SPAM-E-Mails sind einer der Produktivitätskiller schlechthin. Die Zeit, die Sie mit dem Aussortieren der ungewollteren E-Mails verschwenden , fehlt am Ende des Tages. Aus diesem Grund haben alle E-Mail-Anbieter ausgeklügelte Mechanismen, um automatisiert der Situation Herr zu werden. Clutter bei Office 365 ist einer dieser Mechanismen, der allerdings manchmal ein Eigenleben entwickelt. Dem können Sie aber Einhalt gebieten!
Passwörter (und die Benutzer, die sorglos mit den ihren umgehen) sind eines der Hauptübel, wenn es um die Sicherheit eines PCs oder Dienstkontos geht. Wenn Sie Office 365 verwenden, dann können Sie mehr tun, als sich auf einen regelmäßigen Passwortwechsel Ihrer Anwender zu verlassen: Vergeben Sie einfach ein neues Passwort und zwingen Sie Ihre Benutzer, dieses sofort zu ändern!
Der Weg dahin ist ganz einfach: Rufen Sie die Office 365-Administrationskonsole auf. Dazu melden Sie sich unter admin.microsoft.com mit Ihrem Office 365-Konto an.
Unter Benutzer, Kennwort zurücksetzen bekommen Sie eine Übersicht all Ihrer Benutzer angezeigt und können den oder die bequem markieren, im Extremfall gleich alle. Klicken Sie nun auf Auswählen.
Entweder lassen Sie Office 365 nun ein Kennwort automatisch generieren oder Sie erstellen das Kennwort selbst. Wichtig ist nun der Haken neben Diesen Benutzer veranlassen, bei der ersten Anmeldung sein Kennwort zu ändern. Damit wird der Passwortwechsel erzwungen. Nach der ersten Anmeldung kennen Sie als Administrator das Kennwort dann nicht mehr.
Microsoft betreibt einen großen Aufwand, die eigenen Dienste möglichst breit zu etablieren. Dazu gehört es, Office 365 als zentrale Schnittstelle zu Dateien, E-Mails, Kontakten und Terminen zu positionieren. Durch die Integration in Windows 8 und Windows 10 auf dem Desktop/Notebook/Tablet und in die mobilen Versionen (Windows Phone 8.x/Windows 10 Mobile) finden sich immer mehr Anwender in der Situation, aus einem alten Outlook die Daten in die Cloud bringen zu müssen. Der Weg dahin ist einfach, allerdings verwinkelt und verborgen.
Voraussetzungen für die folgende Beschreibung sind:
Leider gibt es keinen einfachen Weg, eine PST-Datei direkt über den Webclient von Office 365 oder an einem mobilen Gerät zu importieren, ein Outlook muss – zumindest kurzfristig – vorhanden sein.
Der erste Schritt zum Transfer der Daten ist der Export aus Outlook in eine PST-Datei. Outlook verwendet dieses Format, um komplette Postfächer konsolidiert in einer einzigen Datei zu sichern und damit portabel zu machen. Allerdings haben die Produktverantwortlichen es konsequent in allen Versionen von Outlook geschafft, die Exportfunktion zu verstecken (die Beschreibung unten zeigt Outlook 2010, weil die meisten der Anfragen zu dieser Version kommen, das Vorgehen ist aber bei 2013 und 2016 ähnlich):
In Outlook muss unter Datei auf „Öffnen“ (die Logik sollte einfach nicht hinterfragt werden!) geklickt werden und dann auf „Importieren“:
In dem sich nun öffnenden Dialog (der eigentlich dem Import dient) befindet sich eine Option „In Datei exportieren“. Diese muss angeklickt werden:
Das Ziel des Exports ist eine Outlook Datendatei (PST-Datei):
Wichtig ist nun, die oberste Ebene des Postfaches auszuwählen, damit nicht nur die E-Mails, sondern auch die Kontakte und Termine (so diese in dem zu exportierenden Konto vorhanden sind) miterfasst werden. Ebenso sollte zwingend der Haken bei „Unterordner einbeziehen“ gesetzt sein, damit nicht nur der Posteingang, sondern auch die Ordner, die der Anwender darin angelegt hat, erfasst und mitkopiert werden.
Zum Abschluss muss der Name und der Speicherort der Datei angegeben werden. Beide sollten sinnvoll gewählt werden, um die Datei für den Import wiederzufinden.
Je nach Grösse des Postfaches dauert der Exportvorgang von einigen Sekunden bis zu einigen Stunden.
Dieser Schritt ist nur nötig, wenn das Office 365-Konto noch nicht in Outlook konfiguriert ist. Die Screenshots stammen diesmal aus Outlook 2016 (2013 und 2010 sehen sehr ähnlich aus):
Um ein neues Konto anzulegen, muss unter „Datei“ auf „Konto hinzufügen“ geklickt werden:
Im nun folgenden Bildschirm müssen der Absendername (der dem Empfänger einer E-Mail statt der E-Mail-Adresse angezeigt wird), die Office 365-E-Mail-Adresse und das Kennwort dafür (zweimal) eingegeben werden. Outlook erkennt automatisch, dass es sich bei der Domäne der Adresse um eine Office 365-Adresse handelt und konfiguriert die Serverinformationen und alle weiteren nötigen Dinge automatisch.
Nachdem nun die Altdaten in Form einer PST-Datei vorliegen und das Office 365-Konto in Outook eingerichtet ist, ist der Import der Daten nur noch ein kleiner, wenn auch gegebenenfalls zeitaufwändiger Akt:
Auch hier ist die Basis wieder Outlook 2016, die entsprechenden Screenshots von Office 2010 finden sich am Anfang dieses Artikels. Unter Start, „Öffnen und Exportieren“ muss auf „Importieren/Exportieren“ geklickt werden:
Diesmal handelt es sich ja tatsächlich um einen Datenimport, darum ist die markierte Option auch die richtige:
Als Dateityp muss die Outlook-Datendatei ausgewählt werden:
Über „Durchsuchen“ muss dann die gewünschte zu importierende PST-Datei auf der Festplatte lokalisiert werden:
Der Import dauert nach einem letzten Klick auf „Weiter“ dann wieder zwischen Sekunden und Stunden, dies ist abhängig von der Zahl der zu importierenden Elemente.
Schön während des Importvorgangs gleicht Outlook die Daten mit Office 365 in der Cloud ab, jedes Gerät (egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop/Notebook), auf dem das Office 365-Konto konfiguriert ist, bekommt dann Stück für Stück die Daten zugestellt. Der Vorgang ist abgeschlossen, wenn Outlook unten rechts „Alle Ordner sind auf dem aktuellen Stand“ anzeigt.
Office 365 hat schon lange das Anwendungsfeld der Firmensoftware verlassen. Die E-Mail ist eines der Standard-Kommunikationsmedien, und so gehen auch immer mehr Privatleute und Familien dazu über, Office 365 für die eigene Kommunikation zu nutzen. Nun sind hier durchaus auch Anwender im Spiel, die nicht ganz so sicherheitsaffin sind, wie der Administrator der Familie sich dies wünschen würde. Ist ein Gerät verloren oder das Passwort kompromittiert, dann ist schnelle Handlung nötig. Die Office 365-Administrationsoberfläche bietet schnelle Hilfe.
Anmelden kann sich hier nur ein Benutzer, der die Administrationsrechte in der Office 365-Installation hat, dazu finden Sie hier weitere Informationen.
Nach Anmeldung an Office 365 kann die Administrationsoberfläche mit einem Klick auf die Kachel mit den 9 Punkten unter Administrator in den Apps gestartet werden. Unter Benutzer bearbeiten kann der betroffene Benutzer markiert und dessen Anmeldung dann unter Anmeldestatus verhindert werden.
Schön dabei: Dies trifft nicht nur die Neuanmeldung an einem Microsoft-Dienst, sondern auch bereits anmeldete Sessions: Diese werden nach maximal 60 Minuten automatisch getrennt.
Die Freischaltung des Kontos kann später dann wieder nur durch den Administrator vorgenommen werden, der Weg ist der selbe wie oben beschrieben.
Office 365 entfaltet das volle Potential erst dann, wenn man es in einer Gruppe von Anwendern unter zentraler Verwaltung benutzt. Das muss nicht immer eine Firma sein, sondern macht durchaus auch im Kleinverbund der Familie Sinn. Klassischerweise ist dann der das erste (Microsoft-) Konto, mit dem die Office 365-Installation eröffnet wird, der Administrator, der eine Vielzahl von Eirichtungen vornehmen kann. Es kann aber durchaus Sinn machen, auch andere Benutzer zu Administratoren zu machen.
Dazu muss sich unter Apps, Administrator ein Administrator anmelden, denn nur mit dessen Rechten sind die Benutzerrechte anpassbar.
Nach Auswahl des Benutzers kann diesem dann unter Rollen zugewiesen werden, dass er normaler Benutzer, Globaler Administrator oder Benutzerdefinierter Administrator sein soll. Gerade die letzte Rolle ist in der praktischen Anwendung interessant: Statt einem Benutzer die Allmacht der Administrationsrolle zu geben (und damit im Extremfall die eigene Administrationsrolle zu riskieren, denn denn zweite globale Administrator kann diese natürlich auch entziehen) kann hier fein abgestuft werden. Beispielsweise kann nur die Rolle des Kennwortadministrators vergeben werden, der vergessene Kennwörter neu vergeben kann.
Auch die Rolle des Abrechnungsadministrators, die den Zahlungsfluss für die Office 365-Abonnements beinhaltet, ist als separate Rolle durchaus sinnvoll.
Office 365 ist mittlerweile nicht nur bei Unternehmen, sondern auch im Privatbereich verbreitet. Das führt dazu, dass sich immer mehr wichtige und vertrauliche Informationen nicht mehr auf dem lokalen PC, sondern in der Cloud befinden. Neben all den Vorteilen steigt damit das Risiko, bei einem Verlust der Passwortes unfreiwillig Unbefugten Zugriff darauf zu geben. Ein Mehr an Sicherheit erreichen Sie, wenn Sie die mehrstufige Authentifizierung aktivieren.
Diese sorgt dafür, dass Sie bei der Anmeldung neben dem Kennwort noch einen Code eingeben müssen, der Ihnen entweder per Telefon als Anruf oder SMS oder aber über eine Authentifizierungs-App zur Verfügung gestellt wird. Ein Kennwortverlust alleine lässt den Unbefugten dann nicht an Ihr Konto kommen.
Zur Einrichtung melden Sie sich an Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie ins Admin-Center. Unter Benutzer, Aktive Benutzer können Sie unter Mehr die Einrichtung der mehrstufigen Authentifizierung anwählen.
Klicken Sie dann den Benutzer an, für den die Einrichtung stattfinden soll. Ein Klick auf Aktivieren schaltet die mehrstufige Authentifizierung für dieses Konto ein. Das alleine aber ändert noch nichts: Der Benutzer muss sich nun bei der ersten Anmeldung über die Weboberfläche von Office 365 entscheiden, in welcher Form der zweite Faktor abgefragt werden soll. Der nötige Code kann als Anruf, als SMS oder von der Microsoft Authenticator-App kommen, die es kostenlos für iOS und Android im jeweiligen App Store gibt.
Sprachassistenten sind im wahrsten Worte in aller Munde, und wandern von den PCs und Smartphones mehr und mehr auch auf dedizierte Hardware. Ein Beispiel dafür sind Amazon´s Echo, Echo Dot, Show und Spot, die mit dem hauseigenen Sprachassistenten Alexa gesteuert werden. Dieser erlaubt es unter anderem auch, Zugriff auf eigene Termine zu gestatten, seit einiger Zeit auch auf Outlook.com und Office 365.
Für die Einrichtung wird die Alexa-App für iOS oder Android benötigt, die kostenlos aus dem jeweiligen App Store installiert werden kann. Diese erlaubt nach Anmeldung mit dem zugeordneten Amazon-Konto zu Zugriff auf die Einstellungen der digitalen Assistentin.
In der Alexa-App unter Einstellungen, Kalender können Sie die Kalender, auf die Alexa Zugriff haben soll, konfigurieren.
Nach erfolgter Einrichtung kann dann noch ausgewählt werden, welcher der (in vielen Fällen mehreren) Kalender des Kontos als Standard für neue Termine verwendet werden soll. Wie immer bei gespeicherten Anmeldungen an Microsoft-Konten wird immer mal wieder eine erneute Anmeldung angefordert. Diese muss nach Anforderung durch die App dann wieder in dieser durchgeführt werden.
Wer bei seinen geschäftlichen eMails auf Nummer sicher gehen will, stellt den eigenen Office 365-Account so ein, dass bei jeder Anmeldung neben dem Kennwort auch noch eine Genehmigung über eine mobile App nötig ist. Das Problem: Viele Apps von Drittanbietern kommen nicht mit dieser Zwei-Faktor-Authentifizierung zurecht.
Für diesen Fall lassen sich in der Web-Oberfläche von Office 365 sogenannte App-Kennwörter erstellen. Die sind absichtlich so lang und komplex, dass man sie sich nicht merken kann. Das ist auch die Absicht: Zuerst erzeugt man ein neues App-Kennwort, kopiert es dann und fügt es direkt in das Fenster zur Einrichtung des jeweiligen Programms bzw. der App ein. Möchte man später den Zugriff dieses bestimmten Programms auf den Office 365-Account widerrufen, genügt es, das App-Kennwort wieder zu löschen.
App-Kennwörter lassen sich über den Bereich für Sicherheit und Datenschutz im Office 365-Konto erzeugen. Dazu einfach die Adresse https://account.activedirectory.windowsazure.com/AppPasswords.aspx aufrufen. Aber Achtung: Diese URL funktioniert nur dann, wenn die zweistufige Authentifizierung bereits eingeschaltet ist.
Jeder kennt Office und nutzt es – manchmal tritt aber ein Problem auf, weil die Software nicht das tut, was sie soll. In einem solchen Fall ist es am besten, man sagt Microsoft Bescheid.
Wer einen Fehler in Office 365 melden möchte, geht wie folgt vor:
Office 365 ist ein bekannter Abonnement-Dienst, den Microsoft in der Cloud realisiert. Mit bewährten Anwendungen und leistungsfähigen Cloud-Diensten ermöglicht Office 365, dass jeder kreativ im Team arbeiten kann, so gut wie von jedem Ort und auf fast jedem End-Gerät.
