E-Mail-Konten gibt es in zwei Varianten: POP3 und IMAP. Während bei POP3-Konten die Mails vom Server des Anbieters auf den eigenen Rechner kopiert und anschließend auf dem Server gelöscht werden, bleiben die Nachrichten bei IMAP-Konten auf dem Server gespeichert.
Der Vorteil: Das Mailkonto lässt sich mit mehreren Rechnern nutzen, etwa dem Desktop-PC, dem Notebook und dem Handy. Bei den meisten IMAP-Konten werden allerdings nur die Kopfzeilen mit Absender und Betreff heruntergeladen. Die komplette Nachricht erscheint erst nach einem Doppelklick. Wer Mails auch ohne Internetverbindung lesen möchte, sollte daher das Mailprogramm so einstellen, dass nicht nur die Kopfzeilen, sondern die kompletten Nachrichten auf den Rechner kopiert werden.
Um mit Outlook IMAP-Mails bereits beim ersten Mailabruf komplett und inklusive Anlagen herunterzuladen, zunächst in das Dialogfenster „Extras > Konten > E-Mail-Setup > Senden/Empfangen“ wechseln. Anschließend auf „Bearbeiten“ klicken und bei Outlook 2003 die Option „Elemente samt Anlagen downloaden“, bei Outlook 2007 lautet die Option „Vollständige Elemente einschließlich Anlagen“. Die Dialogfenster mit OK schließen. Jetzt werden beim Klick auf „Senden/Empfangen“ die kompletten Nachrichten heruntergeladen und lassen sich auch ohne Internetverbindung lesen.
