Je wichtiger das Thema, desto schneller wächst die Liste der Empfänger an. Das mag als Absicherung toll sein, für die meisten Empfänger ist es aber nervig und hat Risiken. Wir zeigen euch, worauf Ihr achten müsst!
Die richtige Adressierung von Mails
Die Zahl der E-Mails, die am Tag in Eurer Mailbox landen, wird immer größer. Das führt schnell dazu, dass Ihr E-Mails überlest oder ignoriert. Genauso geht es natürlich auch den Empfängern Eurer eigenen E-Mails. Es macht also Sinn, die mit Bedacht zu versenden und die Adressaten richtig zuzuordnen:
- In das AN-Feld gehören die Empfänger, die direkt vom Inhalt der E-Mail betroffen sind und reagieren sollen bzw. eine Aufgabe bekommen.
- In das CC-Feld kommen die Empfänger, die informiert sein sollen, aber nicht direkt etwas zu tun haben.
- Das BCC-Feld hat eine besondere Rolle und sollte nur in speziellen Fällen Verwendung finden.
Wenn Ihr diese Zuweisung falsch macht, dann kommt es schnell vor, dass Personen nicht reagieren oder sich fälschlicherweise angesprochen fühlen. Wichtig auch: Haltet den Kreis der CC-Empfänger möglichst klein. Je mehr Empfänger darin sind und im Verlauf hinzugenommen werden, desto mehr wirkt das als Eskalation des Themas.
Allen Antworten: Vorsicht!
Alle E-Mail-Programme haben zwei Antwort-Möglichkeiten:
- Antworten schickt die Antwort nur an den Absender der E-Mail.
- Allen Antworten antwortet allen Empfängern und Absendern der E-Mail. Dabei werden AN– und CC als Position der E-Mail-Adresse übernommen.
Das Peinliche an der Sache: Schnell klickt Ihr versehentlich auf Allen Antworten, auch wenn die Antwort nur an den Absender gehen soll. So bekommt plötzlich die ganze Firma eine launige Antwort auf eine Verlautbarung, die doch nur eine einzige Person privat sehen sollte.
Wenn Euch das öfter versehentlich passiert, dann solltet Ihr den Mailversand einfach eine Minute verzögern. Oft merkt Ihr den Fehler direkt, dann könnt Ihr die Mail noch aus dem Postausgang löschen! Wenn die Empfänger in einer Organisation und damit auf einem Exchange-Server sitzen, dann könnt Ihr auch versuchen, die E-Mail zurückzurufen.
Verteiler als Empfänger ignorieren
Wenn Ihr auf Empfängerseite von einer Mailkette betroffen seid, dann könnt Ihr da schnell und unkompliziert ausbrechen:
- Klickt eine der E-Mails, die an den großen Verteiler gingen und Euch als Empfänger erreicht haben an.
- Klickt dann in der Registerkarte Start im Bereich Löschen auf Das Symbol mit den Briefumschlägen und dem roten, durchgestrichenen Kreis (als Kurztext seht Ihr Unterhaltung ignorieren).
- Alle zukünftigen Antworten werden jetzt automatisch gelöscht und nerven euch nicht mehr im Posteingang.
