Text in einem Word-Dokument muss nicht statisch sein. Über Felder lassen sich Inhalte auch dynamisch ermitteln. Das können zum Beispiel das aktuelle Datum oder die Anzahl der Seiten in einem Dokument sein, die oben oder unten auf dem Papier stehen sollen. Wird ein Dokument gedruckt, sollten vorher die Felder auf den neuesten Stand gebracht werden.
Dazu gibt es in Word eine eigene Option. Sie sorgt dafür, dass das Programm vor dem Drucken alle enthaltenen Felder aktualisiert. So wird sie aktiviert:
In der Windows-Version klickt man auf Datei, Optionen, Anzeige und setzt dann unter der Überschrift Druck-Optionen einen Haken bei Felder vor dem Drucken aktualisieren. Die Änderung wird dann durch Klick auf OK übernommen.
Am Mac drückt man in Word entweder [Cmd]+[Komma] oder klickt auf Word, Einstellungen. Im Bereich Drucken dann bei Druck-Optionen die Einstellung Felder aktualisieren mit einem Haken versehen.
Wer eine Word- oder PDF-Datei in einer anderen Sprache erhalten hat, kann es über ein kostenloses Microsoft-Tool automatisch auf Deutsch übersetzen lassen.
Die Funktion ist direkt in die Windows-Version von Microsoft Word integriert. So wird sie genutzt:
Zuerst das Word-Dokument bzw. die PDF-Datei in Word öffnen. Im Beispiel nutzen wir Word 2016.
Jetzt oben im Menü auf Überprüfen klicken.
Im Menü Übersetzen folgt dann ein Klick auf Sprache für die Übersetzung auswählen…
Dann die Quell-Sprache des Dokuments und die gewünschte Ziel-Sprache, also Deutsch, auswählen.
Nun erneut oben auf Übersetzen klicken und danach die Funktion Dokument übersetzen aufrufen.
Einige Augenblicke später erscheint der Text der Übersetzung in einem neuen Browser-Fenster.
Über die Cloud lassen sich größere Dokumente einfacher an Empfänger senden als per eMail-Anlage. Das Problem: Stellt man solche Dateien in den eigenen Cloud-Speicher, belegen sie dort nur unnötig Platz.
Praktischer ist da ein Internet-Dienst, über den sich die Dateien hochladen und dann per Link an andere verschicken lassen – ohne Registrierung. Ein Beispiel für einen solchen Dienst ist WeTransfer, erreichbar unter www.wetransfer.com.
Über WeTransfer lassen sich Dateien mit bis zu 10 Gigabyte Größe problemlos versenden. Einzige Voraussetzung: Die AGB müssen akzeptiert werden, und man muss die eMail-Adresse des Empfängers kennen. Und natürlich kann der Upload besonders großer Dateien einige Zeit in Anspruch nehmen.
Bei verschiedenen Gelegenheiten, unter anderem in wissenschaftlichen Arbeiten, muss man wissen, wie viele Wörter in Fußnoten verwendet wurden. Allerdings gibt es dort keinen Eintrag, mit dem die Anzahl der Wörter in einer Fußnote oder allen Fußnoten des Dokuments direkt gemessen werden könnten. Mit einem Trick klappt‘s trotzdem.
Dazu zunächst das gewünschte Word-Dokument öffnen. Daraufhin erscheint in der Status-Leiste die Anzahl der Wörter im Dokument. Jetzt auf diese Wort-Anzahl klicken, woraufhin ein neues Dialogfeld erscheint.
In diesem Dialogfeld findet sich eine Option namens Textfelder, Fuß- und Endnoten berücksichtigen. Den Haken bei dieser Option zunächst entfernen und die Anzahl der Wörter notieren. Dann diesen Haken setzen und die beiden Ergebnisse voneinander abziehen – übrig bleibt genau die Anzahl der Wörter, die in Fußnoten auftauchen.
Wer selbst Bücher schreibt und sie im Internet veröffentlicht, muss sichergehen, dass sie valide, also gültig sind. Denn enthält ein ePub-Dokument Fehler, wird es bei Online-Verlagen abgelehnt. Deswegen sollte man jedes ePub vor dem Hochladen prüfen.
Besonders einfach geht das mit dem ePub-Checker von Pagina. Dieser lässt sich unter www.pagina-online.de kostenlos herunterladen.
Nach dem Download genügt ein Entpacken des Tools, um es danach zu starten. (Java wird benötigt.) Nun noch auf EPUB-Datei auswählen klicken und jetzt die Datei von der Festplatte heraussuchen, die gecheckt werden soll.
Nach wenigen Augenblicken erscheinen die Ergebnisse. Dabei gilt: Warnungen lassen sich zur Not ignorieren, wenn es nicht anders geht. Fehler sollten allerdings unbedingt behoben werden.
Wenn man in einem Word-Dokument eine leere Zeile einfügt und darin mindestens drei Striche hintereinander eintippt, erzeugt das Programm daraus eine Trenn-Linie. Will man diese später wieder löschen, wird das schwierig. Es sei denn, man weiß, welcher Trick hier weiterhilft.
Denn so eine automatisch erzeugte Trenn-Linie lässt sich nicht einfach per Maus markieren und löschen. Dazu muss man wissen, wie Word die Linie erzeugt: Dabei handelt es sich nämlich um einen Rahmen, der für den Absatz darüber aktiviert wird.
Wenn man das weiß, ist auch klar, wie sich die Trenn-Linie wieder abschalten lässt: Zunächst den Text-Cursor in den Absatz direkt über der Linie setzen. Nun oben im Menü zum Tab Start umschalten und dort auf den kleinen Pfeil bei den Rahmen klicken (siehe Bild). Dort dann Kein Rahmen auswählen – fertig!
Wenn man eine Tabelle in ein Word-Dokument einfügt und sie später breiter oder schmaler macht, gibt es ein Problem: Die Spalten in der Tabelle sind nicht mehr gleichmäßig verteilt. Sie dann manuell zu justieren ist jede Menge Arbeit. Das geht aber auch einfacher.
Denn auf Wunsch kann Word die Spalten – oder Zeilen – in einer Tabelle wieder so einstellen, dass alle gleich breit oder hoch sind. Dabei helfen die folgenden Schritte:
Zunächst mit der Maus auf die Tabelle zeigen.
Jetzt oben links auf das Markierungs-Symbol klicken, sodass die gesamte Tabelle markiert wird.
Nun oben im Menü auf Tabelle: Layout, Spalten verteilen oder Zeilen verteilen klicken.
Schon haben alle Reihen in der Tabelle eine gleichmäßige Breite oder Höhe.
Werden in einem Word-Dokument Grafiken nicht direkt eingefügt, sondern über ein Feld verknüpft, können sie später nicht immer korrekt geladen werden. Ebenso sind auch andere Felder, etwa für ein automatisches Datum oder eine Seiten-Zahl, nicht immer richtig. Mit einem Trick lassen sich alle Felder einer Datei automatisch auf den neuesten Stand bringen.
Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Zunächst wird das entsprechende Word-Dokument geöffnet.
Jetzt gleichzeitig auf [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken. Dadurch wird der gesamte Inhalt der Datei markiert.
Nun auf [F9] (Windows) oder [fn]+[F9] (Mac) drücken. Dadurch werden alle markierten Felder aktualisiert.
