Die Text-Bearbeitung Word, Teil des Office-Pakets von Microsoft, versteht sich natürlich nicht nur auf Text, sondern kann auch mit Bildern umgehen. Dazu bietet das Programm sogar so viele Extras, dass es dafür einen eigenen Tab im Menü gibt. Bearbeitet man viele Bilder, gibt es einen Trick, wie man diese Bild-Tools schneller erreicht.
Der Tab Bild-Tools: Format hängt vom Kontext ab. Das bedeutet: Er verschwindet, sobald keine Grafik im Dokument ausgewählt ist. Der Tab erscheint dann auch erst wieder, wenn man ein Bild durch Anklicken markiert. Zum Anzeigen der Bild-Tools muss man dann noch oben im Menü auf den entsprechenden Tab klicken.
Das geht auch einfacher. Der Trick besteht darin, nicht nur einmal auf die Grafik zu klicken, sondern einen Doppel-Klick auszuführen. Dann markiert Word nämlich das Bild nicht nur, sondern schaltet zusätzlich auch gleich automatisch auf den Kontext-Tab mit den Bild-Funktionen um. Das spart Zeit.
Kopiert man einen Text aus dem Internet in eine Word-Datei, sieht das oft unmöglich aus. Schuld daran ist die Formatierung von der Webseite, die mit in das Dokument übernommen wird. Mit einem Trick lässt sich genau das verhindern. So bleibt die Word-Datei aufgeräumt.
Der Trick besteht darin, die Daten nach dem Kopieren nicht einfach über [Strg]+[V] (Windows) oder [Cmd]+[V] (Mac) oder per Klick auf das große Einfügen-Symbol in der Menü-Leiste einzufügen.
Stattdessen klickt man auf den kleinen Pfeil rechts bzw. unter dem Einfügen-Symbol. Damit wird ein Menü sichtbar. Hier nun die Funktion Formatierung anpassen auswählen. Und schon landet zwar der kopierte Text-Inhalt im Dokument. Die unpassenden Formate, die aus der Webseite stammen, werden aber weggelassen.
Wird in einem Word-Dokument eine Tabelle bearbeitet, muss man zum Ändern oder Formatieren nicht selten einige Tabellen-Zeilen auf einmal markieren. Das klappt, wenn man genau auf den Maus-Zeiger achtet.
Möchte man einige Zeilen in einem Word-Dokument oder einer darin enthaltenen Tabelle auswählen, führt man die Maus zunächst auf die linke Seite neben die Tabelle. Dann erscheint ein invertierter Zeiger (der also nach rechts oben zeigt). Jetzt bei gedrückter Maus-Taste nach unten ziehen, dann werden die betreffenden Tabellen-Zeilen komplett markiert.
Tipp: Will man schnell die gesamte Tabelle auswählen, zunächst darauf zeigen und dann oben links auf das eingeblendete Verschiebe-Symbol klicken.
Das ist bestimmt schon jedem einmal passiert: Eine Datei geöffnet, ein Programm gestartet oder ein Server-Fenster aufgerufen und dann zu schnell wieder geschlossen, obwohl man noch gar nicht fertig war.
Am Mac lässt sich eine Gesamtliste aller zuletzt bearbeiteten Bilder und Dokumente schnell aufrufen. Dazu oben links auf das Apfel-Menü klicken und dann auf den Eintrag Benutzte Objekte zeigen.
Dann in der umfassenden Liste einfach den gewünschten Eintrag auswählen, schon wird das Programm geöffnet, das der ausgewählten Datei zugeordnet ist. Oder der entsprechende Server wird im Finder verbunden und geöffnet.
Bearbeitet man ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine Präsentation in PowerPoint, stellt man oft erst nach einigen Schritten der Bearbeitung fest, dass man etwas früher einen Fehler gemacht hat. Jetzt muss man aber nicht Dutzende Male auf den Rückgängig-Button klicken.
Wer mehrere Schritte auf einen Schlag rückgängig machen will, sieht am besten etwas genauer hin. Denn neben dem Rückgängig-Pfeil oben in der Leiste ist auch ein kleiner Pfeil zu sehen.
Ein Klick darauf fördert eine Liste mit allen Schritten zutage. Klickt man in dieser Liste auf eine Zeile, macht das Office-Programm alle Schritte bis zu dieser Bearbeitung auf einmal rückgängig. Das spart jede Menge Zeit.
Beim Verfassen umfangreicher Dokumente stellt man oft erst im Verlauf der Arbeit fest, dass eine andere Reihenfolge sinnvoller wäre. Muss man dann manuell über die Zwischen-Ablage arbeiten, wird das schnell kompliziert. Einfacher geht das mit der Gliederungs-Ansicht.
In der Gliederungs-Ansicht wird die Struktur des Dokuments sichtbar, so wie sie durch die Überschriften in unterschiedlichen Ebenen festgelegt wird. In dieser Ansicht lassen sich nicht nur verschiedene Unter-Bereiche von Dokumenten klar erkennen, auf- und zuklappen. Zusätzlich bietet sie dem Benutzer auch die Möglichkeit, Abschnitte des Dokuments schnell an eine andere Stelle zu verschieben sowie die Ebene einer Überschrift samt zugehörigem Text zu ändern.
Zum Einblenden der Gliederungs-Ansicht wird das betreffende Word-Dokument zuerst geöffnet. Dann oben im Menü auf Ansicht, Gliederung klicken. Jetzt in den Abschnitt hinein klicken, der verschoben werden soll. Über die Pfeil-Buttons in der Leiste oben lässt sich die Ebene des Abschnitts jetzt ändern und die Daten auf Wunsch auch nach oben oder unten verschieben.
Wenn man im Schreib-Programm Microsoft Word einen neuen Satz oder Absatz beginnt, wird das erste Wort von selbst großgeschrieben. Wer das nicht will, schaltet die entsprechende Option einfach ab.
In der Windows-Version von Word geht das, indem man zunächst Word startet und dann oben auf Datei, Optionen klickt. Dann links zum Bereich Dokument-Prüfung wechseln und rechts auf den Button AutoKorrektur-Optionen… klicken. Hier nun den Haken bei der Option Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen entfernen und die Änderung mit Klick auf OK bestätigen.
Am Mac lässt sich die automatische Korrektur ebenfalls leicht abschalten: Zuerst wird Word gestartet, dann oben auf Word, Einstellungen… klicken. Danach zum Bereich AutoKorrektur wechseln und die Option Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen ausschalten.
PDF-Dateien sind das Standard-Format für Dokumente online. Berichte, Anleitungen, Forschungen und Formulare liegen meist als PDF vor. Sitzt man vor einer ganzen Anzahl PDFs und sucht etwas Bestimmtes darin, muss man nicht jede Datei erst öffnen. Das geht auch schneller.
Die Lösung ist hier der kostenlose PDF-Betrachter Foxit Reader. Denn damit lassen sich viele PDFs, die alle in einem Ordner liegen, auf einen Schlag durchsuchen. Dazu nach der Installation den Foxit Reader öffnen und dann auf die rechte obere Ecke des Fensters achten. Neben dem Such-Feld findet sich ein Icon mit einem Ordner und einer Lupe.
Ein Klick darauf öffnet eine Leiste, in der sich der gewünschte Ziel-Ordner mit den PDFs auswählen lässt. Dann noch den passenden Begriff eintippen und auf den Suchen-Button klicken. Die Ergebnisse sind dann verlinkt, sodass ein Klick die jeweils zugehörige PDF-Datei im Foxit Reader anzeigt.
