Wer viel mit Word arbeitet und darin Dokumente formatiert, kann jede Menge Zeit sparen. Das klappt, wenn vermehrt die Tastatur zum Einsatz kommt. Denn Formatierungen lassen sich auch über die Tastatur anwenden. Wir stellen 5 wichtige Kürzel vor.
Alle diese Tastatur-Tricks haben eines gemeinsam: Sie werden durch Drücken der [Strg]-Taste gemeinsam mit einem der Buchstaben von A bis E ausgelöst. Was jedes Kürzel genau zur Folge hat, steht hier:
Mit [Strg]+[A] wird der gesamte Inhalt des Dokuments markiert, inklusive Text, Bildern, Tabellen und sonstigen Elementen.
Wer den Cursor in einen Absatz stellt und dann [Strg]+[B] drückt, ändert die Ausrichtung auf Blocksatz. Danach ist der Text sowohl links- als auch rechtsbündig.
Zum Kopieren eines Fotos oder Texts wird das gewünschte Element zunächst ausgewählt und dann [Strg]+[C] gedrückt. Dabei steht „C“ für das englische „Copy“.
Soll die Schriftart eines markierten Texts geändert werden, steht dafür [Strg]+[D]
Ähnlich wie beim Blocksatz lässt sich ein Absatz mit [Strg]+[E] auch in die Mitte schieben, also zentrieren.
Wer viel Text schreibt, freut sich immer über Wege, wie das schneller klappt.
Profis nutzen dafür ein Hilfsmittel: Software zum Diktieren.
Als Windows-Nutzer gibt es die Möglichkeit, das Programm Dragon NaturallySpeaking von Nuance einzusetzen. Damit lässt sich das Programm mit der eigenen Stimme trainieren. Das führt zu einer genaueren Erkennung des Diktierten.
Und falls sich doch einmal Fehler einschleichen, können diese über spezielle Sprach-Befehle direkt korrigiert werden. So muss man auch dafür nicht zur Tastatur greifen.
Am Mac geht es sogar noch einfacher: Nachdem hier die Diktat-Funktion in den System-Einstellungen aktiviert wurde, genügt das zweimalige Drücken der [fn]-Taste, um in jedem beliebigen Programm diktieren zu können.
Zur Strukturierung von großen Word-Dokumenten gibt es Überschriften und weitere Absatz-Formate. In einigen Fällen kann es auch sinnvoll sein, vor Haupt-Überschriften, etwa für Kapitel, eine neue Seite anzufangen. Auch das kann Word automatisch erledigen.
Damit in einem Word-Dokument vor Absätzen oder Überschriften mit einer bestimmten Formatierung immer eine neue Seite begonnen wird, muss die zugehörige Format-Vorlage geändert werden. Dazu zunächst bei der entsprechenden Format-Vorlage auf Ändern klicken und dann die Absatz-Formatierung aufrufen.
Hier zum Tab Zeilen- und Seiten-Umbrüche umschalten, um dann die Option Seiten-Umbruch oberhalb zu markieren. Die Änderung wird nun noch mit OK bestätigt. Wird dann ein Absatz mit dieser Format-Vorlage ausgezeichnet, lässt Word diesen Absatz im Dokument automatisch auf einer neuen Seite beginnen.
Wenn es um die Bearbeitung großer Dokumente mit vielen Seiten geht, muss man oft an mehreren Stellen gleichzeitig am Inhalt arbeiten. Anstelle ständig von einer Stelle zu einer anderen zu springen, können Word-Nutzer auch einen einfachen Trick anwenden und zwei Fenster für die gleiche Datei öffnen.
Damit sich ein Word-Dokument in zwei Fenstern bearbeiten lässt, führt man die folgenden Schritte aus:
Als Erstes wird das betreffende Dokument geöffnet, etwa über den Explorer.
Jetzt oben im Menü auf Ansicht klicken.
Hier findet sich unter anderem auch die Funktion Neues Fenster.
Nachdem man sie aufgerufen hat, funktioniert das zweite Fenster unabhängig vom ersten. So kann man wahlweise auch an eine andere Stelle im Dokument navigieren, zum Beispiel ein anderes Kapitel.
In Windows lassen sich Verknüpfungen zu Programmen und Dateien, die man oft braucht, direkt auf dem Desktop einrichten. So hat man sie stets zur Hand. Eine ähnliche Funktion gibt’s auf Wunsch auch in macOS.
Am Mac gibt es zwar keine Verknüpfungen, aber dafür sogenannte Aliase. Sie arbeiten wie Verknüpfungen und zeigen auf eine Datei oder ein Programm, das an einer anderen Stelle auf der Festplatte gespeichert ist.
Eine Verknüpfung zu einem Dokument oder einer App kann erzeugt werden, indem zunächst mit der rechten Maustaste im Finder auf das jeweilige Objekt geklickt wird. Dann im Menü die Funktion Alias erzeugen aufrufen. Danach kann der neu erstellte Alias einfach per Drag-and-Drop auf den Schreibtisch verschoben und bei Bedarf auch umbenannt werden.
Um eine Verbindung zwischen zwei Elementen herzustellen, die logisch zusammenhängen – etwa einer Illustration und ihrer Beschreibung –, eignen sich Pfeile besonders gut. Die lassen sich auch direkt als Form in ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation einfügen. Pfeile müssen auch nicht immer schnurgerade sein.
Alternativ zu den langweiligen geraden Pfeilen gibt es in Microsoft Office nämlich auch eine Option, mit der sich gekrümmte Pfeile ganz leicht integrieren lassen. Das geht wie folgt:
Zuerst das betreffende Dokument oder die Präsentation aufrufen.
Jetzt oben im Menü auf Einfügen klicken und dann in der Rubrik Formen das Pfeil-Symbol markieren.
Nun auf der Dokument-Fläche den gewünschten Pfeil mit der Maus aufziehen.
Dann mit der rechten Maustaste auf den noch geraden Pfeil klicken und im Menü einen Haken bei Verbindungs-Typen, Gekrümmte Verbindung setzen.
Über das Element in der Mitte des Pfeils lässt sich jetzt die Art der Krümmung per Drag-and-Drop anpassen.
Gerade in großen Word-Dateien ist es mitunter schwer, die Übersicht zu behalten. Wenn keine Überschrift-Formate zum Einsatz kommen, über die man durch das Dokument navigieren könnte, muss man sich anders behelfen. Zum Beispiel mit Miniatur-Ansichten.
Eine optische Übersicht über die einzelnen Seiten in einem Dokument lässt sich jederzeit einblenden. So geht man dazu vor:
Zuerst das betreffende Dokument in Word öffnen.
Jetzt unten links in der Ecke des Fensters auf die Angabe „Seite 1 von X“ klicken.
Falls nötig, oben noch die Ansicht Seiten auswählen.
Daraufhin erscheint für jede vorhandene Seite des Dokuments eine kleine Vorschau.
Ein Klick auf eines der Bilder genügt, um direkt zu der zugehörigen Seite zu springen.
Dynamische Inhalte lassen sich in einem Word-Dokument einfügen, indem Felder zum Einsatz kommen. So können Datums-Angaben oder Seiten-Zahlen automatisch aktualisiert werden. Das Problem: Felder sieht man nicht auf den ersten Blick.
Damit Felder in einem Word-Dokument besser erkennbar sind, kann die graue Schattierung, die beim Anklicken eines Felds erscheint, wahlweise auch dauerhaft sichtbar gemacht werden. So ist dann sofort sichtbar, ob ein Text aus einem Feld stammt oder ob es sich um einen statischen Text handelt, der nicht dynamisch aktualisiert wird.
Die Sichtbarkeit von Feldern lässt sich in der Windows-Version von Word 2016 verbessern, indem auf Datei, Optionen, Erweitert geklickt wird. Auf der rechten Seite dann die Überschrift Dokument-Inhalt anzeigen suchen und dort die Option für die Feld-Schattierung ändern auf Immer. Wirksam wird die Änderung, sobald sie mit OK bestätigt wird.
