Word und Powerpoint schrumpfen

25.07.2008 | Tipps

Eine Präsentation ohne Powerpoint? Für viele kaum noch vorstellbar. Wer etwas zu sagen hat, wirft heute eine Powerpoint-Präsentation an die Wand oder lässt seine Zuhörer gleich auf ein Notebook-Display schauen.

Powerpoint-Dateien sind meist sehr umfangreich

Leider werden die in der Regel äußerst voluminösen, nicht selten etliche Megabyte schweren Powerpoint-Dokumente gerne auch per E-Mail verschickt, etwa zur Information. Eine Unart: Anstatt Kunden, Kollegen oder Partnern ein schlankes, übersichtliches PDF-Dokument zur Verfügung zu stellen, verschicken viele lieber eine Powerpoint-Datei, um strategische Konzepte, Firmenziele oder Umsatzerwartungen zu erläutern.

Das Problem dabei: Mehr Platzverschwendung geht kaum, denn Powerpoint-Dateien, egal ob nun mit Powerpoint selbst oder mit OpenOffice Impress erstellt, verschlingen leicht etliche Megabyte Speicherplatz. Auf der Festplatte kein Problem, doch wer sie per E-Mail verschicken will, bekommt schnell Probleme. Denn viele Mail-Postfächer haben Beschränkungen, was die maximale Dateigröße der Anhänge betrifft. Powerpoint-Dokumente überschreiten diese Grenzen oft. Abgesehen davon dauert das Verschicken derart großer Dateien auch sehr lange.

PPTminimizer macht Powerpoint schlanker

Doch es gibt eine Lösung für das Problem: Der PPTminimizer, eine rund 30 Euro teure Software von Balesio, ist darauf spezialisiert, Powerpoint- und auch Word-Dokumente zu schrumpfen. Aus Dokumenten, die sonst etliche Megabyte verschlingen, werden schlanke, kompakte Dateien, die sich mühelos per E-Mail verschicken lassen. Der Empfänger braucht keine Spezial-Software, um die gepackten Dokumente zu öffnen: PPTminimizer erzeugt reguläre Powerpoint- und Word-Dokumente, sorgt aber eben dafür, dass sie weniger Speicherplatz verbrauchen.

PPTminimizer kann nicht viel, erledigt das aber zuverlässig und schnell. Wer eine Powerpoint-Präsentation verschlanken möchte, öffnet sie im PPTminimizer, klickt auf „Optimiere Datei“, und wenige Sekunden später steht die meist deutlich leichtere Version davon zur Verfügung. Ich habe einige Powerpoint-Präsentationen durch den Verschlanker geschickt. Viele davon sind 60 bis 85% leichter geworden.

Erreicht wird das vor allem, indem speicherplatzfressende Bilder und Multimedia-Elemente im Dokument komprimiert werden. Vor allem den Bildern geht es an den Kragen: Sie werden auf die tatsächlich nötige Größe verkleinert und nicht in voller Qualität gespeichert, wie das in Powerpoint sonst üblich ist. Außerdem wird auch noch die Kompression erhöht. Das reduziert zwar die Brillanz der Fotos und Bilder, allerdings schadet das nur selten. Oft will man ohnehin mal eben eine Präsentation verschicken, die vom Empfänger lediglich „überflogen“ wird. Auf technisch perfekte Fotos in den Folien ist niemand angewiesen. Den Grad der Komprimierung, ob stark, mittel oder leicht, kann der Benutzer im Programm festlegen – und hat so Einfluss darauf, ob Bildqualität oder Speicherplatz Priorität hat.

Auch Word-Dokumente werden kleiner

PPTminimizer kann auf dieselbe Weise auch Word-Dokumente optimieren. Hier sind die Ergebnisse allerdings nicht ganz so beeindruckend: Viele Word-Dokumente im Test wurden kaum oder gar nicht optimiert, sie enthielten keine Bilder oder andere Medienelemente. Doch sobald Fotos oder Bilder enthalten sind, lassen sich mit dem PPTminimizer auch hier durchaus Spareffekte erzielen.

Das Programm ist clever aufgebaut: Es überschreibt die Originale nicht, sondern legt automatisch Kopien an. So hat man Zugriff auf beide Varianten. Da sich der PPTminimizer auch in Outlook integriert, lassen sich Powerpoint- und Word-Dokumente auch ganz bequem aus dem Mail-Programm heraus verkleinern, genau dann, wenn man sie braucht.

Office erweitert

Auch Word und Powerpoint selbst werden um eine entsprechende Funktion erweitert, so dass man direkt aus den Office-Programmen heraus komprimierte Dokumente erstellen kann. Der PPTminimizer zeigt: Es sind oft die kleinen, unscheinbaren Programme, die den Büroalltag vereinfachen helfen.