Ein Passwort stellt in einem Dokument nicht sicher, dass derjenige, der es liest, auch wirklich diese Person ist. Manchmal müsst ihr sicherstellen, dass ein Dokument abgenommen wurde und unverändert geblieben ist. Das geht auch auf elektronischem Wege durch digitale Signaturen – und die sind 2026 wichtiger denn je.
Von den Office-Programmen werden vor allem Word und Excel für den Geschäftsverkehr verwendet, und da ist die Hauptanwendung des Signierens von Dokumenten. In beiden Programmen ist der Prozess des Anlegens einer Signatur identisch und funktioniert sowohl in Microsoft 365 als auch in den aktuellen Stand-alone-Versionen.
So erstellt ihr eine Signaturzeile
Klickt auf die Registerkarte Einfügen, dann im Bereich Text auf Eine Signaturzeile hinzufügen. Ihr könnt nun verschiedene Einstellungen für die Signaturzeile, die dann im Dokument angezeigt wird, einstellen. Der Vorgeschlagene Signierer und die Position werden im Unterschriftenfeld angezeigt. Es macht also Sinn, zumindest diese zu füllen. Wenn ihr noch bestimmte Anweisungen für den Signierer habt, dann tragt diese im entsprechenden Feld ein.
Nach einem Klick auf OK fügen Word und Excel an der Cursorposition die Signaturzeile ein. Diese könnt ihr nicht frei verschieben, aber zumindest rechtsbündig oder mittig ausrichten, wie ihr es von normalem Text kennt.
Moderne Signaturmöglichkeiten nutzen
Derjenige, der die Datei bekommt und unterschreiben soll, klickt dann doppelt auf das Unterschriftenfeld. Die Unterschrift kann dann auf verschiedene Weise erfolgen:
- Mit der Maus eine handschriftliche Signatur zeichnen
- Bei Touchscreen-Geräten mit dem Finger oder einem Stift direkt auf dem Display signieren (besonders praktisch bei Surface-Geräten oder anderen Windows-Tablets)
- Durch Einfügen einer Grafik mit der gespeicherten Unterschrift via Bild auswählen
- Tippen der Unterschrift in verschiedenen verfügbaren Schriftarten
Rechtliche Sicherheit und technische Details
Nach einem Klick auf „Signieren“ wird die Windows-Signatur des Anwenders im Unterschriftenfeld gespeichert und das Dokument gegen Veränderungen geschützt. Diese digitalen Signaturen haben in Deutschland und der EU rechtliche Gültigkeit, auch wenn sie nicht die Beweiskraft einer qualifizierten elektronischen Signatur nach eIDAS-Verordnung haben.
Sobald das Dokument trotzdem bearbeitet wird, werden die Signaturen automatisch entfernt – die digitale Unterschrift wird also zurückgezogen. Das ist ein wichtiges Sicherheitsfeature, das Manipulationen sichtbar macht.
Integration mit Microsoft 365 und Cloud-Services
Bei Verwendung von Microsoft 365 werden die Signaturen zusätzlich in der Cloud gespeichert und können bei der Versionsverwaltung in SharePoint oder OneDrive nachverfolgt werden. Das erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Signaturprozesses erheblich.
Alternativen und erweiterte Funktionen
Für höhere Sicherheitsanforderungen könnt ihr auch externe Tools wie DocuSign, Adobe Sign oder deutsche Anbieter wie Cryptshare nutzen, die sich nahtlos in Office integrieren lassen. Diese bieten erweiterte Authentifizierungsmethoden und erfüllen höhere rechtliche Standards.
Microsoft hat auch die Integration mit Windows Hello verbessert: Wenn euer Gerät biometrische Authentifizierung unterstützt, könnt ihr Signaturen zusätzlich mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung absichern.
Tipps für die Praxis
Achtet darauf, dass alle Beteiligten eine aktuelle Office-Version verwenden. Ältere Versionen können Kompatibilitätsprobleme bei der Signaturdarstellung haben. Bei wichtigen Verträgen solltet ihr zusätzlich eine PDF-Kopie des signierten Dokuments erstellen – das Format ist langzeitstabiler als Office-Dokumente.
Die Signatur-Funktion funktioniert übrigens auch in der Web-Version von Office, allerdings mit eingeschränkten Möglichkeiten bei der handschriftlichen Eingabe.
Zuletzt aktualisiert am 22.02.2026
