Schon seit Office 2002 unterstützen Word und Co. die Eingabe per Freihand-Zeichnung. In Word 2016 geht das besonders einfach – etwa an einem Surface-Tablet mit zugehörigem Eingabe-Stift.
Dazu zuerst mit dem Stift auf das Menü des Dokuments zeigen. Dadurch öffnet sich der Kontext-Tab für Freihand-Eingabe und bietet einige zugehörige Tools.
Nach Auswahl des gewünschten Stifts wählt man die Farbe und den Stil aus. Jetzt lässt sich mit dem Stift an beliebiger Stelle im Dokument zeichnen und Notizen machen. Mit dem Radierer können Fehler schnell ausgebessert werden.
Tipp: Auch die Eingabe mathematischer Formeln wird über den Stift unterstützt.
Word 2016 und der Surface Pro-Stift sind die perfekte Kombination bei der Vorbereitung von Dokumenten. Zusammen mit dem PDF-Export müssen keine Dokumente mehr ausgedruckt werden, nur um sie zu unterschreiben.
Wer massig Dokumente erstellen möchte, aber alle mit anderen Empfänger-Namen, nutzt am besten die Serienbrief-Funktion von Word. Damit lassen sich zum Beispiel Einladungen erstellen. Dazu braucht es ein Haupt-Dokument und die Quelle der Daten.
Zuerst ein leeres Dokument erstellen und auf Sendungen, Seriendruck starten, Seriendruck-Assistent klicken. Dann die Option Briefe markieren und mit Weiter bestätigen. Jetzt das aktuelle Dokument als Start-Dokument auswählen, dann wieder auf Weiter klicken.
Nun die gewünschte Quelle der Daten einstellen, etwa Access oder Excel. Man kann auch eine neue Liste eingeben, auf Erstellen klicken und die Daten eingeben. Passen die Spalten nicht, können sie dann mit Spalten anpassen bearbeitet werden. Stehen die Quellen-Daten, zeigt der Word-Assistent eine Vorschau der einzelnen Dokumente an. Variable Felder lassen sich über Sendungen, Seriendruck-Feld einfügen ins Dokument einbauen.
Nach dem Abschluss des Assistenten wird das Master-Dokument zunächst gespeichert, bevor über Sendungen, Fertig stellen und zusammenführen die einzelnen Dokumente erstellt werden und sich dann auf Wunsch auch individuell verändern lassen.
Muss man immer wieder ähnliche Dokumente erstellen, etwa Rechnungen oder Anschreiben, braucht man nicht wiederholt die gleichen Texte zu schreiben und zu formatieren. Diese Mühe kann man sich auch sparen, indem Office-Vorlagen genutzt werden.
Die Vorbereitung eines Dokuments als Vorlage ist leicht: Zuerst eine geeignete Datei auswählen, dann alle persönlichen Informationen des Empfängers entfernen und entweder leer lassen oder mit Platzhaltern versehen.
Jetzt wird die Datei in einem besonderen Verzeichnis gespeichert, dem so genannten Vorlagen-Ordner. Dazu in Word auf Datei, Als Vorlage sichern … (Mac) oder auf Datei, Speichern unter … (Windows) klicken und dann den Datei-Typ Word-Vorlage auswählen.
Ab sofort steht die Vorlage beim Erstellen neuer Dokumente zur Auswahl bereit.
Vorlesen hilft oft, wenn man einen Text nicht oder kaum verstehen kann. Am Mac ist die Vorlese-Funktion von Apple an Bord. Bei Windows sieht die Sache schon schwieriger aus. Eine mögliche Lösung dafür ist Balabolka.
Balabolka ist eine sogenannte Text-to-Speech-Software. Sie nimmt geschriebenen Text, zum Beispiel als Dokument, entgegen und wandelt ihn über eine Stimm-Funktion in gesprochenen Text um. Das Programm akzeptiert unter anderem Dateien im Format .doc, .rtf, .pdf und .html.
Tipp: Neben dem reinen Vorlesen, das ähnlich wie im Musik-Player auch pausiert werden kann, ermöglicht Balabolka auch das Abspeichern der Vorlesung als Audio-Datei, etwa im .mp3- oder .wma-Format.
Manche Fach-Texte enthalten Begriffe, die selbst das umfassende Wörterbuch von Microsoft Word nicht kennen kann. In diesem Fall blendet das Programm einfach nur eine rote Schlängel-Linie unter dem jeweiligen Ausdruck ein. Da kann man Abhilfe schaffen.
In einem solchen Fall besteht nämlich die Möglichkeit, das betreffende Wort manuell in das Wörterbuch von Word aufzunehmen:
Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf den Begriff, der rot unterstrichen ist.
Im Menü findet sich unterhalb der Vorschläge für Korrekturen auch der Punkt Zum Wörterbuch hinzufügen.
Ein Klick darauf trägt diesen Ausdruck in das Benutzer-Wörterbuch ein.
Gleichzeitig verschwindet die rote Markierung – sowohl bei dem Eintrag, auf den man geklickt hat, als auch bei allen anderen gleichnamigen Begriffen im aktuellen Dokument.
WordPad ist das Schreib-Programm, das mit Windows schon mitgeliefert wird. Kaum bekannt ist, dass WordPad-Dokumente nicht nur Text, sondern auch Bilder enthalten können. Bei Bedarf kann der Nutzer solche Zeichnungen direkt mit Paint erstellen und einbetten – ohne Umweg über eine Datei.
Zeichnungen von Paint in WordPad-Dokumente zu integrieren ist Sache weniger Klicks. Hier die nötigen Schritte:
Zunächst wird das betreffende WordPad-Dokument geöffnet.
Jetzt oben im Menü von WordPad zum Tab Start wechseln.
Hier im Bereich Einfügen auf Paint-Zeichnung klicken.
Schon öffnet sich eine leere Zeichen-Fläche in Paint, die auf grafische Inhalte wartet.
Beim Schließen der Zeichnung wird sie automatisch in WordPad aktualisiert.
In macOS Sierra lässt sich der Dokumente-Ordner auf Wunsch auch in der iCloud speichern. So ist er für alle Macs zugreifbar. Das Problem: Word 2016 kommt nicht mit einem Vorlagen-Ordner in der iCloud klar.
In diesem Fall zeigt Word beim Start seltsame Fehler über Normal.dotm, den Zugriff und die Speicherung dieser Datei an. Diese lassen sich eventuell wie folgt beheben:
Zunächst den Ordner für eigene Office-Vorlagen aus dem Ordner Dokumente an einen anderen lokalen Speicherort verschieben.
Jetzt Word starten und die Fehler ignorieren.
Nun oben auf Word, Einstellungen, Datei-Speicherorte klicken.
Hier den Pfad zum soeben verschobenen Ordner hinterlegen.
Jetzt wird Word noch beendet und dann neu geöffnet.
Wenn der Drucker streikt, zieht er das Papier falsch ein. Dann fehlen oft ein paar Zeilen oben oder unten. In diesem Fall muss man die Seite aber nicht neu drucken.
Stattdessen kopiert man die fehlende Zeile in ein neues Word-Dokument. Dieses sollte kleine Seiten-Ränder haben. Nun die Zeile nach oben oder unten an die Stelle verschieben, wo sie fehlte. Dabei etwas Platz lassen, damit der Text nicht überlappt.
Dann das Papier in den Drucker einlegen, und zwar richtig herum. Nun den Druck-Auftrag abschicken. Geht alles gut, steht die fehlende Zeile dann zwar mit etwas Abstand, aber korrekt auf dem Blatt.
