Wenn ihr in einem Team gemeinsam arbeitet, dann kommt es oft auch darauf an, gemeinsam Termine abzustimmen. In Outlook könnt ihr Kalender freigeben. Da können kleine Fehler aber große Auswirkungen haben!
Zugriff auf Kalender in Outlook
Um auf einen fremden Kalender in Outlook zugreifen zu können, habt Ihr drei Möglichkeiten:
- Das Abonnieren eines Kalenders: Das bezieht sich meist auf öffentlich verfügbare Kalender wie Feiertage, Bundesligaspiele oder Schulferien. Diese Option funktioniert seit 2025 noch besser, da Microsoft die Synchronisation zwischen verschiedenen Plattformen deutlich verbessert hat.
- Das Einbinden eines anderen Postfaches: Damit habt ihr dann kompletten Zugriff auf alle Elemente des Postfaches. Das macht Sinn, wenn ihr ein Funktionspostfach neben Eurem eigenen, persönlichen Postfach verwaltet, beispielsweise das Info@-Postfach einer Webseite. Mit der neuen Shared Mailbox-Integration von Outlook 2024 ist das noch seamless geworden.
- Die Freigabe des Kalenders des Benutzers mit unterschiedlich starken Berechtigungen und die Nutzung dieser Berechtigungen durch einen anderen Anwender.
Der letzte Fall ist der, der euch am häufigsten begegnen wird: Im Team wollt Ihr die Termine (und manchmal auch Details) der Kollegen sehen.
Freigabe von Kalendern in der Desktop-Version
Um einen Kalender in der klassischen Outlook-Desktop-Anwendung freizugeben, geht wie folgt vor:
- Klickt in Outlook auf das Symbol des Kalenders unten in der Symbolleiste.
- Links in der Spalte seht Ihr dann Euren Kalender.
- Klickt mit der rechten Maustaste darauf, dann auf Freigabeberechtigungen.
- Outlook zeigt Euch die aktuellen Berechtigungen für andere Benutzer in einer Liste an.
- Klickt auf Hinzufügen, um eine neue Freigabe hinzuzufügen.
Freigabe in der neuen Outlook Web App
Seit 2025 hat Microsoft die Benutzeroberfläche für Kalenderfreigaben in der Web-Version deutlich vereinfacht:
- Öffnet Outlook im Browser und wechselt zum Kalender.
- Klickt auf die drei Punkte neben eurem Kalendernamen.
- Wählt Freigeben aus dem Dropdown-Menü.
- Gebt die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der ihr teilen wollt.
- Wählt die gewünschten Berechtigungen aus der neuen, übersichtlicheren Liste.
Die neue Web-Oberfläche zeigt euch zusätzlich eine Vorschau, wie der freigegebene Kalender für die andere Person aussehen wird.
Berechtigungsstufen verstehen
Wichtig sind hier die Berechtigungsstufen, die ihr für den hinzugefügten Benutzer festlegen müsst. Microsoft hat diese 2024 überarbeitet und klarer strukturiert:
- Keine: Der Benutzer sieht nur eine graue Linie als euren Kalender, aber nicht mal die Frei-/Belegt-Zeiten.
- Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin: Der Benutzer sieht die Balken von Terminen und die Art des Termins (Belegt, unter Vorbehalt, außer Haus), aber keine Titel. Perfect für die Terminplanung im Team.
- Kann Titel und Orte anzeigen: Die Option gibt euch Zugriff auf die Details der Termine im Kalender, aber nicht auf Teilnehmer, Anhänge oder andere Inhalte. Das wird die am meisten verwendete Freigabeform sein.
- Kann alle Details anzeigen: Jedes einzelne Detail des Kalenders liegt den Benutzern offen, die diese Berechtigung haben, inkl. aller anhängenden Dokumente. Das solltet ihr genau abwägen, ob das nicht zu weitgehend ist. Beispielsweise, wenn vertrauliche Dokumente in den Terminen hängen.
All diese Freigaben sind rein lesende Freigaben, der Benutzer, der sie erhält, kann an eurem Kalender nichts ändern. Das geht erst, wenn ihr Kann bearbeiten anwählt.
Stellvertreter-Funktion und erweiterte Features
Wenn es sich bei dem einzurichtenden um einen Vertreter handelt (und keine Benutzergruppe), dann könnt ihr eine zusätzliche Option anwählen: Stellvertreter. Dieser hat dann nicht nur alle Rechte auf die Elemente des Kalenders, sondern kann zusätzlich auch noch in Eurem Namen Termine versenden.
Neu seit Ende 2025 ist die Smart Scheduling-Funktion: Wenn ihr einen Kalender mit „Kann Titel und Orte anzeigen“-Berechtigung freigebt, schlägt Outlook automatisch optimale Meetingzeiten vor, basierend auf den Kalendern aller Beteiligten.
Mobile Kalenderfreigabe
Auch in der mobilen Outlook-App für iOS und Android könnt ihr seit 2024 Kalender freigeben:
- Öffnet die Outlook-App auf eurem Smartphone.
- Wechselt zum Kalender-Tab.
- Tippt auf euren Kalendernamen und dann auf das Teilen-Symbol.
- Wählt die Kontakte aus, mit denen ihr teilen wollt.
- Legt die Berechtigungen fest.
Sicherheit und Datenschutz
Achtung: Kalenderfreigaben können sensible Informationen preisgeben. Überlegt euch gut, wem ihr welche Berechtigung gebt. Besonders bei „Kann alle Details anzeigen“ solltet ihr vorsichtig sein. Private Termine, medizinische Termine oder vertrauliche Geschäftsmeetings könnten sonst sichtbar werden.
Tipp: Nutzt die neue Kategorien-basierte Freigabe, die Microsoft 2025 eingeführt hat. Damit könnt ihr nur bestimmte Terminkategorien freigeben, während andere privat bleiben.
Troubleshooting häufiger Probleme
Falls die Kalenderfreigabe nicht funktioniert:
- Prüft, ob beide Benutzer in derselben Microsoft 365-Organisation sind.
- Stellt sicher, dass der Exchange-Server die Freigabe unterstützt.
- Wartet einige Minuten – Änderungen können bis zu 15 Minuten dauern.
- Prüft die Firewall-Einstellungen eures Unternehmens.
Mit der richtigen Kalenderfreigabe wird die Terminkoordination im Team deutlich einfacher. Achtet nur darauf, nicht zu viel preiszugeben!
Zuletzt aktualisiert am 18.02.2026
