Tastenkombination, um diesen die Kategorie zuzuweisen.
Kategorien in der Praxis richtig einsetzen
Die wahre Stärke der Kategorien zeigt sich in der täglichen Anwendung. Besonders bei der Suche und Filterung eurer E-Mails. Mit der erweiterten Suche könnt ihr gezielt nach Kategorien filtern – einfach „kategorie:projektname“ in die Suchleiste eingeben. Das funktioniert übrigens auch in der Outlook Mobile App für iOS und Android.
Für Projektmanager besonders praktisch: Kategorien lassen sich mit Regeln automatisieren. Unter Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten könnt ihr einstellen, dass E-Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Betreffzeilen automatisch kategorisiert werden. So landet jede E-Mail von eurem wichtigsten Kunden automatisch in der richtigen farblichen Schublade.
Kategorien teamweit nutzen
In Microsoft 365 Business-Umgebungen können Administratoren Master-Kategorien definieren, die für alle Teammitglieder verfügbar sind. Das sorgt für Einheitlichkeit bei der Projektorganisation. Fragt euren IT-Administrator nach den „Organizational Categories“ – eine Funktion, die 2023 deutlich ausgebaut wurde.
Besonders clever: In geteilten Postfächern werden Kategorien für alle Berechtigten sichtbar. So kann das ganze Team auf einen Blick erkennen, welche E-Mails zu welchem Projekt gehören.
Moderne Alternativen und Ergänzungen
Seit 2024 bietet Outlook auch KI-gestützte Kategorievorschläge. Die Funktion „Smart Categories“ analysiert eure E-Mail-Inhalte und schlägt automatisch passende Kategorien vor. Ihr findet sie in den Outlook-Einstellungen unter „KI-Funktionen“. Besonders bei wiederkehrenden Kundenanfragen oder Projekttypen spart das enorm Zeit.
Ein weiterer Tipp für Power-User: Die Integration mit Microsoft To-Do und Planner. Kategorisierte E-Mails lassen sich direkt in Aufgaben umwandeln, wobei die Kategorie als Tag übernommen wird. Ein Klick auf die drei Punkte in der E-Mail, dann „Aufgabe erstellen“ – schon habt ihr eine farbkodierte Aufgabe in eurer To-Do-Liste.
Kategorien richtig strukturieren
Ein häufiger Fehler: zu viele Kategorien anlegen. Mehr als 8-10 verschiedene Farben kann das menschliche Auge nicht mehr schnell unterscheiden. Besser ist eine hierarchische Struktur: Hauptkategorien für große Projekte oder Abteilungen, Unterkategorien für spezielle Aspekte.
Praktisch bewährt haben sich diese Kategorien-Typen:
– Kundenbezogene Kategorien (nach Firmenfarben)
– Prioritätskategorien (rot für urgent, gelb für wichtig)
– Projektstatus-Kategorien (grün für abgeschlossen, blau für laufend)
– Themenkategorien (orange für Marketing, lila für Entwicklung)
Durch die Kombination mehrerer Kategorien pro E-Mail (seit Outlook 2019 möglich) könnt ihr mehrdimensional kategorisieren. Eine E-Mail kann gleichzeitig „Kunde A“ (blau), „Urgent“ (rot) und „Marketing“ (orange) zugeordnet sein.
Fazit: Kleine Investition, große Wirkung
Die initiale Einrichtung der Kategorien dauert zwar eine halbe Stunde, zahlt sich aber schon nach wenigen Tagen aus. Gerade bei mehreren parallelen Projekten oder wenn ihr täglich mehr als 20 E-Mails bearbeitet, ist das farbliche Kodieren ein echter Produktivitätsbooster. Probiert es aus – euer zukünftiges Ich wird es euch danken.
Zuletzt aktualisiert am 02.03.2026
